С помощью Конструктора создается новый запрос с использованием таблиц Клиенты, Расходы и Выдачи.
Вводится в 1-ый столбец бланка запроса поле Фамилия клиента, во 2-ой столбец – поле Город, в 3-ий столбец – поле Сумма затрат.
Щелчком по кнопке инструментальной панели Тип запроса выбирается из списка Перекрестный.
Выбираются значения в строке бланка Перекрестная таблица при развернутом списке в ячейках:
Для 1-го столбца Заголовок строк, для 2-го столбца – Заголовок столбцов, для 3-го столбца – Значение
Выбирается функция Sum для групповой операции в 3-м столбце.
Щелкнув по кнопке Запуск, можно просмотреть перекрестную выборку. Запрос сохраняется под именем Подсчет затрат клиентов по городам (перекр.).
Для создания итогового столбца нужно перейти в режим конструктора и вставить в бланк запроса еще одно поле Сумма затрат. Введите перед названием этого поля название столбца Итого: В строке Групповая операция выберите count, а в строке Перекрестная таблица – Заголовки строк.
9. Подсчет оплаченного включает следующие поля: Код клиента, Город, Количество оплаченного, Оплачено из таблиц Расходы, Выдачи и записи работ. В строке групповые операции для поля Количество оплаченного выбрать count (что обеспечит подсчет числа записей в запросе), для поля Оплачено отменить вывод на экран и в строку Условие отбора ввести значение Да.
10. Подсчет расходов по городам включает следующие поля: Город и Код расходов таблицы Выдачи. В строке групповые операции для поля Код расходов выбрать функцию count и перед названием поля Код расходов ввести Всего, что позволит сосчитать количество записей в запросе.
11. Необходимо создать запрос на обновление базы данных, при выполнении которого произойдет увеличение оплаты товаров в 2 раза. Для этого создается с помощью конструктора новый запрос, где в качестве исходной таблицы принимают «Оплату».
Далее указывается тип запроса, выполняя команду ЗАПРОС/ОБНОВЛЕНИЕ.
Необходимо в поле «Сумма оплаты» в строку «Обновление» ввести с помощью «Построителя выражений» выражение: [Сумма оплаты]*2. Запрос выполняется, нажав на панели инструментов кнопку «Запуск» и сохраняется под именем «Запрос на обновление »
12. Требуется составить запрос на добавление записей из одной таблицы в другую. На первом этапе создается таблица «Поступление новых товаров».
На втором этапе создается запрос с помощью конструктора. В окне Добавление таблицы выбирается ранее созданная таблица, нажимается кнопка Добавить и добавляются все поля таблицы. Указывается тип запроса, выполняя команду ЗАПРОС/ДОБАВЛЕНИЕ.
В окне Добавление введём имя таблицы «Товары», к которой должны добавляться строки исходной таблицы. Затем запрос сохраняется с именем «Запрос на добавление».
Формы
Требуется создать формы:
1. Необходимо создать простую форму по таблице Сотрудники.
Для этого нужно установите в окне базы данных вкладку «Формы » и щелкните по кнопке «Создать ».
В окне «Новая форма » выбрать «Мастер форм » и указать в качестве источника данных таблицу Сотрудники.
В окне «Создание форм » выбрать все поля таблицы и нажмите кнопку «Далее ».
Далее нужно выбрать внешний вид формы «в один столбец », нажать кнопку «Далее », выбрать стиль оформления «Стандартный» и нажать кнопку «Далее ». Присвоив имя форме: «Сотрудники – простая », и нажать кнопку «Готово ». Информация таблицы просматривается с помощью созданной формы.
Для редактирования формы нужно установить режим «Конструктор », с помощью вертикальной линейки создать достаточную область для ввода заголовка формы и, выбрав на панели элементов «Надпись », отметить границы надписи в области заголовка, где вводится текст в рамку надписи. Выделив рамку надписи, регулируется ее размер и местоположение.
Форма просматривается, если щелкнуть по кнопке инструментальной панели «Вид », установив режим «Форма».
Закрыв форму, необходимо сохранить изменения (Приложение 6, рис. 1).
2. Требуется создать простую форму по связанным таблицам для просмотра Списка клиентов, индексом доставки товаров с суммой затрат. Для создания формы необходимо использовать 2 таблицы: «Клиенты » и «Расходы ».
