Содержание
Введение
. Организационная структура
. Постановка и достижение целей
. Трудовой коллектив
Заключение
Список используемой литературы
Введение
В условиях жесткой конкурентной борьбы и быстро меняющейся ситуации фирмы должны не только концентрировать внимание на внутреннем состоянии дел, но и вырабатывать стратегию поведения, которая позволяла бы им поспевать за изменениями, происходящими в их окружении. В прошлом многие фирмы могли успешно функционировать, обращая внимание в основном на ежедневную работу, на внутренние проблемы, связанные с повышением эффективности использования ресурсов в текущей деятельности. Сейчас же, хотя и не снимается задача рационального использования потенциала в текущей деятельности, исключительно важным становится осуществление такого управления, которое обеспечивает адаптацию фирмы к быстро меняющимся условиям рынка. Ускорение изменений в окружающей среде, появление новых запросов и изменение позиции потребителя, возрастание конкуренции за ресурсы, появление новых неожиданных возможностей для бизнеса, открываемых достижениями науки и техники, развитие информационных сетей, делающих возможным молниеносное распространение и получение информации, широкая доступность современных технологий, изменение роли человеческих ресурсов, а также ряд других причин привели к резкому возрастанию значения работы с персоналом в организации.
Для диагностики системы организации работы с персоналом возьмем предприятие, где я работаю.
Полное название фирмы Общество с Ограниченной Ответственностью Научно-производственная группа «АЛЬФА-ЗАЩИТА», сокращенное название ООО НПГ «АЛЬФА-ЗАЩИТА».
Организационная структура
Эффективная деятельность предприятия в современных рыночных условиях невозможна без оптимальной организационной структуры управления. Поэтому целью данной работы является разработка организационной структуры управления предприятием, её диагностика, слабые стороны и рекомендации. В рамках данного проекта решались следующие задачи:
Выделение структурных звеньев
Направления их деятельности
Задачи, которые они решают
Права и обязанности
Определить функции; ввести их в структуру, приписать конкретным должностям.
Определить ответственность и границы полномочий ответственных исполнителей.
Прописать все это в должностных инструкциях.
Рассматривать организацию нужно:
как целостность с определенными свойствами, состоящую в то же время из элементов (под разделений) и подсистем (блоков) со специфическими свойствами. Оставаясь относительно обособленными, они вступают в отношения между собой;
как целенаправленную и многоцелевую систему, имеющую необходимые внешние и внутренние цели, самостоятельные подцели отдельных подсистем, систему показателей измерения целей, многообразные стратегии их достижения;
как полную систему с учетом блоков, подразделений и связей, которые формируются формально и неформально, а также взаимодействие подразделений с учетом того, что изменения в одном подразделении вызывают цепь изменений в других.
В основу построения организационной структуры управления для данного предприятия положен линейно-функциональный принцип с сосредоточением «штабных» функций управления (финансовое управление, учет, планирование и др.) на верхнем уроне предприятия. Этот принцип построения прост и эффективен (экономия затрат на содержание персонала) для небольших предприятий с простой структурой управления.
Линейно-функциональная (штабная) структура - это схема предприятия, имеющая линейные и функциональные блоки соподчинения подразделений. Основана на соблюдении единоналичия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними. Реализует принцип демократического централизма, при котором подготовка и обсуждение решения коллегиально, а принятие решения и ответственность только первым руководителем единолично. Она синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизации управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений).
Характеристика штабной структуры:
наличие двух блоков подразделений: линейного и функционального;
существует одно координирующее подразделение для всех подразделений;
сложность непосредственного взаимодействия между подразделениями линейного и функционального блоков.
Положение об организационной структуре
Главный смысл «Положения об организационной структуре» (Положения) заключается в том, что он является исходным документом для всех других действий по внедрению регулярного менеджмента. Он помогает разобраться в ситуации «кто и что делает».
Общий алгоритм разработки Положения об организационной структуре
Первые четыре раздела Положения связаны с инвентаризацией и составлением перечней видов деятельности, функций, организационных звеньев. В ходе данной организационной инвентаризации были выявлены все объекты учета по перечисленным позициям. Они были зафиксированы, помещены в списки и пронумерованы. Результаты инвентаризации представлены в системно построенных форматах и анкетах 1-4. Разработка следующего раздела Положения опирается на процедуры определения зон ответственности организационных звеньев за реализацию видов деятельности и функций. В данном проекте применен метод организационных проекций. То есть виды деятельности и функции закреплены за организационными звеньями.
