ЗАДАНИЕ 2. Заполнение базы данных

Практическое занятие 41.

Создание однотабличной базы данных

 

ЗАДАНИЕ 1 Создание базы данных.

1. Для создания новой базы данных:

^Ø На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выберите команду Новая база данных.

Ø В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено автоматически(*.accdb). Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейдите к нужной папке (p:\Access, папку создать предварительно), и нажмите кнопку ОК.

Имя базы данных задайте Деканат, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях.

^Ø Нажмите кнопку Создать.

2. Для создания таблицы базы данных:

Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца, Добавить поле.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.

Ø На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.

Ø Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных. Размер поля заполняется в нижней части окна.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный
	Таблица 1 «Преподаватели»

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Режим конструктора . Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

Чтобы добавить данные, переключитесь в режим таблицы начните их вводить, щелкнув первую пустую ячейку.

3. Для определения полей таблицы:

■ введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

■ в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

 

 

 

Рис. 1 Окно таблицы в режиме конструктора — в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

 

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных, в соответствии с табл.1, выполните действия, аналогичные указанным выше.

4. Для сохранения таблицы:

■ выберите пункт меню Файл, Сохранить;

■ в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

■ щелкните по кнопке<ОК>.

 

ЗАДАНИЕ 2. Заполнение базы данных

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

■ войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Главная и щелкните по группе команд <Режим>.

Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке Конструктор;

■ в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

■ в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

■ щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

■ в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле «Код преподавателя». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия измените тип поля «Код преподавателя» со «Счетчика» на «Числовой», а для выполнения первого условия сделайте следующее:

■ щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс—это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

■ выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

Внимание! Убедитесь, что эту операцию Вы проделали именно для поля «Код преподавателя», а не для поля «Должность»!

5. Для удобного заполнения таблицы данными воспользуемся возможностями Мастера подстановок:

■ измените тип поля «Дисциплина» с текстового на Мастер

подстановок (последняя запись в выпадающем списке);

■ отметьте пункт «Будет введен фиксированный набор значений»;

■ щелкните по кнопке Далее;

■ число столбцов – 1, в столбец1 введите значения: Информатика, Экономика, Математика, Физика:

 

 

■ щелкните по кнопке «Далее»; подпись оставьте прежней - «Дисциплина».

■ Готово;

■ перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на линейке во вкладке Главная, в группе команд Режим,выбрав команду Режим таблицы. На вопрос осохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

6. Введите данные в таблицу в соответствии с таблицей 2.

■ Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант.

Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

 

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
пр-я				рождения
	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	8500 р.
	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	12000 р.
	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	7600 р.
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	4500 р.
	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	8500 р.
	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	7900 р.
	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	8500 р.

Таблица 2

 

7. Для изменения ширины полей таблицы в соответствии с шириной данных:

■ щелкните в любой строке поля «Код преподавателя»;

выполните команду на вкладке ленты на вкладке ленты Главная, Запись, Дополнительно, Ширина столбца;

■ в появившемся окне щелкните по кнопке<По ширине данных>.

■ проделайте эту операцию с остальными полями.

8. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

■ переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

■ выполните команду на вкладке ленты Главная, Найти;

■ в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

■ в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

■ в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

■ в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

■ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

■ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

■ щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

9. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

■ щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

■ щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду на вкладке Главная: Сортировка и фильтр, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

■ щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях—доцентах;

■ щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях—доцентах кафедры информатики;

■ для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Сортировка и фильтр, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

12. Для просмотра созданной таблицы:

■ Щелкните значок КнопкаMicrosoftOffice , а затем выберите команду Печать, Предварительный просмотр.

■ Закройте окно просмотра.