Целью предварительного совещания являются:
a) подтверждение согласия всех сторон (например, проверяемой организации, группы по аудиту) относительно плана аудита;
b) представление членов группы по аудиту:
c) обеспечение уверенности в том, что все запланированные в рамках аудита мероприятия могут быть выполнены.
Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации и, когда это возможно, с теми лицами, которые отвечают за проверяемые подразделения или процессы. В ходе этого совещания предоставляется возможность задать вопросы.
Объем и степень предоставляемых сведений должны соответствовать степени осведомленности проверяемой организации с процессом аудита. Во многих случаях, например, при проведении внутренних аудитов в небольших организациях, предварительное совещание может состоять лишь из объявления о том, что началось проведение аудита, и объяснения сущности или специфики аудита.
В других случаях предварительное совещание может иметь официальный характер, при котором проводится регистрация присутствующих на нем лиц. Предварительное совещание должно проходить под руководством руководителя группы по аудиту, в обязанности которого входит:
- представить участников, включая наблюдателей и сопровождающих лиц, и объяснить их роль в аудите;
- подтвердить цели, область и критерии аудита;
- подтвердить с проверяемой организацией план аудита и другие необходимые мероприятия, связанные с аудитом, такие как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;
- ознакомить с методами, которые будут использоваться при проведении аудита, включая информирование проверяемой организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборках доступных данных;
- представить методы по управлению рисками, связанными с аудитом, которые могут иметь место для организации вследствие присутствия на местах членов группы по аудиту;
- подтвердить официальные каналы связи между группой по аудиту и проверяемой организацией;
- подтвердить язык, используемый при аудите;
- подтвердить, что во время аудита проверяемая организация будет информироваться о ходе его проведения;
- подтвердить, что необходимые группе по аудиту ресурсы и средства будут доступны;
- подтвердить обеспечение конфиденциальности и информационной безопасности;
- подтвердить обеспечение безопасности работы и ознакомление с соответствующими процедурами по обеспечению безопасности, а также в случае возникновения чрезвычайной ситуации для группы по аудиту;
- ознакомить с методом регистрации и составления отчетов по выявленным при проведении аудита фактам, включая их классификацию и любое ранжирование;
- проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;
- проинформировать о заключительном совещании;
- проинформировать о том, каким образом следует обращаться с теми фактами, которые могут быть выявлены во время аудита;
- проинформировать о любой системе обратной связи с проверяемой организацией по рассмотрению выводов или заключений по результатам аудита, включая жалобы или апелляции.
Выполнение анализа документов во время проведения аудита
Необходимо проанализировать документацию проверяемой организации, с тем чтобы:
- определить соответствие системы (насколько это отражено в документации) критериям аудита;
- собрать информацию для содействия реализации намеченных мероприятий в рамках проводимого аудита.
Примечание - Руководящие указания по выполнению анализа документации, приведены в В.2 приложения В.
Данный анализ может осуществляться в сочетании с другими видами деятельности по аудиту и может продолжаться по ходу выполнения мероприятий аудита, если это не сказывается негативным образом на результативности проведения аудита.
Если необходимая документация не может быть предоставлена в сроки, определенные планом аудита, руководителю группы по аудиту следует проинформировать лицо, ответственное за управление программой аудита, и проверяемую организацию. В зависимости от области применения и целей аудита следует принять решение о целесообразности продолжения проведения аудита или о приостановке его проведения до тех пор, пока не будут разрешены все вопросы, связанные с документацией.