Анкета 1
Перечень направлений деятельности предприятия
| Код направления | Направление | Код бизнеса | Бизнес - проект |
| Оказание услуг по проектированию внутренних инженерных систем | 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 | Системы противопожарной защиты Системы безопасности Автоматика и диспетчеризация зданий (BMS), другие слаботочные системы Генпроектирование других инженерных систем | |
| 2. | Оказание генподрядных услуг по производству строительно- монтажных и пусконаладочных работ всех инженерных систем | 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 | Системы противопожарной защиты Системы безопасности Автоматика и диспетчеризация зданий (BMS), другие слаботочные системы Системы естественной вентиляции и дымоудаления, огнезащитные преграды Комплексный генподряд на инженерные системы |
| 3. | Оказание услуг по техобслуживанию и сервису инженерного оборудования | 1.3.1 1.3.2 | Гарантийное обслуживание установленного оборудования Техническое обслуживание установок заказчика |
| 4. | Дистрибуция оборудования | 1.4.1 1.4.2 | Официальный дилер оборудования определенных марок Реализация прочего оборудования для внутренних инженерных систем |
Анкета 2
Перечень основных обеспечивающих функций предприятия
| Код функционального направления | Функциональное направление | Код функции | Функция обеспечения |
| 2.1 | Логистика (организация закупок, доставки, хранения и т.д) | 2.1.1 | Внедрение системы управления качеством на предприятии. Организация, контроль и управление качеством. |
| 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 | Планирование и бюджетирование логистических операция, учет и анализ поступления и исполнения заказов, координирование плана продаж и плана поставок оборудования, материалов и запчастей Оптимизация запасов (как новых так и БУ), планирование отпуска в производство, оптимизация поставок, ускорение оборачиваемости запасов Разработка договора поставки и его заключение. Организация взаимодействия с поставщиками. Планирование поставок. Анализ результатов поставок. Организация перевозки оборудования | ||
| 2.2 | Организация сбыта | 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 | Поиск заказчиков Подготовка технико-коммерческих предложений и тендерной документации Организация рекламной поддержки (буклеты, выставки, статьи и т.д.) Ведение переговоров Оформление договоров Оформление реализации услуг и товаров Учет сделок Сопровождение договоров |
| 2.3 | Техническое обеспечение | 2.3.1 2.3.2 2.3.3. 2.3.4 | Обеспечение оргтехникой, инструментом Обеспечение ремонта помещений Ремонт имеющегося оборудования Обеспечение предприятия хозяйственными и инженерными услугами Компьютеризация и обслуживание сети |
| 2.4 | Управление делами | 2.4.1 2.4.2 | Делопроизводство, секретарская работа Обеспечение текущих нужд предприятия |
| 2.5 | Производство работ и услуг | 2.5.1 2.5.1.1 2.5.1.2 2.5.1.3 2.5.1.4 2.5.1.5 2.5.1.6 2.5.1.7 | Проектирование Изучение и анализ технических новинок, решений конкурентов, ценовой анализ Предпроектное обследование и участие в разработке ТЗ Предложение цены и сроков выполнения проектных работ Выбор технических решений и оборудования Составление графиков работ, нормирование, контроль хода проектирования и качества Разработка и согласование эскизных, технических и рабочих проектов Подготовка сметной документации Сдача-Приемка результатов. Передача документации. Подписание акта приемки работ. |
| 2.5.2 2.5.2.1 2.5.2.2 2.5.2.3 2.5.2.4 2.5.2.5 2.5.2.6 2.5.2.7 2.5.2.8 2.5.3 2.5.3.1 2.5.3.2 2.5.3.3 2.5.3.4 | Генподряд, строительные, монтажные и пусконаладочные работы Изучение и анализ технических новинок, решений конкурентов, ценовой анализ Составление технико-коммерческих предложений (ТКП) Предложение цены и сроков выполнения работ Составление графиков работ, нормирование, контроль хода работ и их качества Подготовка сметной документации Организация комплектации объектов оборудованием, материалами, Организация монтажа и наладки оборудования на объекте, строительно-монтажных работ Подготовка исполнительной документации Приемка результатов. Подписание акта приемо-сдаточных работ Техобслуживание и сервис инженерного оборудования Предложение цены, графика и регламентов ТО Организация техобслуживания и сервиса инженерного оборудования Контроль хода и качества выполняемых работ Организация документального контроля и учета, ведение журналов Приемка результатов. Подписание акта приемо-сдаточных работ | ||
| 2.6 | Дистрибуция | 2.6.1 2.6.1.1 2.6.1.2 2.6.1.3 2.6.1.4 2.6.1.5 2.6.1.6 | Дистрибуция инженерного оборудования Анализ рынка инженерного оборудования его тенденций. Выбор приоритетных и эксклюзивных брендов. Установление прямых контактов, обучение, определение региона продаж, ценовой политики Организация рекламной поддержки Организация рекламной поддержки Организация продаж Учет клиентских отношений |
| 2.7 | Аудиторское обеспечение. Юридическое сопровождение хозяйственной деятельности. | 2.7.1.1 2.7.1.2 2.7.1.3 2.7.1.4 2.7.1.5 | Подготовка и сопровождение договоров Представительство в судебных органах Участие в переговорах Постановка и консультативное сопровождение кадрового делопроизводства Претензиционная работа по долгам |
