Научно обоснованная классиф доков в дп позв прав форм доки в дела, что облегчает их поиск. Для этого в орг разраб схемы гриппировки доков в первичные (тематически)(дела). Эти классификационные справочники – номенклатура дел.
Номенклатура дел (НД) – систематизированный список наименований дел заводимых в дп, дел с указанием сроков хранения, утверждаемый в установленном порядке.
НД, раскрывая содержание и характер деятельности организации, обеспечивает порядок формирования дел, порядок учета дел в делопроизводстве и в архиве.
Контроль за соблюдение НД структурного подразделения организации – одна из основных функций службы доу.
Помимо того, что НД выполняет функции указателя основных направлений деятельности организации, схемы группировки исполненных документов по тематическим комплексам – делам, базы для индексирования документов и дел, она также выполняет функции указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве. НД выполняет функцию учетного документа в архивах для дел временного (до 10 лет) хранения.
11.2. Порядок составления, согласования и утверждения
Ответственность за разработку НД возлагается а СДОУ (канцелярию, секретариат, общий отдел, управление делами). Составлением НД должны заниматься и руководящие работники и специалисты организации, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений, могут прогнозировать состав документов на предстоящий год, определять ценность документов.
Неправильно поручать работу только заведующему архивом. Он принимает участие в разработке, но его задачей является оказание методической помощи.
|
|
НД составляется в 4 квартале текущего года, чтобы СДОУ и архив смогли до 1 января согласовать и утвердить НД в установленном порядке. Несвоевременно составление НД может привести к нарушению требований по комплектованию дел.
Прежде чем приступить к составлению НД, необходимо провести организационную работу. Руководитель СДОУ и заведующий архивом проводят совещание с представителями всех структурных подразделений, на котором подводятся итоги по формированию дел и НД в текущем году, даются указания о сроках представления НД в СДОУ, её согласовании и утверждении.
Для составления НД используются уставы или положения об организации, структурных подразделениях (в них определены функции организации и будут соответственно формироваться дела), должностные инструкции, штатные расписания (названию отдела и должность), планы, отчеты, регистрационные формы (журналы и картотеки), номенклатуры за прошлые годы, описи дел постоянного и временного хранения, перечни типовых документов и ведомственные перечни дел с указанием сроков хранения. Уставы, положению, штатные расписания, инструкции помогают определить схему построения НД с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи и функции на следующий год. Учетно-регистрационные формы помогают уточнить состав и содержание документов. Перечни – виды документов с указанием сроков хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекшего года и описи дают сведения о ранее заведенных делах, образованных процессах деятельности организации.
При составлении НД руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству, Основными правилами работы архивов 1997 г.
|
|
Во вновь созданной организации НД составляется в любое время года, а затем -- к началу делопроизводственного года. Точно также при реорганизации НД должна быть составлена в любое время года. Могут быть случаи, когда вновь созданная организация получает от предшественника или другой организации незавершенные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними. В таком случае эти дела включаются в НД правопреемника для продолжения их в делопроизводстве (в качестве резервных номеров).
НД должна охватывать весь объем документов, образующихся в организации, не зависимо от сроков их хранения. В НД также включаются все учетно-регистрационные формы (книги, журналы, карточки).
Не подлежит включению в НД вся печатная продукция, национальный реестр правовых актов и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, бюллетени и др.
В деятельности организаций сложилась практика заведения группы дел по отдельным вопросам, решаемых в течение нескольких лет – переходящих дел. Они могут пополняться документами всего периода, и их ведение ежегодно предусматривается НД. Переходящие дела включаются в НД следующего делопроизводственного года под тем же индексом.
Переходные дела условно подразделяются на:
ü Незавершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса: документы о реорганизации и ликвидации организации, отчеты, переписка;
ü Дела, которые ведутся в течении нескольких лет до окончательного заполнения форм: учетно-регистрационные формы (журнал учета договоров, книга замечаний и предложений);
|
|
ü Дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые могут формироваться в течение нескольких лет. В организациях в течение делопроизводственного года получаются несколько инструкций. В таком случае дело формируется, пока не достигнет объема в 200-250 листов. Например, инструкции, методические указания Министерства по налогам и сборам.
Если в истекшем году дело состояло из 2 или более томов, а последний том не закончен, то в НД будущего года включаются все тома переходящего дела.
Основой для составления НД в организации в целом служат НД структурных подразделений. В структурных подразделениях НД составляются исполнителями совместно с должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства этой службы.
