Организационно-правовая форма созданной турфирмой является Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Общество с ограниченной ответственностью - это такое юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставной капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Данная компания ООО «SUNWAY» учреждена одним лицом. Учредительными документами общества являются: учредительный договор (если учредителей несколько) и устав, в которых указываются участники, размер уставного капитала, доля каждого участника и др. Поэтому, если один из участников продает свою долю, это неминуемо влечет изменения в уставе общества, с обязательной регистрацией этих изменений в органах государственной власти.
Организационная система управления фирмой - линейная. Сущность заключается в том, что решение принимает одно руководящее лицо и работа разделяется на несколько обязанностей и они передаются нижестоящим работникам. Преимущества структуры это:
отсутствие противоречивых показаний;
личная подотчетность лицу.
Деятельность туристической фирмы основывается на должностных инструкциях работников. Во главе компании стоит генеральный директор. В его подчинении 3 отдела: выездного, внутреннего туризма и отдел бухгалтерии. В подчинении директора находится весь персонал. В каждом отделе есть главное лицо. В отделе выездного и внутреннего туризма - главный менеджер, в отделе бухгалтерии - главный бухгалтер. График рабочего дня: с понедельника по пятницу с 9:00 до 19:00, суббота с 10:00 до 18:00. Обед с 13:00 до 14:00. Воскресенье - выходной день. В компании существует кухня.
Заработная плата менеджера составляет 10.000 рублей + проценты от продаж.
Структура туристической компании включает 2 основных отдела. Отдел выезда работает по отправке российских туристов по различным направлениям. Сотрудники отдела имеют опыт работы, как в организации групповых туристических поездок, так и в работе с индивидуальными туристами. Количество сотрудников отдела - 2 человека. Так как компания специализируется на выездном туризме, соответственно этот вид туризма и есть ведущий.
Отдел внутреннего туризма организует различные путешествия граждан России по стране, знакомит с различными интересными местами и достопримечательностями. Количество сотрудников - 1 человек.
«SUNWAY» уделяет особое внимание индивидуальному туризму и туризму небольшими группами. Анализ показывает, что роскошные дорогие туры (например, чартерные) постепенно теряют свою популярность. В последнее время наблюдается следующая тенденция: на место путешествий большими группами приходит индивидуальный туризм (путешествия небольшими группами с семьей или друзьями) и целевой туризм (когда человек посещает только то, что интересно ему).
Отдел бухгалтерии занимается финансовыми вопросами, такими как начисление и выдача заработной платы, оплата путевок туристами, оплата за различные коммунальные услуги и многие другие. Количество сотрудников - 1 человек.
Для слаженной и эффективной работы отделам и менеджерам необходимо постоянно взаимодействовать друг с другом. Так работники разрабатывают различные туры, экскурсии, новые направления и программы, подсчитывают цены и т.д.
Количество персонала фирмы - 5 человек. У каждого из работников есть свои должностные инструкции и обязанности.
Должностные обязанностигенерального директора предприятия:
руководство в соответствии с законом;
организация работы и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений;
направление их деятельности на развитие предприятия;
организация производственно-хозяйственной деятельности;
принятие мер по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами;
обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства,
соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществление его хозяйственно экономических связей;
обеспечение выполнения предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов);
защита имущественных интересов в суде, арбитраже, органов государственной власти и управления и многие другие пункты;
работа с партнерами.
Генеральный директор предприятия имеет право:
без доверенности действовать от имени предприятия;
представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления;
распоряжаться имуществом и средствами предприятия с соблюдением требований, определенных законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;
открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета;
заключать трудовые договоры (контракты); - принимать решения и т.д.
Генеральный директор предприятия несет ответственность:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности;
за причинение материального ущерба;
генеральный директор предприятия несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий.
Основные функциональные обязанности бухгалтера:
выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества;
участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов, - осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета;
отражать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением денежных средств;
производить начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения;
выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации и др.
Бухгалтер имеет право:
принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности; - вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
Бухгалтер несет ответственность за:
невыполнение своих функциональных обязанностей; - недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения; - невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий директора;
- нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
Должностная инструкция менеджера:
1. Осуществляет поиск клиентов на покупку туристского продукта, в т.ч. через Интернет, по почте, по телефону и др.
2. Организует проведение мероприятий по продвижению туристического продукта (рекламных кампаний, презентаций, включая работу на специализированных выставках, распространение рекламных материалов, др.).
. Изучает требования клиентов к туристскому продукту, предлагает услуги, отвечающие заявленным требованиям.
