Персональной документацией называется группа кадровой документации, которая относится к персоне (в переводе с греческого – «личность, особа») работника. Это очень большой и сложный комплекс документов, охватывающий сферу установления, ведения, изменения и прекращения трудовых правоотношений работника с работодателем.
Так, в состав персональной документации входит, например:
1. документы, выданные гражданину соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении, состоянии здоровья – паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности и другие;
2. справочно-информационные документы, выдаваемые работникам по месту работы для подтверждения различных правовых фактов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, пропуски, удостоверения, Почетные грамоты и другие;
3. документы по учету кадров и их движению (личное дело, личная карточка работника, документационное сопровождение приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, предоставления отпусков, командирования);
4. документы по анкетированию, тестированию, по повышению квалификации, переподготовке сотрудников, их аттестации и другие;
5. автобиографии, характеристики и другие.
Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами и государственными стандартами.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.
В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)). По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудового договора).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. В настоящее время действуют Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек, и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Трудовая книжка относится к числу обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ. Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 ТК РФ).
ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявление трудовой книжки нет необходимости:
- при поступлении на работу по совместительству к другому работодателю (статья 283 ТК РФ);
- при поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).
На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку. Днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).
Эта обязанность работодателем должна строго соблюдаться. В противном случае возможна материальная ответственность работодателя перед работником в виде выплаты заработной платы за весь период задержки выдачи трудовой книжки (статья 234 ТК РФ).
Согласно пункту 9 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
· фамилия, имя, отчество;
· дата рождения (число, месяц, год);
· образование;
· профессия, специальность.
Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.
Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.
Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).
Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение составляют личные дела государственных служащих.
Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».
Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.
На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· анкета или личный листок по учету кадров;
· автобиография или резюме;
· копии документов об образовании;
· копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
· характеристики или рекомендательные письма;
· заявление о приеме на работу;
· трудовой договор;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);
· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.
Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
· паспорт;
· трудовая книжка;
· военный билет;
· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
· документы об имеющихся изобретениях.
«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.
Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».
При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).
Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.
Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.
Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.
Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.
Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.
Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.
При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):
- паспорта;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- документов воинского учета (для военнообязанных).
При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.