Создание базы данных
Access предоставляет 2 способа создания базы данных: создание пустой
БД (в последующем можно добавить нужные объекты) и создание непустой БД с помощью Мастера. Первый способ отличается большей гибкостью, так как требует отдельного определения каждого элемента БД. Второй способ ускоряет процесс создания БД и позволяет получить БД с образцами информации в таблицах. Он применим в случаях, когда пользователю подходит одна из предлагаемых типовых баз данных.
Независимо от способа создания базы данных можно в любое время легко ее изменить и расширить.
При создании БД возможны несколько вариантов диалога. К примеру, сразу после запуска Ассеss можно воспользоваться расположенной в правой части окна панелью задач, из которой создание новой БД инициируется щелчком мыши на ссылке «Новая база данных». В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных (File New Database) нужно выбрать папку размещения базы, ввести имя и нажать кнопку Создать (Create).
В результате появляется окно открытой БД, в котором выполняется работа по созданию требуемых элементов базы данных.
Если из начального окна пойти по ссылке «Создание с помощью шаблона» из раздела «Создание с помощью шаблона», то появится окно шаблонов с вкладками «Общие» и «Базы данных». Щелчком по соответствующей пиктограмме из вкладки «Общие» производится переход к созданию новой базе данных, для чего нужно будет задать папку и имя базы данных в окне Файл новой базы данных.
На вкладке Базы данных (Databases) можно выбрать как основу одну из многих готовых баз данных (здесь представлены различные темы, например, «Контакты», «Мероприятия», «Склад» и т.д.). Дальнейшее определение основных параметров базы данных выполняется с помощью Мастера баз данных.
При этом можно уточнить структуру одной или нескольких таблиц (в зависимости от типа выбранной базы), вид оформления экрана, свойства отчета для печати и т.д.
Созданная БД может быть автоматически открыта и снабжена справочным окном Access с изложением понятий по объектам базы данных. Открытые и созданные Мастером базы данных имеют главные кнопочные формы, позволяющие перейти к работе с данными (окно базы данных при этом свернуто).
К созданию БД можно также перейти путем нажатия кнопки Создать (Create) на панели инструментов или по команде меню Файл | Создать базу данных (File | New Database).
Создание таблиц
Перед созданием таблицы нужно открыть базу данных, в которой таблица будет находиться. Это можно сделать с помощью начального окна, а также нажатием кнопки Открыть базу данных (Open An Existing Database) панели инструментов или по команде меню Файл | Открыть (File | Open).
В открытой БД следует выбрать вкладку Таблицы (Tables) и нажать кнопку Создать (New). Начать создание таблицы можно также путем выбора в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункта Таблица (Tables). В результате появляется окно.
Как следует из содержимого окна, возможны следующие пять вариантов создания таблиц:
• путем ввода данных в пустую таблицу, при сохранении данных в которой Access анализирует данные и автоматически присваивает соответствующий тип данных и формат каждому полю – Режим таблицы (Datasheet View);
• с помощью Конструктора – Конструктор (Design View);
• с помощью Мастера – Мастер таблиц (Table Wizard);
• из импортируемых таблиц – Импорт таблиц (Import Tables);
• путем создания таблиц, связанных с таблицами, находящимися во внешнем файле – Связь с таблицами (Link Tables).
Новые таблицы путем импортирования создаются пустыми или с данными. Это определяется параметрами (кнопка Параметры (Options)) в окне Импорт объектов (Import Objects), которое появляется при выборе исходной БД. При создании таблиц в режиме Связь с таблицами в окне БД появляются таблицы, которые находятся в другой базе данных. Фактически такие таблицы становятся разделяемым ресурсом, и их содержимое может изменяться из двух баз данных.
Независимо от способа создания изменение структуры таблицы можно выполнить в режиме Конструктор, предоставляющем наиболее гибкие и мощные возможности по определению параметров создаваемой таблицы.
Для перехода в режим Конструктор достаточно выделить вторую строку области выбора окна и щелкнуть на кнопке ОК. Появится окно, предназначенное для ввода характеристик создаваемых полей, в центре которого находится специальная форма (табличного вида) описания полей. Каждому полю в этой форме соответствует одна запись.
