Служебные письма
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.
Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.
Правила оформления служебных писем
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:
адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя
3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).
5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а экземпляр-копию на чистом стандартном листе бумаги. Экземпляр-копия не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:
АО "Глория"
Отдел сбыта
или
АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И. Бендеру
После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:
АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12
7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
8. В письмах и факсах н азвание вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении...", "О создании...", "О проведении..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.
9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.
Например:
Водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии № 7 насосов "Малыш" 26.01.03 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия.... была установлена недостача..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.
Основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.
Задания:
1. Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом.
Сначала оформите бланк для писем Научно-исследовательского института чародейства и волшебства. Используйте в качестве эмблемы, предлагаемую здесь картинку или свою (если имеется).
Бланк лучше оформлять с использованием технологии текстовых таблиц.
Реквизиты для оформления бланка:
Российская академия неестественных наук (РАНН) Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (НИИЧАВО). Почтовый адрес института: 102030 г. Китеж ул. Лысой Горы, 13. Телефон института: 12-34-56. Расчетный счет N 1234567890 в Китежском отделении банка "Лукоморье".
Прочитайте текст этого задания до конца и оформите деловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма, пользуясь оборотами из Рекомендаций к составлению служебных писем.
Ученый секретарь НИИЧАВО Игорь Иванович Выбегалло направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Забегалло "Об использовании плазмы для обработки металлических деталей избушек на курьих ножках" председателю Комитета Оборонной Техники (КОТ) Модесту Матвеевичу Горыныч и приглашает его принять участие в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИЧАВО. Заседание должно состояться 29 апреля 2003 года в 12 часов в зале заседаний НИИЧАВО по адресу г. Китеж ул. Лысой Горы,13.
Почтовый адрес Комитета оборонной техники 123456 г. Соловец ул. Ивана Купалы, 25.
2. Оформление факса.
На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО "Глория" г-ну Полонскому Александру Григорьевичу. Номер телефакса ЗАО "Глория" (088)236-15-19.
В тексте факса речь должна идти о том, что в полученной в НИИЧАВО 06.10.2002 партии ТВ N8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ с поврежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 06.10.2002 N 234, копию которого прилагают к факсу. Далее в тексе факса должно выражаться сожаление о случившемся и просьба заменить бракованные ТВ на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИЧАВО с ЗАО "Глория" будет более успешным.
После текста оформите реквизит о наличии приложения на 1 листе в 1 экземпляре.