В зависимости от поисковой задачи действия пользователя могут быть различными. Существует две основные ситуации, когда пользователю необходим конкретный документ или информация по конкретному вопросу. В первом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа. При этом наличие точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Во втором случае надо начинать с максимально широкого запроса. При этом часто приходится формировать несколько вариантов запросов и использовать различные поисковые механизмы. Желательно сохранять найденные списки документов в так называемых "папках" (об этом будет рассказано ниже), чтобы иметь затем возможность легко уточнить сделанные запросы.
Таким образом, в различных ситуациях следует использовать различные виды поиска, например:
1. Точно известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся, - атрибутный или простой поиск для получения необходимой выборки.
2. Если пользователя интересует проблема, но он недостаточно четко знает ее границы и что к ней относится, тогда система предлагает три варианта действий:
- совершить экскурс в область тематических комментариев (тематический поиск);
- провести в базе данных интеллектуальный поиск;
- использовать поиск по ситуации.
3. Если ранее уже был создан ряд выборок документов (материалов) и сохранен в соответствующих папках пользователя и (или) сделаны закладки в текстах найденных документов (тематических комментариях), тогда достаточно вывести на экран информационное окно "Главная папка" с помощью команды "Папки пользователя" меню "Поиск" или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов и выбрать в списке данного информационного окна папку с необходимой выборкой документов или списком закладок.
Каждый из видов поиска имеет преимущества и недостатки. Остановимся на них более подробно:
- поиск по обязательным атрибутам наиболее объективен, но в реальных ситуациях точные реквизиты документа зачастую неизвестны или известны только примерно. Даже один неверно указанный реквизит не позволит найти нужный документ;
- полнотекстовый поиск также достаточно объективен (выбранное слово либо есть в тексте, и тогда документ будет найден, либо его нет), но требует дополнительной информации об используемых законодателем терминах, синонимах, порядке расположения слов в словосочетаниях и т.д. Таким образом, при использовании данного вида поиска, как правило, можно либо не найти документов вообще, либо найти очень много "лишних" документов;
- поиск по классификаторам более субъективен и зависим от качества юридической обработки документов;
- поиск по тематике наиболее субъективен, так как в наибольшей степени зависит от мнения юриста, принимающего решение о классификации данного документа.
При формировании запроса на поиск наиболее разумно сочетать все указанные возможности поиска.
Атрибутный поиск
В основе атрибутного поиска лежит возможность приписать документам, помещаемым в информационный банк, некие атрибуты. При этом каждый документ имеет несколько независимых друг от друга атрибутов. Это позволяет эффективно находить документы даже при отрывочных сведениях о них. Все атрибуты, приписанные документам, можно разделить на обязательные и специальные, постоянные и временные. Например, к обязательным атрибутам относятся тип документа, принявший орган, дата принятия и т.д. Специальные атрибуты - это те, которые либо необязательны, либо свойственны только некоторым документам из всего массива информации, либо присваиваются разработчиком с известной долей субъективизма.
Например, присвоение тому или иному документу атрибута "тематика".
Универсальный атрибутный поиск рекомендуется применять в следующих случаях:
- более или менее точно известно, какие документы или материалы требуется найти, т.е. известны значения некоторых атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести содержимое документа (контекст);
- требуется осуществить поиск по комбинации различных атрибутов документа.
Главная особенность универсального атрибутного поиска - возможность гибко комбинировать признаки поиска и границы поиска (область документов или тематические комментарии).
Если в системе подключено несколько информационных разделов, то перед началом процедуры формирования поискового запроса рекомендуется задать границы поиска при помощи специального диалога "Где искать". Затем можно формировать сам запрос на поиск.
Наиболее эффективен атрибутный поиск, если точно известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся. Перечислим атрибуты документов, по которым проводится поиск.
Поисковая карточка содержит 18 параметров для задания условий:
1. вид документа,
2. принявший орган,
3. номер документа,
4. дата принятия,
5. тематика,
6. дата редакции,
7. дата изменения,
8. статус (действующий/недействующий),
9. дата начала,
10. дата окончания,
11. опубликование,
12. номер регистрации в Минюсте,
13. дата регистрации в Минюсте,
14. дата внесения в БД,
15. тип документа,
16. ситуация,
17. название,
18. текст.
Почти во всех атрибутах пользователю предлагается выбирать значение из справочника-словаря (классификатора), в котором приведен исчерпывающий перечень возможных значений данного атрибута. Однако иногда разработчик тем самым заставляет пользователя долго работать в больших списках (особенно если в таком виде представлены атрибуты даты или номера).
Для ввода значений атрибутов "Вид документа" и "Принявший орган", как правило, используются специальные классификаторы. Однако наличие таких списков-словарей требует от разработчика постоянного пристального внимания к изменениям, происходящим в наименованиях органов власти и в структуре органов власти. Одной из существенных проблем при поиске с использованием атрибута "Принявший орган" является тот аспект, что достаточно часто с изменением структуры Правительства РФ изменяется спектр полномочий того или иного государственного органа. В результате для неискушенного пользователя не всегда очевидно, что те или иные документы, относящиеся к полномочиям конкретного органа власти, могут иметь другое значение атрибута "Принявший орган".
Списки значений данных атрибутов достаточно велики (за исключением атрибута "Действующий/недействующий"), но для выбора нужного значения можно воспользоваться быстрым контекстным поиском по списку атрибутов. Для этого, находясь в окне списка значений атрибутов, нажмите первую букву наименования атрибута, и курсор выбора тут же встанет на первое значение, начинающееся с этой буквы, введите следующую букву и т.д., первая отсутствующая в названии буква исчезнет из поисковой цепочки и прозвучит сигнал ошибки.
По атрибуту "Дата принятия" существует возможность задавать дату и точно, и как диапазон, в произвольном виде. Например, принятые в конкретный срок, а также до и/или после определенной даты.
Значение атрибута "Номер документа" может задаваться в качестве символьной строки или из списка. В первом случае можно ввести известный номер документа (поиск на точное совпадение) или воспользоваться служебным символом "*" в поисковом запросе (поиск по шаблону). Во втором - ввести произвольный номер документа нельзя, существует словарь номеров, куда вносятся автоматически все номера поступающих документов. Такой способ ускоряет поиск, сразу после выбора конкретного номера документы уже найдены. В то же время, если пользователь неточно помнит номер документа (особенно его начало), найти таковой практически невозможно.
При использовании значений атрибута "Тематика" необходимо быть юридически грамотным. Классификатор может быть представлен в иерархическом, с возможностью раскрытия подчиненных тематик, или в линейном виде. Опции фильтрации, сортировки, как правило, в классификаторах не предусмотрены (но виды и органы автоматически упорядочены по алфавиту).
В классификаторах возможен поиск фразы или слова, входящего в название тематики, вида, органа, по умолчанию окончания не отбрасываются, нужно догадаться набирать слова без них.