СДОУ и архив оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в том числе и по подготовке НД. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков составления дел. Поэтому НД структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом или лицо, ответственное за архив. При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении НД согласовывается с ней. Затем НД подписывается руководителем этого подразделения. После этого структурные подразделения передают свои НД в СДОУ (или специалисту, ответственному за организацию документооборота). На основании НД структурных подразделений СДОУ разрабатывает сводную НД по организации в целом.
Сводная номенклатура визируется заведующим архивом, подписывается руководителем СДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации. Ежегодно НД в организации уточнятся, перепечатывается и утверждается руководителем организации (1 января). Ежегодный экземпляр НД является документом постоянного хранения и включается в раздел НД СДОУ.
НД государственных организаций, сдающих документы на хранение по истечении истекших сроков ведомственного хранения (5, 10 и 15 лет) в государственный архив, согласовывается не менее чем 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения.
Государственные организации (10 тыс.), не сдающие документы в государственный архив, согласовывают свою НД 1 раз в 5 лет с ЦЭК вышестоящей организации (внутриведомственный контроль).
НД негосударственные организации, заключившие договор с государственным архивом, согласовывают НД также 1 раз в 5 лет с ЭПК или ЭМК архивного учреждения. Негосударственные организации, не заключавшие договор, свою НД согласовывают с собственной ЭК. Но НД должны быть составлены также как в государственных.
Ежегодно НД в организациях уточняются, перепечатываются и переутверждаются. НД структурного подразделения постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры СДОУ.
Составляются 4 экземпляра НД (максимум):
1. Хранится в СДОУ. Он включается в НД СДОУ и хранится постоянно.
2. Используется в качестве рабочего экземпляра. После утверждения сводной НД структурные подразделения получают выписки из этой НД по своему разделу. Выписка хранится в структурном подразделении 5 лет и включается в соответствующий раздел НД этого структурного подразделения.
3. Передается в архив организации. Заведующий архивом на основании номенклатуры дел проверяет формирование дел в структурных подразделениях в течении делопроизводственного года. В соответствии с этой НД заведующий архивом ведет контроль за передачей дел в архив и прём дел с временными сроками хранения (до 10 лет).
4. Передается на согласование (1 раз в 5 лет) в соответствующий государственный архив или архив вышестоящей организации, если организация не является источником комплектования государственного архива. В государственном архиве ведется наблюдательное дело, включающее все номенклатуры, справки и т.п. + карточку учета: кто руководитель, его данные, что принималось, реорганизация и т.д. Именно для этого нужен 4 экземпляр.
НД может быть составлена и в 2 экземплярах, если, например, на СДОУ возложены обязанности по ведению архива, а сама организация имеет негосударственную собственность, и не заключала договор с архивом.
В НД после наименований основных структурных подразделений в порядке значимости включаются дела общественных организаций. Например, профсоюзный комитет, комиссия, советы. В НД также включаются дела, которые заводятся и в архиве.
11.2. Схема построения НД
В сводной номенклатуре дел названия структурных подразделений располагаются в соответствии со штатным расписанием. При это документы СДОУ в любом случае располагаются в начале номенклатуры. Это связано с тем, что в СДОУ откладываются ОРД руководства организации (приказы, устав, положение), документы, касающиеся деятельности всей организации в целом (переписка по основным вопросам деятельности).
Обычно НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение только по функциональному принципу (если в организации мало человек) в организациях, не имеющих устойчивой структуры. Разделами НД, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений, располагающиеся в соответствии со штатным расписанием:
1. Канцелярия;
2. Производственно-технический отдел;
3. Отдел техники безопасности;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров;
6. …
15. Архив;
…
20. Профсоюзный комитет.
При структурно-функциональном принципе разделами будут названия структурных подразделений и названия направлений деятельности. Например:
1. Руководство (СДОУ – секретарь руководителя);
2. Организация производственной деятельности;
3. Финансирование;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров
6. Техника безопасности;
7. …
15. Архив.
…
20. Профком.
Разделами по функциональному принципу являются только направления деятельности. Например:
1. Руководство;
2. Организация производственной деятельности;;
3. Бухгалтерский учет и отчетность;
4. Техника безопасности;
5. Профком.
В организациях со сложной структурой разделами НД, построенной по структурному принципу, могут быть названия более мелких подразделений (отделов, секторов, групп) или направлений деятельности:
…
5. Управление договорно-правовой и кадровой работой
5.1. юридический отдел
5.2. отдел кадров
5.3. договорно-правовая работа.
Соответственно, индексом дела будет, например, 5.1-2/35, 5-1-2, 5-1-3.
