Понятие организации
Любая деятельность осуществляется в соответствии с какими-либо закономерностями, правилами, формами, принципами или намерениями. Деятельность организма животного осуществляется в соответствии с физиологическими закономерностями, деятельность механизма, созданного человеком, осуществляется согласно кинематической схеме, конструкции, но только деятельность человека может быть организованной.
Термин «организация» (от греческого «органон» - упорядочиваю) имеет три важнейшие взаимосвязанные между собой значения:
1. Качество или форма взаимодействия элементов системы или процесса (так сказать, его «упорядоченность»).
2. Вид деятельности человека по упорядочиванию чего-либо (организовывание).
3. Какая-либо общность, объект, система, учреждение и т. п.
Применительно к хозяйственной деятельности организация как форма выражает характер взаимодействия материальных, трудовых, информационных и иных элементов субъекта деятельности в процессе создания продукции и оказания услуг.
Организация как специфический вид деятельности по упорядочиванию взаимодействия элементов в системе представляет собой совокупность научных, проектных, управленческих, распорядительских методов изучения, создания, поддержания либо преобразования имеющихся ресурсов для достижения поставленных целей.
Понятие организации как общности, объекта может быть отнесено к любому предприятию, его подразделению, отдельному коллективу, которые выступают как единое целое в рамках взаимодействия с окружающей средой.
Предметом науки организации является изучение объективных закономерностей и форм организованности различных систем, методов и способов упорядочивания их элементов, а также поведения организаций как объектов в окружающей среде. В целом можно наблюдать различные виды упорядочивания взаимодействия элементов систем: конструкционные, физиологические, химические, математические и многие другие. Но именно упорядочивание взаимодействия элементов систем человеческой деятельности относится к особому виду организационной деятельностью. Организационную деятельность в самом широком значении можно рассматривать как равнозначную понятию «менеджмент» (в переводе с английского - руководство).
Организационная деятельность (или менеджмент) осуществляется через ряд различных, но взаимосвязанных между собой функций, таких как прогнозирование, планирование, управление, собственно организация, в том числе - организационное проектирование, контроль, учет, анализ, информационное обеспечение, передача информации, связь и др. Функции менеджмента могут быть сгруппированы по признаку того, когда они осуществляются во времени по отношению ко времени самой деятельности. Функции могут предшествовать, осуществляться в процессе деятельности, либо после ее осуществления.
Основное содержание организационной деятельности – регламентация состояний элементов внутри системы и окружающей среды, а также взаимодействий элементов между собой. Направления регламентации зависят от разнообразия элементов, их коммуникативных особенностей (интерфейса). С учетом этого подбираются определенные функции упорядочения. Изменения элементов внутри системы или во внешней среде, их интерфейса - повод для актуализации новых функций упорядочения. Регламентация упорядочивания элементов осуществляется по множеству направлений и признаков:
- времени;
- пространства;
- формирования функциональных обязанностей;
- расписания очередности выполнения;
- задания номенклатуры объектов и действий;
- ограничения объемов и сфер принятия решений;
- установления количественных измерителей действий;
- установления норм расходования и нормативов применения;
- подчиненности, подотчетности;
- ограничения прав распоряжения;
- установления приоритетов действий;
- стимулирования действий;
- формирование мотивов и интересов;
- формирования внутренних стимулов и мотивов;
- профессионализма и квалификации;
- ответственности;
- выбора контактных аудиторий, партнеров, клиентов;
- установления алгоритмов принятия решений для различных ситуаций и др.
Сущность организационной деятельности
Организация как вид управленческой деятельности является наиболее древней функцией. Необходимость появления функции "организация" определилась в результате разделения и кооперации труда человека. Очевидно, что результаты совместной работы коллектива специалистов не могут быть достигнуты сами по себе.Для достижения высоких результатов необходимо, чтобы совместные усилия были четко скоординированы, т. е. правильно подобраны участники совместной работы, каждый из которых представлял бы четко круг своей работы и ее вклад в конечный результат.Средства достижения цели должны быть согласованы.В согласовании и координации средств достижения цели и проявляется основное назначение функции «организация».
Процесс организации деятельности - это процесс решения задач, направленный на распределение комплексной работы между различными исполнителями, разъяснение содержания и сути индивидуального задания и коллективного результата, установления эффективных отношений (обменов видами деятельности) между исполнителями в группе.
Организационный процесс связан, с одной стороны, с предотвращением ошибочных или нежелательных действий исполнителей, а с другой - с уменьшением числа неиспользованных возможностей в результате координации совместного труда исполнителей. Разумеется, если руководитель считает, что исполнители будут действовать самостоятельно и результат их работы приведет к желаемому результату, то в организации действий исполнителей нет необходимости.
Потребность в организации возникает тогда, когда желаемый результат достигается действиями коллектива исполнителей, или, когда деятельность руководителя отличается сложностью выполнения. Наборы этих действий характеризуются следующими важными чертами:
а)желаемый результат или цель достигается коллективными действиями по планированию, анализу, учету и контролю. Это значит, что функция организации обеспечивает совместную работу групп менеджеров и специалистов, выполняющих вышеуказанные общие функции, т. е. выполнение этих видов деятельности, нуждается в организации;
б)в соответствии с принципом иерархичности для повышения управляемости в процессе достижения целей руководитель вынужден передавать значительную часть работ на нижестоящие уровни. Следовательно, эти виды деятельности должны координироваться руководителем;
в)проблемы, с которыми приходится иметь дело менеджеру, слишком велики, чтобы их можно было решать без определенной подготовки. Подготовительной деятельностью по отношению к проблемам руководителя является организация его работы. Она делает работу руководителя эффективной или облегчает ее выполнение. Иными словами, работа самого руководителя должна быть правильно организована.
Все вышеизложенное позволяет дать следующее определение.
Организация - это процесс, осуществляемый руководители и направленный на распределение совместной деятельности среди исполнителей, и установление между ними причинных отношений деятельности, вызывающих эффект дополнительного полезного результата.
В специальной литературе существуют так же другие определения, такие как, на пример:
«Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей».
«Организация - это целое, сложенное из взаимодействующих частей для достижения одной общей цели».
«Когда мы говорим об организации, то подразумеваем вид организационной деятельности (функции), которая призвана обеспечить выполнение плана (программы) или создает условия для принятия плана».
Данные понятия имеют отношение к функции «организация», но, по-существу, отражают процесс формирования организационной структуры управления.Организационная деятельность осуществляется постоянно и связана с оперативными процессами управления. Подавляющая часть организационных задач сводится к подготовке и вводу управленческих решений в действие и согласованию совместной деятельности людей, организованных в группы, а также распределению и делегированию полномочий в структуре аппарата управления.