Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения втайне сведений, включаемых в документ.
Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами.
Выделяются следующие основные этапы:
- получение разрешения на издание конфиденциального документа;
- установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
- оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
- составление вариантов и черновика текста документа;
- получение разрешения на изготовление документа;
- учет подготовленного черновика конфиденциального документа,
- изготовление проекта конфиденциального документа;
- издание конфиденциального документа.
Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт запечатления ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.
Передача конфиденциальной информации в интересах дела партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросус указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.[5, с 225]
Еще до создания документа необходимо решить является ли данная информация конфиденциальной и если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен.
До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальной должно быть получено разрешение первого руководителя фирмы на издание этого документа.
Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений,подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.[6, с58]
Изменение или снятие грифа конфиденциальности документапроизводится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; истечение установленного срока действия грифа; наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например: опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); установление факта неправильности присвоения грифа документу.
Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов фирмы должно быть четко регламентированы. В целях своевременного информирования соответствующих должностных лиц о необходимости выполнения этих процедур сотрудник службы КД должен регулярно просматривать учетные карточки или инвентарные описи конфиденциальных документов и выявлять те документы, по которым могут быть изменены характеристики ограничения доступа.
При изменении или снятии грифа должностное лицо делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме: зачеркивает гриф или проставляет новый, указав основания для выполнения этого действия, ставит подпись и дату. В соответствии с этой отметкой делаются необходимые записи и учетной форме документ, После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства фирмы.
Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотом с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации носит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.
Все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа.
В службах КД коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразно только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирования элементов конфиденциальной информации ведется на неучитываемых предварительно носителях.
Неучитываемый носитель - это блокнот или тетрадь с нумерованными листами, заверительной надписью и росписью целевого использования каждого листа. Обязательно учитываются типовые формы и бланки документов. На чистых листах бумаги ставится штамп службы КД, листы нумеруются. У носителя может отсутствовать учетный номер, но в опись документов, находящихся у исполнителя, он обязательно вносится. Исполнитель в любой момент должен быть готов отчитаться об исполнении каждого листа.
Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления и в любых структурах подлежат магнитные носители информации, для которых риск потери информации более вероятен, чем для бумажных, а обнаружение потерь возможно только на основе сложных аналитических наблюдений.
До начала составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск ценной информации, документирование которой пока только предполагается.
Этап составления текста конфиденциального документамало отличается от проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнителю следует помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы. Конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях, например: когда процесс или результат какой-то работы подлежит обязательному отражению в конкретных документах (обязательному документированию) или когда наличие этих документов или переписка диктуется реальной необходимостью, т.е. отсутствием условий для решения конфиденциального вопроса путем личного (но не телефонного) общения между партнерами.
Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно централизуется на уровне руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы дельным функциональным вопросам составляются децентрализованно руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами). На любых черновиках, вариантах, редакциях конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящихся к ним материалах, записях, записках и т.п. обязательно и заблаговременно проставляется установленный гриф ограничения доступа.
Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, мы отметили наличие трех специфических особенностей (дополнительных этапов), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: получение разрешения на составление документа, присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться.
Следующая, четвертая специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика, и обрести статус правомерно документированной информации без дополнительной санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.
Пятая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем документ в течение его последующего «жизненного цикла». [ ]
Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпрограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера, в том числе регистрационный номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.
В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа.
Как мы видим, подготовленный черновик, и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика.
На этапе изготовления конфиденциального документа черновик документа перепечатывается и создается оформленный в соответствии с государственными стандартами оригинал (беловик) проекта документа — подлинник документа.
В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
• предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;
• обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты, за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей.
• обеспечение тайны информации благодаря изготовлению документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;
• обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов.
В этап изготовления конфиденциальных документов включаются следующие технологические процедуры:
• прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;
• традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;
· печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;
• перепечатывание отдельных листов и документа в целом;
• снятие копий с документа, производство выписки и изготовление экземпляров документа;
• ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновик»» и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.
При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется под новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно тиражированные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на тиражированном документе и в учетной карточке.
Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машинок или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках как этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в изготовленный экземпляр документа.
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализованно самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего порядка учета этих документов.
При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуск к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.
Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализованно исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководители подразделения правления деятельности) фирмы и службы КД.
Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.
В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Их следует разорвать и поместить в специальный сборник (опечатанный ящик), а затем уничтожить в установленном порядке.
Этап издания конфиденциальных документов при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
• предупреждение ознакомления с документом должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
• предупреждение утраты документа или его частей, элементов текста в процессе передачи документа при издании;
· перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.
Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры.
· заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководите лей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);
итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);
· внешнее согласование документа; подписание документа руководителем;
• утверждение, одобрение документа (при необходимости).
Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документ со всеми приложениями, а также их учетные формы.
Документирование конфиденциальных сведений — изготовление конфиденциального документа сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранности всех носителей и конфиденциальности документируемой информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы.
Следовательно, работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами включает в себя не только традиционные процедуры и операции по составлению текста документа и оформлению других реквизитов, но и соблюдению специфических организационных требований, регламентирующих эту работу с точки зрения обеспечения безопасности ценной информации, ее защищенности от тех угроз, которые могут возникнуть в процессе формирования текста конфиденциального документа.