Каждый раздел в сводной НД начинается, как правило, с новой страницы. В этом случае легче использовать в качестве рабочего 3 экземпляр, передаваемый в структурные подразделения.
В свою очередь, расположение дел внутри каждого раздела и подраздела НД определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Формулирование наименование каждого дела надо исходить из того, что в дело включаются документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.
В каждом структурном подразделении дела размещаются по группам, а внутри каждой группы располагаются в следующем порядке:
1. Дела постоянного хранения;
2. Дела временного хранения (более 10 лет);
3. Дела временного хранения (менее 10 лет).
Например:
1. Годовой финансовый отчет;
2. Квартальный отчет;
3. Месячный отчет.
Расположение наименований дел в пределах НД зависит от признаков их заведения, которые отражаются в следующей последовательности:
1. Номинальный (приказ по основной деятельности, например);
2. Авторский;
3. Предметно-вопросный;
4. Корреспондентский;
5. Географический;
6. Хронологический.
Тек, наименования дел, более важных с точки зрения номинальной характеристики, т.е. указания их вида (устав, положение, приказ), выдвигаются на первое место. Поэтому в НД в начале указываются дела с организационными документами (устав, инструкция); затем – с распорядительными (прежде всего вышестоящих организаций); затем – с распорядительными документами руководителя данной организации; затем – протоколы; штатное расписание; планы; отчеты; договоры; бухгалтерские документы; справочно-информационные документы (акты, справки, докладные); в конце располагается переписка.
Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в порядке следования периодов, за которые сгруппированы документы. Например, в группе дел с планами в начале могут идти перспективные, затем годовые, квартальные и т.д. Аналогично систематизируются и планы, отчеты.
С учетом данного требования после подлинников приказов включаются дела с копиями приказов. Однородные дела с корреспондентским, географическим и другими признаками заведения располагаются в алфавитном порядке.
Составление заголовков дел
Одним из важных является вопрос о конструкции заголовка. В частности, о порядке или последовательности расположения его элементов. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.
Наиболее существенные элементы заголовка:
ü Название вида заводимого дела (документы, переписка) или разновидности его документов (приказы, акты, протоколы).
ü Автор документов (организация или лицо, которое составляло документы).
ü Адресат (организация или лицо, которому адресуются документы). Если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке вместо адресата указывается корреспондент.
ü Географическое название (местность). Указывается территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой касаются документы.
ü Время. Указывается, когда документы были составлены или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.
ü Также могут содержаться сведения о подлинности или копийности документов. Место хранения первого экземпляра документа определяется самой организацией. В этом случае в графе «Примечания» делается ссылка на место хранения подлинника.
Для дел, содержащих копии документов, устанавливается срок хранения 3 года (с указанием той же статьи по перечню).
Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы – автор документов.
Название организации в заголовках дел, включаемых в НД, указывается кратко или опускается (полное название указывается на бланке НД). Например, «Штатное расписание университета на 2007 год».
Необходимо обратить внимание на составление дел с перепиской. Если в дело формируется переписка с 2-3 организациями, то из названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащими переписку с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия не указываются. В заголовках дел содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, указывается обобщенное название (например, «Переписка с вузами»).
При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (АТЕ), которых касается содержание документа, следует учитывать:
ü если содержание документов касается всех или нескольких АТЕ, то в заголовке из названия не указываются (например, «Переписка с инспекциями Министерства по районам Брестской области по вопросам налогового учета»).
ü если содержание дела касается одной АТЕ (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке (например, «Переписка с инспекцией Министерства по г. Бресту по вопросам налогового учета»).
ü если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дара (например, «Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству о работе архивных учреждений за 2006 г.»).
В заголовках некоторых дел принято обобщение «Документы о чем? ». Этот термин употребляется, когда в дело формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения. В конце, в скобках, указываются 2-3 вида документов, находящихся в деле. Это обобщение употребляется также при объединении в одном деле приложений к документу или документам.
Термин «Дело» употребляется в заголовке, если в дело объединяются документы различных видов, но связанных между собой последовательностью разрешения вопроса (например, «Дело о рассмотрении жалобы гражданина Новикова А.В.»). Также этот термин употребляется в названии личных дел, некоторых судебных дел (например, «Личное дело №65 Иванова А.Р.»). ведутся специальные учетные книги личных дел.
Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, обеспечение). В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (например, «Разная переписка» или «Входящие или исходящие документы»).
Годовые планы, сметы, отчеты включаются в НД предстоящего года, в течении которого они должны поступать или воздаваться в данной организации. Например, в НД на 2006 г. может быть включен план по труду на 2007 г. и отчет за 2005 г., если они составлены в 2006 году.