Имена полей вводятся в первой колонке, типы полей – во второй колонке, а необязательные комментарии – в третьей. Среди всего многообразия типов полей особый интерес представляет сравнительно недавно появившийся в современных СУБД новый тип полей – гиперссылки. При желании воспользоваться готовыми структурами таблиц можно прибегнуть к помощи Построителя таблиц, вызываемого при нажатии на кнопку панели инструментов. При этом появляется окно, позволяющее выбрать готовые описания полей.
Связывание таблиц
Для связывания таблиц БД нужно вызвать окно схемы данных.
После открытия основного окна БД окно схемы базы данных можно вызвать по команде Сервис | Схема данных (Tools | Relationships) основного меню или с помощью одноименной команды контекстного меню окна БД.
Построение схемы данных состоит в добавлении в нее таблиц и установлении связей между таблицами. Добавление таблиц в схему данных обычно производится с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.
В случае совпадения имен и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически. Если образованные связи не устраивают пользователя, то их можно изменить.
Кнопка Объединение (Join Type) в правой части окна позволяет установить свойства объединения записей двух таблиц – как участвуют в связи остальные записи таблиц. В появившемся после нажатия этой кнопки окне для выбора предлагаются следующие варианты:
• объединение записей, в которых связанные поля таблиц совпадают;
• объединение всех записей из дополнительной таблицы и тех записей основной таблицы, в которых связанные поля совпадают;
• объединение всех записей из основной таблицы и тех записей дополнительной таблицы, в которых связанные ноля совпадают.
Если установление связей производится для непустых таблиц, то Access подвергает анализу всю имеющуюся информацию, и при наличии нарушений целостности сообщает об этом.
Для изменения или удаления имеющихся связей достаточно в схеме данных подвести указатель мыши к нужной связи, выделить ее щелчком и нажать правую кнопку. Появится контекстное меню, состоящее из двух пунктов, предлагающих соответственно изменить или удалить связь. При выборе первого пункта появляется окно. Удалить связь можно также, выделив ее мышью, а затем нажав клавишу <Del>.
Система Access при управлении связыванием таблиц отличается наглядностью отображения информации о связях. Надписи, стрелки и утолщения на стрелках связей характеризуют вид связи (1:1 или 1:М), вид объединения записей (стрелка указывается при объединении записей, в которых связанные поля совпадают), а также признак контроля целостности (утолщение окончаний связывающих линий).
Создание запросов
Перед созданием запроса нужно открыть базу данных, в которой он будет храниться. После этого следуем выбрать вкладку Запросы (Queries) и нажать кнопку Создать (New). Начать создание запроса можно также, выбрав в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункт Запрос (Query). В результате появляется окно, в котором предлагается выбор варианта.
Возможны следующие варианты создания запроса:
• вручную с помощью конструктора – Конструктор (Design View);
• автоматическое создание простого запроса на выборку – Простой запрос (Simple Query Wizard);
• автоматическое создание перекрестного запроса для компактного представления данных в виде сводной (перекрестной) таблицы – Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard);
• автоматическое создание запроса на поиск записей с повторяющимися значениями полей – Повторяющиеся записи (Find Duplicates Query Wizard);
• автоматическое создание запроса на поиск записей в одной таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой таблице – Записи без подчиненных (Find Unmatched Query Wizard).
Создаваемые запросы основаны на полях таблиц и / или запросов из базы данных. Все способы, кроме первого, реализуются с помощью Мастеров, упрощающих разработку запроса. Если созданный запрос не удовлетворяет требованиям, то можно воспользоваться Конструктором, либо создать заготовку запроса с помощью Мастера, которую затем подправить в режиме Конструктора.
Рассмотрим режим Конструктора как наиболее мощный и незаменимый при создании запросов, выходящих за рамки предлагаемых простейших вариантов.
Все эти действия выполняются в запросной форме, которую можно отнести к форме запроса на языке QBE. Запросная форма включает три основных элемента: заголовок (имя и тип запроса); область таблиц, их полей и связей между таблицами; бланк запроса по образцу.
Для указания таблиц, используемых в запросе, нужно поместить в запросную форму схемы этих таблиц или запросов и указать связи между ними. Включение объектов в запрос производится в окне Добавление таблицы (Show Table), которое вызывается автоматически (при создании запроса) или принудительно при работе с запросом путем нажатия кнопки панели инструментов.
