Процедуры подготовительного этапа охватывают весь перечень работ от принятия решения на проведение торгов, создание организационной структуры участников торгов, разработку тендерной документации до определения претендентов и рассылки им тендерной документации.
Принятие решения о назначении и времени проведения подрядных торгов осуществляется заказчиком, который, являясь собственником объекта или обладая правом распоряжения собственностью (средствами) или оперативного его управления (ведения), принимает решение об организации и проведении подрядных торгов путем издания официального распорядительного документа в форме, принятой в организации заказчика, например приказ, постановление, распоряжение и т.д. В этом документе заказчик определяет подразделение в его организации, которому он поручает выполнение функций организатора торгов и назначает лицо, ответственное за эту работу.
Функции организатора торгов заказчик может поручить одной из специализированных фирм, имеющей лицензию на этот вид деятельности. В этом случае заказчик заключает договор (контракт) с организацией, которой он поручает выполнение функций организатора торгов. В нем определяются права и обязанности договаривающихся сторон, условия выполнения ими предмета договора.
В общем случае можно рекомендовать, как это в настоящее время осуществлено в ряде регионов России, приказом главы администрации определить фирму, которой поручается работа по подготовке, организации проведения и регулирования последствий торгов на всей территории данного субъекта Федерации. Аналогично можно рекомендовать и для отраслевых министерств и ведомств России.
Финансовые взаимоотношения между заказчиком и организатором торгов регулируются распорядительным документом по организации заказчика, а в случае привлечения специализированной фирмы - соответствующим разделом договора.
Организатор торгов осуществляет оплату всех финансовых расходов деятельности тендерного комитета по подготовке и проведению торгов, а также несет ответственность по всем видам расходов.
В зависимости от объекта и предмета торгов заказчик (или организатор торгов) самостоятельно формирует тендерный комитет, используя собственных специалистов, представителей проектных, научно-исследовательских, инженерно-консультационных и других организаций и отдельных экспертов на основании заключаемых с ними договоров, оформленных в соответствии с действующим законодательством.
Инженерно-консультационная организация может привлекаться тендерным комитетом также для проведения исследований о целесообразности выставления на торги конкретного объекта, подготовки тендерной документации, разработки оферт.
Инженерно-консультационная организация должна иметь лицензии на те виды работ, по которым она привлекается тендерным комитетом, организатором торгов или претендентом.
Одна и та же инженерно-консультационная организация не имеет права сотрудничать в процессе подготовки конкретных торгов одновременно с заказчиком и претендентом.
Официальными периодическими изданиями, в которых публикуются все объявления об открытых торгах, проводящихся на территории Российской Федерации, а также результаты их проведения, являются "Строительная газета" и газета "Развитие".
Объявления об открытых торгах должны содержать:
наименование заказчика и организатора торгов;
наименование вида торгов и предмета торгов;
краткую характеристику места строительства;
ориентировочный объем и сроки выполнения работ;
условия исполнения контракта, необходимость учета ряда ограничений;
адрес, сроки, условия приобретения и другие сведения для получения тендерной документации;
срок представления оферт.
Объявление о торгах должно быть произведено за 2-6 мес. до срока представления оферт.
При проведении закрытых торгов сообщение о предварительной квалификации содержится в приглашениях, направляемых по решению организатора торгов или тендерного комитета непосредственно в адрес потенциальных претендентов.
Процедура разработки тендерной документации изложена в Методических рекомендациях по подготовке тендерной документации на проведение подрядных торгов, разработанных АО ЦНИИпроект и одобренных Межведомственной комиссией по подрядным торгам при Госстрое России.
Процедура проведения предварительной квалификации претендентов изложена в Методических рекомендациях по проведению предварительной квалификации претендентов на участие в подрядных торгах, разработанных АО ЦНИИпроект и одобренных Межведомственной комиссией по подрядным торгам при Госстрое России.
Распространение тендерной документации по запросам претендентов осуществляется секретариатом тендерного комитета в соответствии с инструкцией, разработанной и утвержденной тендерным комитетом.
Разработка оферт претендентами осуществляется самостоятельно или с привлечением инженерно-консультационных фирм в соответствии с Инструкцией оферентам, изложенной в Методических рекомендациях по подготовке тендерной документации при проведении тендерных торгов, разработанных АО ЦНИИпроект и одобренных Межведомственной комиссией по подрядным торгам при Госстрое России.
Процедуры этапа проведения подрядных торгов, оценки конкурсных предложений и выявление победителя следующие:
а). Приемка оферты осуществляется тендерным комитетом в лице его секретариата или уполномоченного им лица с немедленной ее регистрацией в специальной книге.
б) Оференту, представившему оферту нарочным, выдается расписка, подтверждающая прием и регистрацию оферты. Оференту, представившему оферту с использованием других видов связи, высылается уведомление, подтверждающее получение и регистрацию оферты.
в).Оферты, представленные оферентами, хранятся вместе с книгой о регистрации в опечатанном сейфе под ответственность лица, осуществляющего приемку оферт. Ответственность за сохранность представленной документации несет тендерный комитет.
г). Оферты принимаются в двух конвертах. Во внешнем конверте содержатся заявка на участие в торгах, копия платежного документа, подтверждающая внесение первого задатка, и внутренний конверт, в котором находятся предложения претендента-оферента и банковская гарантия. Внутренний конверт должен быть запечатан претендентом на момент подачи оферты. При приемке оферты секретариат тендерного комитета проверяет полноту внешнего конверта. Если во внешнем конверте оферты отсутствует один из указанных выше документов (заявка, копия платежного документа о внесении задатка или внутренний конверт), тендерный комитет может принять решение об отказе в приемке оферты. Принятие решения об отказе в приемке оферты осуществляется на заседании тендерного комитета по докладу секретариата и оформляется протоколом. Секретариат высылает уведомление претенденту об отказе принять его оферту к регистрации с приложением протокола тендерного комитета.