Для этого в окне базы данных на вкладке «Формы » нужно щелкнуть по кнопке «Создать », в окне «Новая форма » выбрать «Мастер форм » и указать в качестве источника данных таблицу «Группа ».
В окне «Создание форм » выбирается из таблицы «Клиенты» поле «Код клиента», из таблицы «Расходы » – поле «Сумма затрат» и «Индекс доставки» и нажимается кнопка «Далее ».
На следующем шаге выбирается вид представления данных: Клиенты и нажимается кнопка «Далее ». После выбирается внешний вид формы – «ленточный» и стиль – «официальный » и нажимается кнопка «Готово ».
Установив режим «Конструктор», редактируется заголовок формы путем вызова «Панель элементов », щелкнув по соответствующей кнопке панели инструментов. Поместив панель элементов горизонтально над панелью задач Windows, нужно увеличить высоту области заголовка формы. Переместив контуры названий столбцов вниз, на освободившемся месте нужно вставить надпись для названия формы. Для перемещения надписи выделяется контур и перетаскивается мышкой расположенный в левом верхнем углу контура маркер. Вводится заголовок формы «Список кодов клиента ».
Закрыв форму, присваивается имя «Ленточная форма Кодов клиента ».
3. Необходимо создать форму со списком, которая позволяет просматривать данные каждого клиента. Форма должна быть снабжена списком клиентов, в котором для каждого клиента указывается его код, город, адрес и телефон. Для создания формы следует использовать таблицу «Клиенты» и специально подготовленный запрос «Расходы-Выдачи».
Запрос создается на основании таблиц Расходы и Выдачи, включающий поля Сумма затрат, Индекс доставки, Вес упаковки и Цена доставки.
На следующем шаге создается с помощью «Мастера форм» простая форма в один столбец по таблице «Клиенты», включив в нее поля: Фамилия клиента, Код клиента, Адрес, № телефона, Город.
В окне «Создание форм» форме присваивается имя «Форма Клиенты с полем для списка» и включается флажок «Изменить макет формы» для непосредственного перехода в режим конструктора. Для ознакомления с приемами конструирования форм нужно включить флажок «Вывести справку по работе с формой» и щелкнуть по кнопке «Готово».
В режиме конструктора, переместив вниз горизонтальную линию, разделяющую области данных и примечания, нужно щелкнуть на панели элементов по кнопке «Мастера» и выбрать на панели элементов конструирования формы элемент «Поле со списком». Указывается мышью местоположение окна для списка в области данных формы, где высота окна должна быть равна высоте кнопки, раскрывающей список. В окне Создание полей со списком необходимо оставить включенным переключатель объект «поле со списком», который будет использовать значения из запроса. В следующем окне включив переключатель Показать запросы, выбирается ранее созданный запрос Расходы-Выдачи и на следующем шаге включается в список все поля запроса. Далее нужно выбрать сортировку списка по возрастанию кодов клиента, а затем, перетаскивая границы заголовков столбцов, определить их ширину и щелкнуть по кнопке «Готово».
Необходимо добавить к списку заголовки строк. Для этого нужно перейти в режим конструктора и открыть окно свойств поля со списком, щелкнув правой клавишей мыши по маркеру в левом верхнем углу контура поля. В контекстном меню выбирается пункт Свойства и на вкладке Макет указывается для свойства Заглавия столбцов значение Да. Форма сохраняется с именем «Форма Клиенты с полем для списка».
4. Нужно создать составную форму, которая должна содержать главную форму и одну подчиненную форму табличного вида. Форма предназначена для вывода информации о городах.
Для этого создается простой запрос на выборку «Подсчет оплаченного», включив в него поля: Код клиента, Город и Количество оплаченного.
Также требуется создать табличную автоформу с именем «Подчиненная» со списком городов из таблицы «Клиенты». С помощью «Мастера форм» создается главная форма на основе запроса «Подсчет оплаченного», включив в нее все поля. Главная форма создается в один столбец стандартным стилем, используя тип представления данных по городу. Включив флажок «Изменить макет формы», задается имя формы: «Составная форма по городам».