При создании запроса Access по умолчанию предоставляет заготовку запроса на выборку. Изменить вид запроса можно с помощью пункта Запрос (Query) основного меню системы, где возможные виды запросов (выборка, обновление, добавление, удаление, создание таблицы, перекрестный) перечислены как подпункты меню.
Для создания запроса в виде инструкции языка SQL можно при наличии на экране запросной формы воспользоваться пунктом меню Запрос | Запрос SQL (Query | SQL), в котором выбрать нужный вид SQL-запроса (на объединение, к серверу или управляющий).
Условием отбора записей для вывода является выражение «>1000», означающее, что значения в поле «поле 15» должны быть больше 1000 (само поле не выводится). Выводимые записи сортируются по убыванию значений в поле «полеП».
Завершить создание запроса можно следующим образом:
• выбором пункта меню Файл | Сохранить (File | Save);
• выбором пункта меню Файл | Сохранить как / Экспорт (File | Save As/ Export);
• нажатием кнопки Сохранить (Save) на панели инструментов;
• путем закрытия окна создания запроса.1
Создание форм
Перед началом создания формы следует открыть базу данных, в которой она будет находиться. Собственно создание формы производится в окне открытой БД путем выбора вкладки Формы (Forms) и нажатия кнопки Создать (New). Начать создание формы можно также, выбрав в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункт Форма (Form). При этом появляется окно Новая форма.
Запустив Мастер, пользователь может создать формы таких же видов, как и при выборе вариантов 3–5. Но здесь можно выбрать в качестве источников данных произвольное число запросов и / или таблиц, включив в форму нужные поля. Кроме того, можно изменить стиль фонового изображения. При необходимости произвести другие изменения макета формы, после завершения работы с Мастером, можно перейти в режим Конструктора.
Режим Конструктора является наиболее мощным, но и более трудоемким средством разработки форм. Чтобы сократить общее время разработки, целесообразно перед вызовом Конструктора воспользоваться одним из других способов создания формы, а Конструктор использовать для окончательного приведения формы к нужному виду. Рассмотрим основные возможности Конструктора.
Вызов Конструктора форм производится при создании формы или открытии существующей формы и переводе ее в режим Конструктора. В первом случае перейти в режим Конструктора форм можно в окне открытой БД из вкладки Формы (Forms) путем нажатия кнопки Создать (New) и нажатия ОК в появившемся окне (рис. 10.13), либо нажатием кнопки Конструктор (Design). Для перевода открытой формы в режим Конструктора достаточно щелкнуть мышью по кнопке на панели инструментов.
Окно разработки формы выглядит, как показано на рис. 10.14. Форма в режиме Конструктора в общем случае содержит следующие области: заголовок и примечание формы, верхний и нижний колонтитулы и область данных (в которой отображаются данные источников). Обязательной является область данных, остальные – необязательные. В области данных обычно размещаются поля таблиц.
Управлять отображением необязательных областей можно с помощью пункта меню Вид (View) при открытой форме в режиме Конструктора. Основные возможности Конструктора определяются составом инструментов Панели элементов (Toolbox), показанной на рис. 10.14. Панель элементов содержит следующие основные инструменты (перечислены слева направо и сверху вниз):
• Выбор объектов (Select Objects) – используется для выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элементов управления.
• Мастера (Control Wizards) – кнопка включения / отключения автоматического вызова Мастеров создания элементов управления. Существуют Мастера по созданию группы, поля со списком, списка и командной кнопки.
• Надпись (Label) – предназначена для создания элемента управления, содержащего неизменяемый текст. По умолчанию большинство элементов управления содержит присоединенный текстовый элемент.
• Поле (Text Box) – используется для отображения, ввода или изменения данных, содержащихся в источнике записей, вывода результатов вычислений, а также приема данных, вводимых пользователем.
