1.
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.
ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.
ДОУ
В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».
Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» -- охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».
Понятие ДО имеет несколько аспектов: информационный, юридический, экономический и др.
В области ДО имеется специальная терминология, которая закрепляется в словарях.
|
|
Обеспечение решения вопросов возлагается на специальный аппарат. Его структура, функции и наименование определяется непосредственно организациями. Подразделения аппарата (управление делами, управление документационным обеспечением, общий отдел, секретариат, канцелярия, бюро контроля, группа по работе с обращениями граждан) выполняют оформление, поиск, передачу документов и т.д. Они в целом называются службой ДОУ (СДОУ).
Существующие системы ДО отличаются разнообразием. Такое положение определяется реализацией уровней и компетенцией, численностью работников, направлением и масштабом деятельности организации, особенностями, связанными со структурой организации, технической оснащенностью, квалификацией сотрудников и др.
По своему качественному состоянию используемые системы охватывают весь спектр от самых современных до крайне архаичных. ДО в значительной степени связано с традициями. Изменения происходили в результате отказа от бюрократических методов управления, расширения возможностей приобретения и внедрения современной техники.
Сегодня наблюдается усиление негативных явлений, что связано с приходом большого числа работников, слабо владеющих приёмами ДО, недостаточно разработанной нормативно-правовой базой, противоречивостью документов. К сожалению, есть низкое качество подготовки, ставящее под сомнение правильность чтения, хранения и уничтожения документов.
Обычно попытки целенаправленно подменить работу по развитию ДО способами других организаций, как правило, не дает ожидаемого эффекта и приводит к тиражированию ошибок. Существующая во многих организациях практика работы характеризуется отсутствием комплексного подхода к организации и развитию ДО.
|
|
О несовершенстве ДО свидетельствует:
1. Отсутствие качественной нормативно-правовой и методической базы, должностных и технологических инструкций, регламентов и схем прохождения документов.
2. Нечеткое разграничение ответственности в области ДО между подразделениями и работниками.
3. Нерациональная система учёта и регистрации документов, не позволяющая вести быстрый поиск, отслеживать повторный и дублирующий документ и т.д.
4. Отсутствие качественной номенклатуры дел, четкой системной классификации и индексации дел.
5. Отсутствие методики разработок по оформлению дел.
6. Отсутствие альбомов унифицированных форм типовых, регулярно употребляемых документов (АУФД).
7. Неразработанность вопросов оказания информационных, справочных, консультационных услуг в области ДО подведомственным организациям и гражданам.
Совершенствование ДО осуществляется по следующим основным направлениям:
1. Создание нормативно-правовой базы ДО.
2. Установление рациональной организационной структуры и определяемого числа работников СДОУ, а также систем взаимосвязи с другими структурными подразделениями.
3. Упорядочение форм и состояния документации, технологий ее подготовки и оформления.
4. Внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов.
5. Развитие, разработка, интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документов.
|
|
6. Создание механизма дальнейшего развития ДОУ, повышения квалификации работников, ведения методической работы по вопросам ДО.
Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами, позволяющее оптимизировать объем создаваемой документации, унифицировать формы документов, упорядочить пути прохождения документопотоков, повысить оперативность и полноту получения и обработки документной информации.
Создание рациональных систем ДОУ оказывает положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, сокращает трудозатраты на нетворческие, рутинные операции, повышает уровень исполнительской дисциплины.
ДО является сферой достаточно сложной, многогранной, которая регламентируется многочисленными законодательно установленными нормами, формируются столетними традициями делопроизводства. Для подготовки и оформления документов, их учета, регистрации, контроля исполнения поиска, систематизации, хранения используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и др. средства.
Созданием современных систем ДОУ требует привлечения квалифицированных специалистов, владеющих вопросами документоведения, права, организации управления, системного анализа, автоматизации информационных процессов.
2.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 20-30-е гг.
После 1917 года в основном шел процесс накопления опыта государственного строения. Это отразилось на содержании и формах работы госаппарата, в т.ч. и на организации делопроизводства.