В режиме конструктора нужно увеличить область для размещения данных и ввести элемент «Надпись» с текстом «Город». Далее размещается под надписью элемент «Подчиненная форма / отчет» и в появившемся окне мастера подчиненных форм выбирается из числа имеющихся форм – форму Подчиненная и щелкается по кнопке Далее. В окне определения полей связи сохранив включенным переключатель Выбор из списка, выбирается строка, предложенная мастером. В последнем окне мастера, не изменяя имени подчиненной формы, нужно щелкнуть по кнопке Готово. Форма сохраняется.
5. Требуется создать составную форму для просмотра товаров с пользовательскими кнопками для перехода по записям.
Для этого нужно создать на основании таблиц Оплата и Сведения о заказе запрос на выборку с итогами, содержащий поля: Код заказа, Количество, Сумма оплаты, Фамилия клиента, Город и Код товара. Новому запросу присваивается имя Запрос по товарам. Далее создается с помощью конструктора главная форма. Для этого в окне базы данных нужно щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве источника данных Запрос по товарам.
В окне конструктора форм, находясь в области данных, размещаются поля, перетаскивая их названия из окна со списком полей запроса и выравнивается местоположение и размеры полей и подписей к ним, перемещая маркеры их контуров. На следующем этапе нужно включить мастера конструирования форм, щелкнув по кнопке Мастер на инструментальной панели и, щелкнув по кнопке Подчиненная форма / отчет, разместить контур подчиненной формы в нижней части области построения. В окне мастера выбирается из числа имеющихся форм – Подчиненную, разработанную на предыдущем этапе.
Отключите в главной форме линейки (полосы) прокрутки, кнопки перехода по записям и область выделения. Для этого откройте окно свойств формы, щелкнув по кнопке Свойства на инструментальной панели конструктора форм. Установите вкладку Макет и измените на ней значения соответствующих свойств.
Для того чтобы создать в форме кнопку со стрелкой для перехода к следующему товару, нужно включить мастера панели элементов, щелкнув по соответствующей кнопке этой панели. Далее необходимо выбрать на панели элемент Кнопка 
и очертить контур будущей кнопки при нажатой левой клавише мыши. После отпускания клавиши мыши появится окно Создание кнопок.
В окне Создание кнопок выбирается категория Переходы по записям, а в нем – действие Следующая запись. В следующем окне включается флажок Показать все рисунки и выбирается рисунок. Не изменяя имя, предложенное Access, нужно щелкнуть по кнопке Готово. В режиме формы проверяется правильность работы кнопки. При ее нажатии должен происходить вывод сведений о следующем товаре.
Аналогичным образом создается кнопка для перехода к предыдущей записи. Проверив работу кнопок со стрелками в режиме формы, макет формы сохраняется.
6. Необходимо создать форму с вкладками для просмотра списка городов. На каждой вкладке должен располагаться список информации только одного города. На ярлычках вкладок должны отображаться названия городов.
Для этого с помощью мастера нужно создать четыре простых запроса на Воронеж, Киев, Киров и Москву для выборки из таблицы «Выдачи». В запрос необходимо включить все поля таблицы.
С помощью мастера создаются четыре табличные формы: форма на Воронеж, форма на Киев, форма на Киров, форма на Москву на основании вышеперечисленных запросов с использованием стандартного стиля.
С помощью конструктора создается новая форма (главная), не используя в качестве источника таблицу или запрос. В окне конструктора нужно щелкнуть по элементу «Вкладка» 
и очертить мышкой прямоугольный контур в области данных. Затем заменяются названия ярлычков вкладок. Для этого необходимо щелкнуть по ярлычку правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Свойства», а затем ввести в окне свойств элемента новое имя на вкладке «Другие».
Выделив первую вкладку, нужно разместить на ней подчиненную форму «Форма на Воронеж» и удалить связанную с подчиненной формой подпись формы. Выделив вторую вкладку, нужно разместить на ней подчиненную форму «Форма на Киев» и удалить связанную с подчиненной формой подпись формы. Аналогично нужно сделать с другими формами. Форма сохраняется с именем «Форма с вкладками городов» (Приложение 8, рис. 2).
Отчеты
Для удобного просмотра сведений и предоставления каких-либо итогов используются отчеты.
Требуется создать табличный отчет, используя таблицу «Клиенты». Отчет должен включать следующие столбцы: Код клиента, Фамилия клиента, Город и Адрес.
