Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами могут осуществляться безналичным путем, а также наличными денежными средствами. Наличные расчеты с юридическими и физическими лицами осуществляются через кассы организаций или операционные кассы. Средством платежа в расчетах выступают денежные средства.
Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:
- прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
- хранение наличных денег в кассе:
- соблюдение лимита расчетов наличными;
- ведение кассовой книги;
- сдачу наличности в банк.
Все расчетные денежные операции в обязательном порядке документально оформляются. Денежный документ - это письменное свидетельство осуществления финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета движения денежных средств зависит от правильности и своевременности составления соответствующих денежных документов.
Документация, как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей, представляет собой я один из основных элементов метода бухгалтерского учета.
В бухгалтерии Предприятия процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану, т.е. на данном предприятии разработан и утвержден директором порядок движения документов. Порядок прохождения денежных документов от момента их выписки до передачи в архив на ответственное хранение называется документооборотом.
Схема документооборота по кассовым операциям показана на рис. 1.
Известно, что кассовые операции являются достаточно многочисленными и распространенными в бухгалтерской практике.
Рис. 1. Схема документооборота по кассовым операциям
Кассовые операции в Предприятие оформляют на основе следующих документов:
- кассовая книга;
- приходные кассовые ордера;
- расходные кассовые ордера;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
- расчетно-платежная ведомости;
- платежные ведомости.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Так, например, в кассу Предприятия поступила оплата от физического лица в сумме 1242,6 руб. Даная операция отражена бухгалтерской записью:
Д-т сч. 50.1 «Касса»
К-т сч. 90 «Продажи» 1242,6 руб.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Исправления, помарки в первичных документах не допускаются. Так, из кассы Предприятия было выдано в подотчет сотруднику предприятия 1000 руб. Данная операция отражена бухгалтерской записью:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50.1 «Касса» 1000 руб.
При передаче денежных средств из кассы в банк составляются следующие документы:
1.Объявление на взнос наличными выписывается, если деньги сдаются банк кассиром. Документ состоит из трех частей и включает:
- объявление - остается в банке;
- квитанция - выдается лицу, которое вносит денежные средства в кассу банка;
- ордер - возвращается в бухгалтерию организации вместе с выпиской с расчетного счета.
2.Препроводительнаяведомость, которая оформляется при использовании услуг инкассаторов.
Следует отметить, что Предприятие услугами инкассаторов не пользуется.
Все кассовые операции в Предприятие находят отражение в кассовой книге. Кассовая книга (форма № КО-4) представляет собой регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и указанной организации. В соответствии с требованиями нормативных актов хозяйствующий субъект оформляет только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
Кроме расходных и приходных кассовых ордеров в кассе Предприятие применяются платежные ведомости. Эти ведомости применятся для выплаты заработной платы сторонних работников, т.к. заработная плата штатным работникам выплачивается перечислением в безналичном порядке на карточный счет в банке.
Ежегодно в кассе Предприятие проводится инвентаризация, в ходе которой составляются следующие документы:
1.Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов;
2.Инвентаризационная опись документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации и выявления количественных расхождений их с учетными данными.
Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.
В сроки установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров предприятия производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (кроме того инвентаризации подлежат также ценные бумаги и бланки строгой отчетности, если они находятся на учете).
Наличные деньги, поступившие в кассу Предприятие от юридических и физических лиц, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денежных средств, которую предприятие может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.
Лимит остатка кассы может определяться двумя методами: исходя из наличной выручки или в зависимости от суммы расходов предприятия
Если расчет лимита производится в зависимости от объема поступлений денежных средств в кассу, то формула выглядит следующим образом:
L = V / P * Nc, где (1.1)
L – лимит в рублях,
V – объем выручки в наличных денежных средствах,
Р – расчетный период (количество рабочих дней, за который происходит учет денежной наличности, для юридических лиц – не более 92 дней);
Nc - период времени между сдачей в банк выручки (до 7 рабочих дней).
Если лимит денежных средств определяется в зависимости от выданной наличности, то формула выглядит следующим образом:
L = R / P * Nc, где (1.2)
R – объем выдачи денежных средств рублях, который не включает сумму, выплачиваемую в виде заработной платы или других выплат работникам.
В Предприятие лимит кассы определяется по формуле 1.1, и утверждается приказом директора.
Так, в четвертом квартале 2017 года объем поступлений наличных денег в кассу предприятия составил 3840 тыс. руб.
Расчетный период - 92 дня.
Деньги в банк сдаются один раз в 3 дня, поэтому лимит остатка наличных денег составит 125,4 тыс. руб.:
3850 тыс. руб.: 92 дн. × 3 дн. = 125,4 тыс. руб.
На предприятиях касса располагается в отдельном помещении. Это помещение кассы изолировано от других помещений. Оно не имеет внешних окон, имеется две двери (внешняя, открывающуюся наружу и внутренняя, изготовленную в виде стальной решетки), имеется специальное окошко для выдачи денег, имеется металлический сейф для хранения денег и ценностей.
За сохранность денег в кассе отвечает кассир. С кассиром при приеме на работу, помимо оформления обычных документов, заключен договор о полной материальной ответственности и взята расписка о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.
Учет кассовых операций осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета показывается поступление денежных средств и денежных документов в кассу, по кредиту счета - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к счету 50 «Касса» предусмотрены субсчета:
50.1 «Касса организации»;
50.2 «Операционная касса»;
50.3 «Денежные документы» и др.
В таблице 2 приведена корреспонденция счетов бухгалтерского учета по фактам движения наличных денежных средств.
Таблица 2
Записи операций с денежными средствами в кассе на счетах
бухгалтерского учета
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
Продолжение таблицы 2
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Поступление денежных средств в кассу | ||
| Поступление наличных денежных средств с расчетного счета в банке | 51, 52, 55 | |
| Поступление наличных денежных средств за выполненные работы и оказанные услуги | 62, 76,90 | |
| Возврат подотчетных сумм от подотчетных лиц | ||
| Выявлены излишки в кассе | ||
| Выбытие денежных средств из кассы | ||
| Выданы наличные денежные средства персоналу в виде заработной платы | ||
| Выданы наличные под отчет | ||
| Выданы наличные в оплату полученных товаров (материалов), приняты работы и услуги | ||
| Выданы наличные в оплату ранее депонированных сумм | ||
| Наличные денежные средства сданы в банк | 51, 52 |
Составить бухгалтерские проводки на основании данных, приведенных в таблице 3 и заполнить таблицу.
Таблица 3
Отражение в учете операций по движению денежных средств в ООО «Мир»
по счету 50 «Касса» (декабрь 2017 г.)
| Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит | Сумма, тыс.руб. |
| Поступление наличных денег с расчетного счета в кассу для выдачи подотчетному лицу | 46,0 | ||
| Поступление платы от физических лиц за предоставленные услуги | 1239,0 | ||
| Выплата заработной платы сторонним работникам | 52,0 | ||
| Выдано под отчет работнику предприятия | 6,0 | ||
| Возврат неиспользованной подотчетной суммы | 3,2 | ||
| Сдано из кассы в банк на расчетный счет | 1200,0 |
Регистром синтетического и аналитического учета по счету 50 «Касса» в Предприятие является карточка счета и анализ счета. Данные регистры ведутся в автоматизированном виде.
Кассовые операции по дебету счета 50 фиксируются в ведомости № 1, а по кредиту счета 50 - отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету счета 50 записываются в различных журналах-ордерах. Следует отметить, что регистры бухгалтерского учета кассовых операций в целом соответствуют требованиям к содержанию регистров налогового учета.