Делопроизводство неразрывно связано с историей создания госаппарата и его работы. Вместо ранее сложившейся системы «производства» дел в этот период разрабатывались новые методы документирования. С ликвидацией частных предприятий коммерческая документация исчезла. Иным стало и делопроизводство как особая отрасль административной техники: упростилась переписка (использовалась советским руководством как средство связи); исчезли прошения, доносы, рескрипты и др.; появились декреты, мандаты, заявления;утратили значение документа переписка между равными организациями и неподчиненными друг другу организациями, а стали синонимом служебных писем и использовались в самых разных организациях по подчинению. (Сегодня осталось 73 вида ОРД.)
Вопросам делопроизводства уделялось значительное внимание. В основном, решались принципиальные вопросы управленческого труда, рационализации труда, техники управления.
Парадокс: наряду с бюрократизацией госаппарата шла активная работа по исследованию и внедрению передового опыта, в т.ч. и зарубежных методов научной организации труда (НОТ). Историки называли этот процесс «нотовским движением». Большим тиражом выходила научно-техническая литература по делопроизводству; руководство и координация этого процесса осуществлялись специально созданным Наркоматом Рабочее-Крестьянской инспекции (НКРКИ). Он курировал научно-исследовательскую деятельность Института техники управления (ИТУ). НКРКИ сначала возглавлял всю рационализаторскую работу в сфере управления.
В 1920 г. при НКРКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства.
В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации труда и работы с документами, а также создания органов, которые могли бы координировать и направлять эту работу. Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации НКРКИ, который был создан в 1922 г. и занимался, в основном, улучшением работы госаппарата. В состав этого отдела входила секция административно техники. На нее возлагалась разработка рациональных приемов, процессов, вопросов, связанных с рационализацией техники делопроизводства, стандартизации, повышением производительности и охраны труда, установление норм выработки. В планы работы этой организации помещались вопросы совершенствования процессов делопроизводства и контроля исполнения документов.
На 1922-1924 гг. предусматривалось проведение обследования делопроизводства и контроля исполнения в ряде учреждений, внедрение систем внутренней связи в организациях выработка рациональных приемов трудовых процессов и установление научных норм на делопроизводственное обслуживание.
В 1923 г. при ВСНХ было создано бюро ДОУ, которое было позже переименовано в бюро стандартизации. Этой работой занимался Центральный институт труда (ЦИТ). Бюро стандартизации являлось хозяйственно-расчетным органом, проводившим рационализаторскую работу преимущественно в торгово-промышленных организациях наряду с вопросами оперативного учета хозяйственной деятельности, бухгалтерского учета, занималось и вопросами делопроизводства.
Управленческое направление норм формировалось в неразрывной связи с развитием рационализаторской работы органов НКРКИ.
Научная организация труда в области рационализации делопроизводства развивалась по следующим направлениям.
Изучались вопросы значения и роли делопроизводства в деятельности учреждения, содержания делопроизводственных функций, правовых основ документоведения. Рационализация осуществлялась применительно к определенным категориям и группам организаций, а также для отдельных участников делопроизводственных процессов. При этом объектом рационализации являлись специфические операции, которые выполняются в работе с документами. Наибольший интерес специалистов вызвала разработка эффективной системы регистрации и классификация служебных документов, которая обеспечивает учёт, справочно-информационный поиск, проверку исполнения и группировку документов в первичные логические комплексы, т.е. дела.
В первой половине 20-х гг. было создано огромное количество вариантов индивидуальной и групповой карточной регистрации. Эти системы широко внедрялись в практику взамен журнальной системы. Разрабатывались формы регистрационно-контрольных карточек (РКК), методика их заполнения, схемы построения справок и контрольных картотек.
