Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.[25]
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.[26]В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).
Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.
Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.
Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”[27]
В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.[28]
Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Заключение
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации[29], Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях[30], Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения[31], Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров[32] и другими.
Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.
“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”.[33] Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта,
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций[34] - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.
Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.
Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту.[35] Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.
ЗАО «Сириус»
10.09.2011 №1
Великие Луки
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела И.О.Иванова от 09.09.2011
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботнии дни в период с 11.09.2011 по 11.10.2011.
2.Главному бухгалтеру подготовить предложения о оплате сверхурочных дней до 15.09.2011.
Генеральный директор ___________
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ И.П. Сидоров
15.08.2011
АКТ
15.08.2011 №31
Великие луки
О передаче дел бухгалтера комиссии
Основание: приказ директора завода от 12.08.2011 № 28
Составлен комиссией в составе:
Председатель: главный бухгалтер Т.В. Кравченко
Члены комиссии: 1. Бухгалтер расчетной части А.С. Борисова
2. Бухгалтер В.Е. Иванова
В период с 12.08.2011 по 13.08.2011 комиссия провела проверку
Работы расчетной части.
В результате при сдаче – приемке дел установлено:
1. Все дела расчетной части велись правильно;
2. Документы за 2010 год хранятся в папках.
Составлен в 3-х экземплярах:
1-ый экз. – в бухгалтерии завода;
2-ой экз. – в расчетной части;
3-ий экз. – в деле.
Председатель комиссии Т.В. Кравченко
Члены комиссии А.С. Борисова
В.Е. Иванова
Список использованной литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994.
2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.
3. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27
4. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.
5. Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: изд-во Брандес, 1994.
6. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. “Секретарское дело”, 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”).
7. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.
8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному.
9. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ,1995№ 8
[1]Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.
[2] Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.
[3] Кузнецова Т.В. Указ. соч. – с. 9-24
[4] Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 №24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995, № 8
[5] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 1996. – С. 69
[6] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996. – с.4.
[7] Там же. – с. 3.
[8] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.
[9] Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.:Юрид.лит., 1994. – с.8.
[10] Там же. – с.20.
[11] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994. – ст. 21. – с.8.
[12] Там же. – Ст. 22. – с.8.
[13] Там же. – статья 17, стр. 7
[14] Кузнецова Т.В. Указ. соч. – с. 15 – 16.
[15] Стенюков М.В. Указ. соч. – с. 70.
[16] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Указ. соч. – с. 21.
[17] Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 1997. - № 1. – с. 20.
[18] Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. – Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 1996. – с. 135
[19] Кодекс законов о труде РФ– Ст. 18, с. 7.
[20] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – с. 504 – с.68.
[21] Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996. - № 4(2). – с.17.
[22] Перечень типовых документов…с указанием сроков хранения. – М.: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – ст. 4988, 500 – с.67-68.
[23] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и дополн. На 01.12.94) – М.: Изд-во Брандес, 1994 – Ст. 26, 27. – с.9-10
[24] Там же. – статьи 29, 31, 32, 33 – с. 10-13
[25] Кодекс законов о труде РФ
[26] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.
[27] Типовые формы времени на работы по комплектованию и учету кадров/Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11.04.85. № 95/9-18. – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. – с.17
[28] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главное Архивное Упр-е при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – ст. 524 – стр.71
[29] Кодекс законов о труде РФ. – М.: изд-во Брандес, 1994. – 94 с.
[30] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. № 1
[31] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств… с указанием сроков хранания. М.-:Главное Архивное упр-е при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – 268 с.
[32] Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров//Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР. И Президиума ВЦСПС от 11.04.85. № 95/9-18- ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. – 45 с.
[33] Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М. Юрид. Литер., 1994. – с.3.
[34] Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. № 1. – с. 20
[35] Кодекс законов о труде РФ (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: Изд-во Брандес, 1994. – 94 с.