11.4. Индексация дел
При практическом применении НД большое значение имеет система нумерации дел – индексация.
Индекс состоит из номера структурного подразделения и валового номера дела. Существуют 3 системы индекса:
ü цифровая;
ü буквенная;
ü смешанная.
В современной практике применяется цифровая. Индекс дела проставляется в первой графе НД и состоит из обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера дела по НД в пределах структурного подразделения или направления деятельности. Например, 4-18 (4 – индекс структурного подразделения; 18 – порядковый номер).
Индекс зависит от степени детализации структурного подразделения. Например, управление состоит ил трех отделов, поэтому индекс будет выглядеть так: 2.1-10/124.
Если в организации имеется классификатор вопросов деятельности, индекс может состоять из условного обозначения по классификатору вопроса, к которому относится дело, порядковый номер структурного подразделения и номер дела внутри подразделения: 260-10-22.
В конце каждого раздела НД помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые не могут быть не учтены при составления НД.
Система индексов должна быть стабильна. 11.5. Графа «Количество дел»
Графа «Количество дел (томов, частей)» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество томов по каждому виду заводимого дела (с учетом того, что в каждом должно быть сформировано не более 250 листов).
Пример: Дело №2-3 т.1
На обложке дела после индекса указывается номер тома и проставляется дата начала и окончания дела (например, 02.01.2006-27.07.2006). На следующей папке ставится «Т. 2» и проставляется «27.07.2006-31.12.2006».
Если было заведено 2 тома, а третий не завершен, то в НД предстоящего года включаются все тома переходящего дела под тем же индексом.
11.6. Графа «Срок хранения дела (тома, части) и статья по перечню»
Напротив наименования каждого дела проставляется срок его хранения со ссылкой на статью перечня типовых документов с указанием срока хранения и ведомственных документов с указанием сроков хранения. Типовыми являются документы, образованные в деятельности организации при документировании типовых, общих для всех организаций функций, не зависимо от рода деятельности, формы собственности и т.д.
Ведомственные перечни дают более полный список видов документов применительно к видам отраслевых систем. Статьей перечня является порядковый номер вида документа, включенный в перечень в соответствии с первой графой. (В перечне 2007 г. вместо статей указаны пункты).
Перечни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении НД из перечня берутся соответственные формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.
11.7. Графа «Примечания»
В случае, если срок хранения категории документов определить невозможно по причине отсутствия информации об этом в перечне, экспертная служба организации определяет этот срок самостоятельно, а потом направляет свое решение в учреждение государственной архивной службы.
В этой графе оговариваются особенности приема документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, порядок формирования документов в дела; конкретизируются и уточняются сроки хранения документов. (например, «Срок хранения 3 года после проверки налоговыми органами и при условии завершения ревизии»).
Образцы подписей тоже хранятся 3 года, но в «Примечаниях» есть запись: «после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии».
В настоящее время посредством ЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются бухгалтерские и финансовые документы и др. Срок хранения подобных документов будет соответствовать сроку хранения аналогичных документов на традиционных носителях. Для них в «Примечаниях» проставляется запись «В электронном формате». Это предполагает вывод документов на бумажный носитель и удостоверение его традиционным способом.
Графа служит для различных отметок: о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, о незаведении дел, о переходящих делах (запись «Переходящие»), о включении дел в акт о выделении к уничтожению, могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование дела, делается отметка о подлинности или копийности документов, сформированных в дела.
НД состоит из таких элементов:
1. опись дел постоянного хранения;
2. опись дел по личному составу;
3. акт о выделении документов к списанию.
НД является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив. Дела временного хранения передаются в архив под индексами, присвоенными им НД, а в графе «Примечания» проставляется запись «Сдано в архив». В этом случае в конце НД делается отметка о приёме/передаче дел в архив. В случае реорганизации или ликвидации организации дела временного хранения передаются согласно указанному выше порядку.
11.8. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
По окончании делопроизводственного года в НД делается запись о количестве заведенных дел (отдельно о количестве дел постоянного, временного более 10 лет и временного менее 10 лет хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»).
Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в НД будущего делопроизводственного года.
Срок хранения дел до 10 лет исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2006 г., идет с 01.01.2007.
Сведения, содержащиеся в НД в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в ведомственный архив.
После подписания НД руководителем СДОУ в итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и её расшифровки.
Название организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______№ 1-15___
г. Минск
на 2006 год
| Индекс дела | Название, заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
У тех организаций, которые не передают документы в госархив, максимальный срок хранения документов составляет 10 лет. Документы временного хранения помещаются в архив по НД.