Для проведения работ по усовершенствованию труда был создан ряд подразделений при НКРКИ. В 1925 г. – Государственное бюро организации правительства (Оргстрой). Затем оно было преобразовано в Акционерное общество, которое являлось базой практических применений разработок ИТУ (который был хозяйственно-расчетной организацией). Одновременно с ним был создан Совет научной организации труда (СовНОТ). Центром все научно-исследовательской работы являлся ИТУ. Положение о нем было утверждено в 1926 г.
У ИТУ было 2 направления в работе: собственно научная работа и выработка определенных нормативов и научно-информативная и научно-популяризаторская работа. Это придавало ИТУ характер методологического руководящего центра в делопроизводстве.
Взаимоотношения всех организаций были определены в 1929 г. на Первом Всесоюзном совещании Оргстроя. Функции были распределены так:
· Наркомат – руководящий орган, вырабатывающий основные директивы по организации госаппарата.
· ИТУ разрабатывал научную базу.
· Оргстрой обобщал научные разработки экспериментальным способом.
Особое внимание ИТУ обращал на разработку системы планирования, учета и контроля исполнения. ИТУ стремился упростить технику работы сельсоветов, райисполкомов, рационализировать работу налогового аппарата, органов труда, военного ведомства, землеустроительных организаций, наркомата путей сообщения, органов ЗАГС.
Результаты экспериментальной работы обобщались различными инструкциями и положениями.
Со временем это движение приняло формы общественных объединений.
В циркуляре НКРКИ (август 1928 г) о руководстве рационализаторской работой учреждений указывал на необходимость усиления работ по улучшению планирования, учета, отчетности, постановки контроля. Основное внимание рационализаторы уделяли упрощению структуры и функций аппарата, разработке системы ответственных исполнителей, улучшению техники управления, нормирования труда, постановке контроля, улучшению методики и техники, сокращению документопотока, внедрению стенографии. Эти указания легли в основу деятельности ведомственных органов рационализации.
Для ознакомления работников с опытом ИТУ и зарубежным опытом была создана выставка-музей (материалы и оборудование, последние достижения в области техники).
Издавались журналы «Техника управления», «За рационализацию», «Вестник стандартизации», «Стенография и машинопись». Выпускалось большое количество литературы по вопросам рационализации управления. ИТУ занимался переводом литературы по этим вопросам, уделял внимание подготовке и переподготовке кадров.
Почти во всех городах открывались курсы. Были созданы Высшие государственные курсы административной техники, где готовили организаторов и инструкторов Оргстроя. Значительный вклад ИТУ внес в совершенствование документации. ИТУ выдал несколько стандартов, относящихся к формам и форматам документов.
Например, был разработан ГОСТ 634 -1929:номенклатура почти 200 наименования бумажных изделий, применяемых в управленческой работе, видов документов, телеграмм, конвертов, бланков денежных переводов; билеты, накладные. В области стандартизации форм документов был разработан бланк делового письма, который внес порядок в оформление реквизитов (место для адреса, указание номера, даты). Широко разрабатывалась трафаретная документация.
Для работ по личному составу был предложен трафарет учета, оформления движения личного состава в виде учетной карточки; формы записок, распоряжений о приеме/увольнении, переводе, отпуске, командировке. Все эти бланки изготавливались и распространялись Оргстроем.
Особое внимание уделялось организации контроля за исполнением документов.
В 1929 г. НКРКИ обобщил опыт работ по контролю. Было принято решение о создании центрального аппарата специальных контрольных органов – контрольно-плановое бюро, на которое возлагалась работа по контролю исполнения документов. В основе деятельности этих органов были положены принципы централизации всех видов контроля, создание единой системы контроля, обеспечение возможности проведения предварительного контроля и фактического контроля, установление системы ответственных исполнителей.
Разграничивалась ответственность за исполнение документов. Процесс контроля исполнения рассматривался как совокупность определенных видов работ: усвоение задания, сбор необходимой информации для исполнения, обработка, оценка и анализ собранного материала, подготовка проекта документа, его защита, т.е. согласование. При этом применялся бригадный метод исполнения, т.е. несколько исполнителей, правильного подписания документов, фактического контроля директивных документов, которые помогали осуществлять профилактику, т.е. предварительный контроль исполнения (поэтапно и по заданию в целом).