Для этого в окне базы данных нужно выбрать объект «Отчеты » и щелкнуть по кнопке «Создать ». В окне «Новый отчет » выбрать «Мастер отчетов » и в качестве источника данных – таблицу «Клиенты» и щелкнуть по кнопке «Ok».
В окне «Создание отчетов » необходимо выполнить следующие действия:
– выбрать поля запроса нужной последовательности;
– выбрать вид представления данных по клиентам;
– добавить уровень группировки по адресу;
– выбрать макет «ступенчатый »;
– выбрать стиль «строгий »;
– задать имя отчета «Отчет по клиентам »
и нажать кнопку «Готово».
Далее нужно перейти в режим конструктора, ввести текст в нижний колонтитул: «Ведомость составлена:» и сохранить отчет.
Необходимо создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос на выборку, с именем «Запрос на итоговую оплату с налогом ». Необходимо в отчете подсчитать общую суммарную оплату с налогом по каждому товару и по каждому клиенту. Отчет должен содержать поля: Наименование товара, Фамилия клиента, Количество товара, Налог и Итоговая сумма.
Для этого нужно создать с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса, включив в запрос необходимые поля.
В окне создания отчета выполняются следующие шаги:
- выбирается тип представления данных – по полю «Товар »;
- добавляются уровни группировки по Наименованию товара и Фамилии клиента;
- настраивается режим сортировки по количеству и, щелкнув по кнопке «Итоги », нужно включить флажки «Sum» и «Показать данные и итоги »;
- выбирается макет отчета «структура 1 »;
- выбирается сжатый стиль и нажимается кнопка «Готово».
Отчет сохраняется под именем «Запрос на итоговую оплату с налогом».
Необходимо заменить слово «sum » в итоговых строках на слово «Всего по клиентам: » для итогов по клиентам и «Всего по товарам:» для итогов по товарам. Отключаются все строки отчета с итогами по количеству записей и устанавливается одинаковый фиксированный формат числовых данных с двумя знаками после запятой для всех сумм оплаты.
Заключение
Созданная база данных «Мебельная фабрика» существенно упростит работу с поиском нужной информации. Во-первых, в базе содержится перечень товаров, имеющихся на складе, их минимальное количество, которое должно быть всегда и количество заказанного товара. Таким образом, сотрудник фирмы может следить за тем, чтобы количество товара на складе было не меньше, чем заказано. По коду товара можно узнать заказчика, исполнителя, сумму оплаты, срок изготовления и адрес доставки. При поступлении нового товара сотрудник без труда добавит его к уже имеющемуся.
Также имеется информация о клиентах фабрики: их адрес, № телефона, фамилия и город, т.е. имеется возможность быстро найти клиента, заказывающего определенный товар, и связаться с ним по мере необходимости. Также удобно следить за датой доставки, чтобы товары поставлялись без задержек.
Имеется возможность просмотреть информацию заказов по городам для удобства доставки.
Сотрудники фирмы следят за оплатой товара по срокам, вычисляют стоимость в зависимости от налога и повышении цен на товар.
Немаловажную роль имеет информация о сотрудниках фабрики, где представляется вся информация о том, с какими видами работ он связан на данный момент, его личные данные, отдел, адрес и записи работ.
Отчет на итоговую оплату с налогом позволяет следить за итоговой суммой по клиентам и товарам с учетом изменения налога и составителя ведомости.
Таким образом, данная база была создана для облегчения работы сотрудников фабрики с кругооборотом товаров.
Список литературы
1 Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – Санкт-Петербург.: БХВ - Петербург, 2002. – 720 с.2 Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учебное пособие. – М.: Форум: Инфа-М, – 2005. – 352 с.
3 Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник, – М.: Финансы и статистика, 1995. – 348 с.
4 Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация, – Санкт-Петербург: Питер, 2001. – с. 304
5 Лисовский К.Ю., А.С. Марков Базы данных: Введение в теорию и методологию: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 512 с.
6 Мальцев М.Г., Хомоненко А.Д., Цыганков В.М. Базы данных: учебник, – 4-е изд., доп. и перераб. – Санкт-Петербург: Корона принт, 2004. – 736 с.
7 Михеева В., Харитонова И. Microsoft Access 2002. – Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2002. – 1040 с.
8 Фаронов В.В., Шумаков П.В. Руководство разработчика баз данных. – М.: Нолидж, 1999. – 456 с.