• Выключатель (Toggle Button), Переключатель (Option Button) и Флажок (Check Box) – различные по виду, но одинаковые по использованию элементы – предназначены для отображения логических значений. Выбор (включение) элемента приводит к вводу в соответствующее логическое поле значения «Да», «Истина» или «Вкл» (определяется значением свойства поля «Формат поля»). Повторный выбор элемента изменяет значение на противоположное: «Нет», «Ложь» или «Выкл». Эти элементы можно помещать в группу. Вид отображаемого в базовой таблице значения зависит от свойства Тип элемента управления (вкладка Подстановка свойств поля).
• Поле со списком (Combo Box) представляет составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список. Для ввода значения в поле базовой таблицы, можно ввести значение в поле или выбрать значение из списка.
• Список (List Box) – предназначен для создания перечня (списка) возможных значений. Список можно создать, явно вводя данные, либо указав источник данных – таблицу или запрос. Список может содержать несколько столбцов, причем установка ширины при отображении любого из них делает этот столбец скрытым. Полю, с которым связан список, присваивается значение из множества значений одного любого столбца, в том числе скрытого.
• Кнопка (Command Button) – обычно используется для запуска закрепленного за ней макроса или программы на языке Visual Basic.
• Рисунок (Image) – предназначен для размещения в форме неизменяемого рисунка.
• Разрыв страницы (Page Break) – позволяет вставлять разрыв страницы в многостраничной форме.
• Набор вкладок (Tab Control) – позволяет создать в форме несколько вкладок, каждая из которых может содержать другие элементы управления.
• Подчиненная форма / отчет (Subform/Subreport) – предназначен для внедрения в форму некоторой другой (подчиненной) формы.
• Линия (Line) и Прямоугольник (Rectangle) – предназначены для создания соответствующих геометрических фигур. 1
Создание отчетов
Перед созданием отчета нужно открыть базу данных, в которой он будет находиться. Собственно создание отчета производится путем нажатия кнопки Создать (New) в окне открытой БД на вкладке Отчеты (Reports). Начать создание отчета можно также, задав в пункте Вставка (Insert) главного меню Access команду Отчет (Report).
Возможны следующие варианты создания отчета:
1) с помощью Конструктора – Конструктор (Design View);
2) с помощью Мастера – Мастер отчетов (Report Wizard);
3) автоматическое создание отчета стандартного вида, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде названия и значения поля – Автоотчет: в столбец (AutoreporfcColumnar);
4) автоматическое создание стандартного отчета, в котором данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке – Автоотчет: ленточный (AutoreportTabular);
5) создание отчета с диаграммой – Диаграмма (Chart Wizard);
6) создание отчета для печати почтовых наклеек – Почтовые наклейки (Label Wizard).
Проще всего создать отчет по вариантам 3 и 4, требующим наименьшее число параметров. В этих случаях получаются простейшие отчеты, включающие все поля источника данных (таблицы или запроса). После создания отчет доступен для просмотра или печати. В режиме Конструктора предоставляются более мощные средства, требующие больше знаний и времени для разработки отчета.
Техника работы с Конструктором отчетов мало чем отличается от работы с Конструктором форм. В частности, при этом используется такая же панель элементов. Остановимся на важнейших особенностях разработки отчетов в сравнении с формами.
При работе над отчетом используются те же области, что и при создании форм: области заголовка и примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, а также область данных. Кроме того, в отчеты можно включать области группировки записей. *
Заголовок отчета и примечание выводятся один раз: в начале и конце отчета соответственно. Верхний/нижний колонтитулы помещаются в начало/ конец каждой страницы отчета. Содержимое области данных выводится один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса. Если пользователь задал группировку записей отчета, то по каждому полю, по которому проводится группировка данных, Access формирует заголовок и примечание группы. Для создания в отчете области группировки нужно при открытом в режиме Конструктора отчете выбрать пункт меню Вид / Сортировка и группировка (View/Sorting And Grouping) или нажать кнопку на панели инструментов.
Существенное различие между отчетом и формой заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. Поэтому в них можно отказаться от использования (доступных для включения в отчет) управляющих элементов для ввода данных: списков, полей со списком, переключателей и т.п.
Отчеты могут находиться в двух режимах: Конструктора или Просмотра. Просмотреть готовый отчет можно после выделения нужного отчета при нажатии кнопки Просмотр (Preview) в окне БД, выборе пункта меню Файл/ Предварительный просмотр (File/Preview) или нажатии кнопки на панели инструментов.