Результаты практической работы Оргстроя были обобщены ИТУ в виде документа «Общие правила документации и документооборота». В 1931 г. его экземпляры были разосланы для отзывов и внесения изменений. Он должен был получить утверждение для применения в обязательном порядке. Этот документ представлял собой своего рода положение по документоведению и делопроизводству: организация документации и документооборота; отправка корреспонденции; хранение незаконченных дел; и др. К нему были приложены образцы рекомендуемых форм документов. Проект не содержал указаний о регистрации и расписках при передаче документов. Однако в 1931 г. ИТУ был ликвидирован без передачи его функций другой организации. После этого развитие шло стихийно. Только в 1966 г. был создан координирующий центр.
ИТУ инкриминировали преклонение перед западным капитализмом. Прекратилось централизованное совершенствование форм документации. Упразднили и Оргстрой, что вызвало прекращение помощи организациям по внедрению разработок и нехватке оргтехники.
Научно-исследовательскую деятельность стал вести Наркомат тяжелой промышленности СССР, частью которого был НИИ организации управления и производства (ЦИО). Но ЦИО работал только в сфере организации производства.
В неблагоприятных условиях оказалось и делопроизводство. В ряде организаций преемственность сохранилась дольше.
Много трудностей было связано с пренебрежительным отношением к делопроизводственным «мелочам». Постепенно делопроизводство вернулось к журнальным формам.
В наше время восстанавливается высокая социальная значимость и реальная оценка труда работников управленческой сферы. Если сравнить современные квалификационные требования и должностные обязанности делопроизводителей с организационными принципами в Правилах (широкомасштабный проект нотовского движения, в котором отражались теоретические и практические достижения), то нельзя с уверенностью сказать, что современное делопроизводство достигло более высокого уровня. Содержание Правил является актуальным и сегодня. Методологический подход вполне может быть применен при разработке норм и правил и сегодня.
Функции по организации делопроизводства в 30-е гг. постепенно перешли к архивной службе, которая в 1936 г. разработала перечни документов со сроками хранения, номенклатуру дел. После этого разрабатывались классификаторы служебных документов. Работа проводилась по отдельным ведомствам. Создавались инструкции, некоторые из них носили типовой характер.
Особый интерес представляют решения Первого межотраслевого совещания по оргтехнике (1941 г), организованного Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Представители различных ведомств указывали на отсутствие делопроизводственных органов, норм государственного регулирования. Неудовлетворительным было признано положение с подготовкой кадров делопроизводства, низкий уровень механизации труда. Была намечена программа по улучшению постановки делопроизводства и архивного дела: создать организационно-управленческий центр, разрабатывающий положения о делопроизводстве для всех учреждений, предприятий в качестве общеобязательных норм; разработка положений о кадрах, ответственных за состояние делопроизводства; механизация труда, производства документационной техники; унификация и трафаретизация служебных документов; установление единой системы подготовки и переподготовки кадров (в 1964 г. было предусмотрено введение в программу средних школ изучение правил составления служебных заявлений, подготовка преподавательских кадров); создание Всесоюзного НИИ по разработке делопроизводства (1966 г.).
В это время архивной службой руководило Главное архивное управление.
В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документационной части и охране документальных материалов текущем делопроизводстве учреждений и предприятий Союза ССР». В основу было положено создание единых норм, ведомственных инструкций по делопроизводству. Единые нормы касались порядка оформления, учета или регистрации, движения, исполнения и контроля исполнения, классификации и систематизации делопроизводства, организацию архива и сдачи документов в архив. Были сделаны попытки увязки делопроизводства архивов.
3.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕЛАРУСИ в
20-е гг.