. Консультирует клиентов:
о правилах въезда в страну (место) временного пребывания и правилах пребывания в ней;
о порядке и сроках оформления виз;
о валютном и таможенном контроле;
об обычаях местного населения;
о религиозных обрядах, святынях, памятниках природы, истории, культуры и других объектах туристского показа, находящихся под особой охраной;
о состоянии окружающей природной среды;
о санитарно-эпидемиологической обстановке;
об условиях обеспечения личной безопасности, соблюдения потребительских прав и сохранности имущества клиента;
об условиях получения неотложной медицинской помощи.
5. Обеспечивает клиентов распечатками, фотокопиями, каталогами и другими рекламными материалами по интересующему их туристическому продукту.
6. Ведет преддоговорные переговоры с клиентами и согласовывает следующие условия договоров (контрактов):
программа пребывания и маршрут путешествия;
обеспечение безопасности туристов;
дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность;
порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;
розничная цена туристского продукта и порядок ее оплаты;
минимальное количество туристов в группе;
срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы; пр.
7. Заключает договоры о реализации туристского продукта.
8. Подготавливает расписания, ваучеры, путеводители и иные туристические документы.
. После оплаты туристических путевок выдает клиентам туристский ваучер и другие документы, необходимые для поездки (паспорта, авиабилеты, пр.).
. Координирует выполнение обязательств:
по бронированию авиабилетов, отелей, гостиниц;
по размещению, проживанию и питанию туристов;
по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию;
по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период турпоездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; пр.;
11. Обеспечивает страхование клиентов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев.
12. Организует проведение инструктажей туристов о мерах предупреждения заражения особо опасными и паразитарными заболеваниями, ведет специальный журнал инструктажей.
. Выдает под личную роспись каждому туристу памятки “Гражданам, выезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям (чуме, холере, желтой лихорадке, ВИЧ-инфекции)”; “Профилактика малярии”.
14. Анализирует мотивацию спроса на реализуемые туристские продукты, организует изучение потребностей покупателей.
15. Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.
16. Изучает причины направления клиентами жалоб и претензий к качеству туристского продукта или иным условиям заключенных договоров, готовит ответы на них, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов.
17. Поддерживает контакт с постоянными клиентами.
Необходимо сказать об общих требованиях к работникам ООО «SUNWAY»: высокая культура общения, коммуникабельность, умение вести переговоры, умение пользоваться офисной оргтехникой, знание специальных программ и интернет, знание иностранных языков. Английский - обязательно, французский - желательно, высшее образование.
Важной и неотъемлемой составляющей фирмы является имидж компании. Имидж туристской фирмы - это целостная картина того, что фирма предъявляет клиенту. Имидж фирмы определяется многими факторами, включая и то, как выглядит, одевается и разговаривает, как ведет себя ее руководитель. Первое впечатление о человеке или организации наиболее точно. Придерживаясь исключительно этого постулата, дальновидные руководители много внимания уделяют не только своему внешнему виду, но и облику сотрудников, интерьеру офиса, вплоть до шрифта табличек на дверях кабинетов. Следует отметить, что секрет успеха далеко не в количестве появления рекламных материалов в газетах, на радио и телевидении. Ключ к успеху - в правильности концепции развития общественных связей. Для крупных организаций при поддержке имиджа особенно важна работа со СМИ, спонсорство, партнерство с госструктурами и общественными организациями. Еще одна особенность имиджа, которую необходимо учитывать, заключается в том, что он может быть различным для различных групп людей. Для широкой общественности важна репутация компании, для партнеров - ее конкурентоспособность. Кроме того, существует внутренний образ организации - представление о ней своих сотрудников, что тоже немаловажно.
Существует внешний имидж (качество продукта), осязаемый имидж (реклама, общественная деятельность, связи со средствами массовой информации, отношение персонала к работе и его внешний вид), внутренний имидж (финансовое планирование, кадровая политика компании, ориентация и тренинги сотрудников, программа поощрения сотрудников), неосязаемый имидж (покупательское «Я», самоимидж покупателя).
У ООО «SUNWAY» есть свой фирменный цвет - жёлтый и оранжевый. Логотип компании - солнышко в соответствующей цветовой гамме и товарный знак. Корпоративная идентичность отражает миссию, структуру, бизнес и притязания компании. И только в результате работы над корпоративной идентичностью и использования корпоративных коммуникаций возникает имидж. У менеджеров компании - специальная фирменная одежда. Женская - брюки/юбка чёрного цвета, рубашка белая с оранжевым галстуком. Мужская - чёрного цвета, рубашка белая с оранжевым галстуком.
В итоге реальные достоинства фирмы, коммерчески важные для потребителей, и привнесённые специалистами достоинства, составляют сконструированный специалистами образ фирмы.