Итоговая запись о количестве и категориях
Заведенных дел в ________ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | ||
| Переходящих | С отметкой «ЭПК» | |||
| Пост Вр.(более 10 лет) Вр. (менее 10 лет) Итого | 20 30 150 200 | 1 1 2 4 | 3 1 4 8 | |
Зав. канцелярией подпись Расшифровка подписи
10.01.2007
11.9. Виды НД
ü индивидуальная;
ü типовая;
ü примерная
Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.
Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер (в них отсутствует графа «Индекс дела»).
Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.
При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.
В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.
Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.
Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.
12. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ВО) ДЕЛА
12.1. Оформление
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.
ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.
ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.
ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.
Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела №3-2
| Номер по порядку | Индекс документа | Заголовок документа | Дата | Номера листов дела | Примечания |
| 1 | 1 | Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства | 10.01.2006 | Стр. 1-3 | |
| 2 | 2 | О распространении обязанностей между руководством министерства | 15.01.2006 | Стр. 4-7 |
Итого 50 (пятьдесят) документов.
Количество листов внутренней описи 6 (шесть)
Главный специалист Подпись Д.О. Бенько
20.01. 2007
При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.
Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».
В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.
Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 59 | ФИО в И.п. | 15.01.1997 25.03.2006 | 1-15 | |
| 2 | 45 | Борисова О.А. | 20.05.1996 20.10.2006 | 16-30 |
Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)
В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.
В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.
В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.
13. ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с НД. Признаки заведения дел – основные элементы формуляра документа – совокупность составных частей реквизитов документа.
Документы формируются по следующим признакам:
ü Номинальный – соединение в дела документов, имеющих одно и то же название разновидности («Приказы ректора…»).
ü Предметно-вопросный – объединение документов одного содержания («Документы по инвентаризации…», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности организации»).
ü Авторский – документы одного автора («Правила внутреннего трудового распорядка министерства»).
ü Хронологический – документы за определенный период («Отчеты министерства о работе с кадрами за 2006 г»).
ü Корреспондентский – переписка с определенным корреспондентом.
ü Географический – содержание, автор, корреспондент связаны с определенной территорией («Отчеты предприятий Брестской области за 2006 г»).
Дело, которое сформировано по одному признаку будет ограничено его обозначением, но в практике используются несколько признаков (отчеты чьи? О чем? За какой период?).
Пример заголовка по номинальному принципу в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов».
При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила:
1. Помещать в дело документы, которые по содержанию соответствуют наименованию дела по НД. Если документы, образованные в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в существующие дела, заводятся новые дела с внесением их в НД (резервные дела).
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дел. Наиболее наглядно это можно показать на примере приказов. Так, предусматривается отдельное формирование их по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам (5 лет), по личному составу (75 лет, 3 года – в разные дела). В этих же целях при формировании приказов, поступивших из вышестоящих организаций, рекомендуется формировать их в отдельные дела: те, которые относятся к деятельности организации – постоянного хранения; те, которые присланы для сведения – отдельно.
С учетом данного требования подлинники формируются отдельно от копий. В НД предусматриваются для этого отдельные дела (хранятся 3 года). Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных, месячных планов и отчетов.
В порядке исключения допускается временное формирование в одно дело документов с разными сроками хранения в течении года, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года эти документы расформировываются в отдельные дела по срокам хранения.
3. Рабочие варианты, проекты документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников и хранятся 1 год. Вместе с проектами в дело подшиваются и отдельные листы с замечаниями, дополнениями, предложениями к объектам. Например, штатное расписание хранится отдельно от его проектов и переписки по его составлению, уточнению и утверждению.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение не относящихся к делу документов, черновиков, копий.
5. Формируются документы только одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (личные дела), которые включаются в опись по году заведения.
6. В каждое дело допускается формировать 250 листов. Толщина дела должна быть 3-4 см. По окончанию года указывается количество томов.
7. Приложения, не зависимо от их дат, присоединяются к документам тех лет, к которым относятся. Приложения большого объема (более 250 листов) могут составлять отдельный том или дело. В этом случае не документе делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
8. Каждый документ, помещенный в деле, должен быть оформлен в соответствии со стандартом. В процессе передачи дел из структурного подразделения в архив это проверяется.
9. В дело должны быть сформированы только исполненные документы.
10. Следует учитывать, что и внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
13.1. Основные принципы расположения документов в деле
1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.
2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.
3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.
Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.
Дело №1-2. т.1
Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе
Начало____
Окончание _____
4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).
Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.
В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.