В Беларуси в начале 20-х гг. было создано Бюро НОТ, кружки НОТ. Они занимались изучением, кадров, их сокращением, инструктировали о переводе всех организаций на более совершенный уровень, проводили обследования по делам делопроизводства. Изучение шло в 2 направлениях:
1. Организация вокруг этой работы как научных, так и практических работников. Результатом этого явилось образование ассоциации по НОТ при Институте белорусской культуры, который имел психотехническую лабораторию, проводил крупные работы в этом направлении. Научные силы читали лекции по НОТ, проводили занятия и курсы на кружках НОТ. Эта ассоциация находилась на госбюджете, что обеспечивало хорошую материальную базу.
2. В практике работы с документами внедрялись разработки союзных организаций.
В 1938 г. было издано постановление ЦИК БССР о мерах улучшения архивного дела в БССР, где предусматривалось обязать руководителей организаций возложить персональную ответственность за сохранность документов и архива на деловода или секретаря. Ряд постановлений по этому вопросу был принят в послевоенный период. Например, в июне 1944 г. принято постановление СНК «Об обеспечении сохранности документационных материалов государственных и ведомственных архивов по освобожденным районам БССР от немецко-фашистских захватчиков». В нем было дано указание архивным отделам немедленно взять на учет все оставшиеся материалы, а местным органам принять меры по их сохранности. 14 июня 1948 г. было принято постановление СМ БССР, предусматривавшее полное упорядочение документных материалов, законченных делопроизводством, обеспечение контроля за их сохранностью.
8 марта 1921 г. был издан Циркуляр о порядке ведения делопроизводства в уездных и волостных земельных отделах; 20 апреля 1919 г. – «Правила ведения делопроизводства в сельхозотделе Наркомзема ЛитБел; 25 февраля 1923 г. – Постановление особо совещания сотрудников управления делами ЦИК, СНК БССР об упорядочении ведения делопроизводства в канцелярии и наблюдении за своевременным исполнением учреждениями распоряжений ЦИК и СНК; 10 апреля 1923 г. – Инструкция по учету и регистрации, ведению делопроизводства в отделах НКРКИ БССР; 31 марта 1924 г. – Инструкция НКРКИ БССР по ведению делопроизводства в горсоветах, сельсоветах, окружных и районных исполкомах;19 апреля 1924 г. – Инструкция (проект) по улучшению госаппарата НКРКИ БССР и о порядке реорганизации делопроизводства.
4.РАЗВИТИЕ ДЕЛОРОИЗВОДСТВА В 60-80-е гг.
Все изменения документов в конце 50-х годов обобщались в ряде разработок ГАУ при СМ БССР.
В 1963 г. были введены в действие «Основные правила постановки документационной части делопроизводства и работы архивов». Этим документом регламентировались правила делопроизводства (оформление документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка номенклатуры дел). Все основные операции по приведению документов в порядок должны проводиться в канцелярии.
11 ноября 1963 г. СМ БССР было принято постановление «О мерах по улучшению архивного дела в БССР», в соответствии с которым министерства и ведомства обязывались усилить контроль за постановкой делопроизводства и состояния архивов подведомственных организаций.
17 января 1968 г. было издано постановление СМ БССР «О проекте примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах Советов трудящихся».
В 1972 г. были разработаны 2 союзных стандарта 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». (Всего было около 29 стандартов.)
СМ БССР распоряжением от 1 февраля 1984 г. №50Р «О внедрении ГОСТов 6.38-72 и 6.39-72» установил порядок соблюдения стандартов при оформлении ОРД, изучения требований работников, занимавшихся составлением документов.
В 1974 г. появились классические документы. Госстандартом СССР, Госкомитетом по науке и технике, Главархивом СССР была разработана «Единая государственная система делопроизводства» (ЕГСД). Эта система применялась в работе с документами как основной регламентирующий этот порядок документ. ЕГСД включала 8 тематических разделов:
1. Правила составления документов;
2. Рациональная организация документооборота;
3. Регистрация документов;
4. Контроль исполнения;
5. Номенклатура дел;
6. Подготовка дел и их передача в архив;
7. Организация рабочих мест;
8. Механизация работ по делопроизводственному обслуживанию.
