Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации (поручителя). дата поступления и регистрационный индекс документа.
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами. Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения "Национальный
архив Республики Беларусь"
Подпись В.Д.Селеменев
13.10.2008
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
18.10.2008 N 13
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного комитета
по стандартизации, метрологии и
сертификации Республики Беларусь
03.10.2008 N 11-10/1186
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало
14.06.2008 14.06.2008
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало
14.06.2008 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО
Министр экономики
Республики Беларусь
Подпись Н.П.Зайченко
14.06.2008
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2008
Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцов
20.06.2008
Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2008
Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2008
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.