Введение
Под нотариальным делопроизводством понимается совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса, направленных на совершение определенного нотариального действия.
Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:
1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;
2) ведения реестра регистрации нотариальных действий. Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре);
3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.
Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.
Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.
Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса сак официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия. В соответствии с Указом Президента РФ. «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» Государственный герб РФ помещается на печатях нотариусов и воспроизводится на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.
Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.
Нотариальное делопроизводство регулируют Правила ведения нотариального делопроизводства, утвержденные Министерством юстиции РФ. Эти Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства и оформление служебных документов.
Ответственность за правильную организацию и ведение делопроизводства полагается на частного нотариуса, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - на заведующих.
Нотариальное делопроизводство включает: ведение документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата; прием, рассмотрение и регистрацию корреспонденции; составление и оформление служебных документов; контроль выполнения документов; составление номенклатуры и формирование дел. Приказом Министерства юстиции Украины от 22 января1998 г. внедрены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые есть необходимой составной документарного обеспечение нотариального процесса. Они могут быть использованы только нотариусами и только для изготовления нотариальных документов. Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначенные для удобства, скорости подготовки нотариальных документов, а также для обеспечения невозможности их подделки.
Министерством юстиции Украины 22 июня1999 г. утверждено Положения о снабжении, хранении, учете и отчетности расходования бланков нотариальных документов, которое содержит общие положения, порядок заказа и снабжение бланков, порядок получения бланков нотариусами Украины, хранение бланков, признака недействительности бланков, отчетность государственных нотариальных контор и частных нотариусов о расходовании бланков, ведение первичного учета бланков, а также ведение Единого реестра для учета поступления и расходование бланков.
К совершению нотариальных действий законодательство предусматривает определенные требования, которым должны отвечать документы, которые подаются нотариусу. Они не должны иметь подчисток или дописок, зачеркнутых слов или других неоговорочных исправлений. Дописки, зачеркнутые слова или другие исправления принадлежит предостеречь подписью должностного или уполномоченного на то лица и печатью учреждения, предприятия или организации, которая выдала документ. При этом исправление следует делать таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и по ошибке написанное, а потом исправленное или вычеркнутое.
Не принимаются документы, текст которых невозможно прочитать через повреждение, а также написанные карандашом. Это такие документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первоначальном написании, так как они были залиты чернила, потертые и т.п..
Нотариус не принимает документов, которые являются подранными или изложенными на двух или больше отдельных листах, если последние не прошнуровано и не пронумеровано, а количество прошнурованных листов не заверены подписью должностного или уполномоченного лица и печатью учреждения, предприятия, организации, которые выдали документы.
Законодательство предъявляет определенные требования и к нотариусам в совершении нотариальных действий, которые касаются именно техники изготовления нотариальных документов. Так, тексты нотариально по-свідчуваних соглашений, удостоверенных копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки, которые касаются содержания соглашений, должны быть обозначенные хотя бы один раз словами, а названия юридических лиц - без сокращений с указанием их адресов. В необходимых случаях надо указать номера счетов юридических лиц в учреждениях банков. Фамилии, имена и отчество граждан должны быть написаны полностью с указанием мест их проживания. В случае удостоверения соглашений при участии иностранных граждан отмечается также их гражданство.
На нотариально оформленных документах незаполненные до конца строки и другие свободные места подчеркиваются, кроме документов, предназначенных для действий за границей, в которых это не допускается. Дописки и исправления должны быть предупреждены нотариусом перед подписью участников соглашений и других лиц, которые подписали соглашение, заявление и т.ін. и повторенные в конце посвід-чувального надписи. При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все по ошибке написанное, а потом зачеркнутое, можно было прочитать. Исправление, сделанные в тексте нотариально оформляемого документа, который не нуждается в подписи лица, которое обратилось за совершением нотариального действия, предостерегается нотариусом лишь в конце посвідчувального надписи. Если документ, за удостоверением или за засвидетельствованием которого обратилось заинтересованное лицо, изложено неграмотно или с нарушением законодательства, то нотариус предлагает этому лицу исправить его или составить новый, а также на ее просьбу может сам составить документ.
Все нотариальные действия, содеянные нотариусом, регистрируются в реестрах нотариальных действий. Формы реестров для записи нотариальных действий, нотариальных свидетельств, посвідчувальних надписей на соглашениях и удостоверенных документах утверждено приказом Министерства юстиции Украины от 7 февраля 1994 г.
Различают два вида нотариальных реестров: реестр для регистрации нотариальных действий (форма № 1) и реестр для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых домов, гаражей, земельных участков и другого неру-хомого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма № 2).
Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах обозначаются так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.
С разрешения Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Севастополе и Киеве нотариусы могут вести самостоятельные реестры для записи отдельных видов нотариальных действий. В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются так: № 1-К-10, что означает, что запись сделана за номером десятым в первом реестре для регистрации засвидетельствования верности копий документов, или № З-В-5, что означает, что запись сделана за номером пятым в третьем реестре для совершения исполнительных надписей и т.д.
Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Этот номер обозначается и на документах, которые выдаются нотариусом, или в посвідчувальних надписях.
Запись в реестре должен отображать порядковый номер от начала года, так как такая запись в хронологическом порядке исключает возможность злоупотребления, в частности осуществление нотариального действия задним числом. Дальше указывается дата совершения нотариального действия, а потом фамилия, имя, отчество и местожительство (или наименование и местонахождение юридического лица) лиц, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей, документ, который заверяет лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия. Потом указывается содержание нотариального действия, дальше - о взыскании государственной пошлины или размер платы за содеянное нотариальное действие, и в конце концов - расписка в получении нотариально оформленного документа.
Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или другим работником государственной нотариальной конторы или лицом, которое находится в трудовых отношениях с частным нотариусом. Эта запись проводится только после того, как по-свідчувальний надпись на документе или документ, который выдастся нотариусом, им будет подписано. Запись в реестре карандашом не допускается.
Нотариусы имеют право выдавать выписки из реестров по письменному заявлению граждан, предприятий, учреждений и организаций, относительно которых или по доверенности которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, арбитражного суда, прокуратуры, органов следствия и дознание в связи с делами, которые находятся в их проведении.
Выписки из реестров нотариальных действий о завещаниях выдаются только после смерти завещателя.
Реестры должны быть прошнурованы, листы их - пронумерованные. Количество листов у реестров должна быть заверенная подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе, уполномоченной на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.
Делопроизводство и судебное делопроизводство
Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от которых зависит конечный результат управленческой деятельности.
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Разновидности документации, с которой производится работа при делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по своей информационной природе в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.
Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. Они классифицируются в соответствии с положениями о государственных органах.
К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме:
Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя учереждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно.
Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности учереждения.
Процесс делопроизводства состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Все эти операции могут быть автоматизированы. Широкое распространение в документообороте получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.