Общая часть (1 раздел), в которой определялись задачи разработки, установления границ и сфер деятельности ЕГСД, правовой статус, методическое единство всех разделов ЕГСД.
При внедрении ЕГСД предусматривались мероприятия по обеспечению внедрения системы: разработка структурными подразделениями положения и
должностных инструкций, инструкции по делопроизводству, регламентов, правил на отдельных участках. Материально-техническое направление: разрабатывались бланки документов, регистрационных карточек, обложек дел, обучение сотрудников ведению делопроизводства на новых началах, приобретение оборудования.
В ЕГСД не было журналов (только при документообороте в 500 документов), документы передавались без расписки исполнителя. Впервые была предложена форма регистрационно-контрольной карточки (РКК), у которой была реализована идея групповой регистрации.
Разработка и внедрение ЕГСД обеспечивали единые требования в организациях. ЕГСД носила рекомендательный характер. В целях нормативного обеспечения и закрепления положений, предусмотренных ЕГСД, в 1975 г. была издана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах облсоветов депутатов трудящихся БССР». Она определяла общие требования делопроизводства и содержала приложения (учетно-регистрационные формы, номенклатура дел, описи, некоторые формы документов).
В 1968 г. был издан Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР.
В 1981 г. Главархивом при СМ СССР была разработана Унифицированная система ОРД (УСОРД). Основной целью ее разработки являлось создание комплексов документов, которые обеспечивали организационно-распорядительную деятельность организации. Система применялась для обработки документов средствами ЭВМ и применялась для исполнения традиционных методов обработки. В УСОРД были включены 73 формы документов, которые распределялись на 3 подсистемы:
1. создание, реорганизация, ликвидация организаций;
2. контроль исполнения документов;
3. кадровое обеспечение.
УСОРД внедрялась и в Беларуси. В системе архивов БССР была создана служба ведения УСОРД.
Разрабатываемые унифицированные системы предполагали введение новых систем.
УСОРД была переработана в 1999 г. УСОРД 1999 г. содержит унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации, приватизации организаций; обеспечивающие распорядительную деятельность организации; по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; по приему на работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий.
К началу 1984 г. были разработаны 16 УСД общесоюзного значения. Такие, как денежно-расчетная, планово-отчетная и др.
В 1986 г. были разработаны «Основные правила работы архивов» ГАУ при СМ СССР. В 1988 г. Главархивом при СМ СССР был утвержден Перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
4.
РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
В 1990 г. был принят новый стандарт 6.38-90 «УСОРД. Требования к оформлению документов», который применялся при оформлении ОРД, при распорядительной и исполнительной деятельности органов госуправления. В нем были предложены 32 реквизита документа.
В 1991 г. была принята «Государственная система ДОУ» (ГСДОУ). В ней содержатся общие требования к документам и органам госуправления. Она представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования документирования управленческой деятельности. Ее основная цель – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов; создание условий для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки, анализа информации и совершенствования работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ используются организациями для разработки инструкций по делопроизводству и совершенствованию ДОУ. ГСДОУ заменила ЕГСД, которая была этапным документом.
В 1995 г. Комитетом по архивом и делопроизводству, БелНИИДАД была разработана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах других центральных органах управления». Эта инструкция была внесена Министерством юстиции в государственный реестр и являлась обязательной для применения. Ее требования распространялись на все организации любой формы собственности. Она устанавливала порядок применения, учета, подготовки, хранения, контроля исполнения, оформления и размножения документа. Устанавливался порядок, в соответствии с которым в каждой организации должна быть разработана самостоятельная инструкция по делопроизводству на основании Примерной инструкции и других нормативно-правовых актов (НПА), не противоречащих инструкции.
В 1995 г. был введен белорусский стандарт ГОСТ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документа».
В 1997 г. были разработаны «Основные правила работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».
В 2001 г. постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству ль 6 августа 2001 г. №38 был учрежден Перечень типовых документов в указанием сроков хранения. Часть 1. 2 часть Перечня была введена в действие весной 2006 г. Это повлекло отмену Перечня 1988 г. с декабря2006 г.
6 октября 1994 г. был принят Закон «О Национальном архивном фонде (НАФ) и архивах в РБ» (эта дата считается Днем архивиста). Изменения и дополнения к этому закону были приняты 6 января 1996 г.
НАФ состоит из 2 частей:
1. государственная;
2. негосударственная.
Документы НАФ хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях, где они были образованы, до их передачи в госархивы. Сроки ведомственного хранения продлеваются на основе договора. Право постоянного хранения документов предоставлено музеям и библиотекам. Государственные организации хранят документы:
15 лет – республиканского значения;
10 лет – областного значения;
5 лет – районного и городского значения.
В 2003 г. была разработана Номенклатура дел (НД). А в 2004 г. было установлено, что дела хранятся в подразделениях на протяжении 1 года и в архив передаются только дела постоянного хранения; в течение года оформлением документа занимаются работники подразделения.
С 1 января 2006 г. в каждой организации должны быть составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу.
Негосударственные организации могут передавать документы в госархив, но это осуществляется на основе договора с компенсацией расходов за хранение и использование документов.
В случае ликвидации негосударственной организации ее документы передаются в территориальные архивы местных исполнительно-распорядительных органов.
В соответствии с постановлением СМ РБ от 28 декабря 1999 г. №1947 был создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госархивнадзор) при Государственном комитете по архивам и делопроизводству. Вследствие того была введена должность Главного госинспектора архивов и делопроизводства, госинспекторов областей, у которых имеются соответствующие удостоверения. Они имеют право оштрафовать и применять меры административных взысканий при выявленных нарушениях (от 3 до 20 базовых величин). Это положение закреплено в законе «Об административных правонарушениях» с изменениями от 27 июня 1997 г. В Уголовном кодексе содержатся соответствующие статьи (стст. 3, 4, 377).
5.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
Регистрация – запись по установленной форме сведений о документах. Регистрация фиксирует факт поступления, отправки или создания документа.
Существуют 3 системы регистрации:
1. Централизованная, при которой все документы (входящие, исходящие и внутренние) поступают в специальное подразделение (канцелярию), где регистрируются, а затем выполняются исполнителем.
2. Децентрализованная, при которой документы регистрируются непосредственно в структурных подразделениях. Применяется в территориально разобщенных организациях.
3. Смешанная система применяется в организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть документов регистрируется СДОУ, другая – в структурных подразделениях.
Регистрация должна быть связана с другими видами работ по делопроизводственному обслуживанию: контролем исполнения документа, оформлением дел, организацией, хранением и поиском документов.
Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, включаются в специальный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. Документы, включенные в этот перечень, передаются в структурные подразделения, минуя руководство (без его резолюции).
В Примерной инструкции предусматривается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. На его основании в каждой организации разрабатывается свой индивидуальный перечень документов. Вначале этот перечень может быть разработан в качестве самостоятельного документа, а затем включен в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В данный перечень включаются:
· Письма, присланные для сведения;
· Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
· Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
· Графики, наряды, заявки;
· Сводки и информации, присланные для сведения;
· Учебные программы, планы;
· Рекламные извещения;
· Прейскуранты;
· Копии;
· Пригласительные билеты и письма;
· Печатные изделия;
· Статистическая отчетность.
Нецелесообразно составлять перечень документов, подлежащих регистрации, т.к. регистрации подлежат все документы, за исключением вышеуказанных.
В перечень включаются документы, которые регистрируются в специальных формах отраслевых служб (включая документы, по которым СДОУ справок не наводит): бухгалтерий, библиотек и т.д.
Составление перечня идет 2 путями:
1. Выделяются документы, не требующие ответа;
2. В каждой службе выявляется, какие виды документов сводятся при поступлении/создании.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, получаемые из других организаций, требующие ответа/исполнения. Т.е. в перечень включаются документы, нуждающиеся только в учете или контроле за фактом поступления и не являются объектами для наведения справок СДОУ.