Анкета 3
Перечень функций менеджмента предприятия
| Код направления | Компонент менеджмента | Код функции | Функции менеджмента |
| 3.1 | Структура | 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 | Разработка стратегии, определение долгосрочных и краткосрочных целей предприятия Осуществление стратегического и тактического планирования организационных изменений, разработка и развитие организационной структуры предприятия Разработка и внедрение процессного подхода к управлению. Построение системы бизнес - процессов предприятия и управление этими процессами |
| 3.2 | Финансы | 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 | Оценка финансового состояния предприятия Финансовое планирование Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета расходов и доходов Управление затратами: планирование и контроль затрат Учет прибылей и расходов подразделений |
| 3.3 | Учет | 3.3.1 3.3.2 3.3.4 | Ведение бухгалтерского учета Ведение управленческого учета Ведение учета реализации бизнес - планов |
| 3.4 | Производство работ и услуг | 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 | Организация производства работ Разработка нормативов и стандартов Планирование производства работ на объектах и потребности в ресурсах Координация деятельности функциональных подразделений Контроль качества производства работ Контроль за общей эффективностью работ |
| 3.5 | Маркетинг | 3.5.1 3.5.1.1 3.5.1.2 3.5.1.3 3.5.1.4 3.5.1.5 3.5.1.6 3.5.1.7 3.5.1.8 3.5.1.9 3.5.1.10 3.5.1.11 3.5.1.12 3.5.1.13 3.5.1.14 3.5.1.15 3.5.2 3.5.2.1 3.5.2.2 3.5.2.3 3.5.2.4 3.5.2.5 3.5.2.6 3.5.2.7 3.5.2.8 | Стратегический маркетинг Разработка политик: ценообразования, ассортиментную, договорную и политику продвижения услуг Анализ рынка. Определение новых возможностей для развития предприятия с целью удержание и расширения рынков сбыта услуг и диверсификации деятельности предприятия. Разработка рекомендаций по увеличению емкости целевых сегментов Определение новых сегментов рынка Изучение деятельности конкурентов Изучение и анализ тенденций и изменений в бизнесе, анализ эффективности организации бизнеса и бизнес-технологий, влияния на них внешней по отношению к предприятию среды Руководство проектами (программами) развития предприятия, направленными на повышение эффективности работы, рост объемов продаж и увеличение прибыли, удовлетворения потребностей рынка в соответствующих видах услуг Принятие решений о Внедрении новых технологий (ПО, инструмент, в СМР и бизнесе) Поиск и выбор партнеров и контрагентов Привлечение к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и проч.), взаимодействие с ними Управление ассортиментом услуг Разработка мероприятий по увеличению или стимулированию объемов реализации услуг. Составление бюджета маркетинга Составление прогнозов сбыта Составление плана маркетинга и контроль его исполнения Оперативный маркетинг Планирование, организация и проведение маркетинговых исследований Сбор и обработка внутренней и внешней информации; разработка и совершенствование структуры баз данных маркетинговой информации, доведение ее до исполнителей, контроль правильности ведения Внедрение CRM систем Анализ текущих и перспективных нужд и запросов потребителей Планирование, подготовка и размещение рекламы Организация и проведение выставок, презентаций, рекламных акций и т.д. Связь с внешними организациями; PR Исполнение плана и бюджета маркетинга |
| 3.6 | Персонал | 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7 3.6.8 3.6.9 3.6.10 | Разработка стратегии управления персоналом Обеспечение кадрами требуемой квалификации Адаптация вновь принятых сотрудников предприятия Планирование, организации и контроль подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров Планирование карьеры и служебно-профессионального продвижения персонала Организация оценки результативности труда персонала Мотивация труда работников Формирование коллектива Управление конфликтами. Внедрение организационной культуры |
| 3.7 | Коммуникации и документооборот | 3.7.1 3.7.2 3.7.3 | Налаживание и сопровождение информационных потоков Документооборот Постановка системы анализа и отчетности |
| 3.8 | Представительство интересов | 3.8.1 | Представительство интересов предприятия в административных, налоговых и партнерских организациях |
Распределение функций менеджмента по организационным звеньям (Матрица организационных проекций)
| Название организационного звена | Код организационного звена | 3.1.1- 3.1.3 | 3.2.1- 3.2.7 3.3.1- 3.3.4 | 3.4.1- 3.4.2 | 3.4.3 | 3.4.4 | 3.4.5 | 3.4.6 | 3.5.1 | 3.5.2 | |
| 1.Управление делами | 4.1.1 | Генеральный директор | + | + | + | + | + | ||||
| 4.1.1.1 | Секретариат | ||||||||||
| 4.1.1.2 | Юрист (аутсорсинг) | ||||||||||
| Менеджер по персоналу | |||||||||||
| Директор по развитию | |||||||||||
| 2.Коммерческая служба | 4.2.1 | Исполнительный директор | + | + | + | + | + | + | + | ||
| 4.2.1.1 | Группа руководителей проектов | ||||||||||
| 4.2.1.2 | Маркетолог | + | |||||||||
| 4.2.1.3 | Инженер по охране труда | ||||||||||
| 4.2.1.4 | Сметчик | ||||||||||
| 4.2.1.5 | Кладовщик | ||||||||||
| 4.2.1.6 | Инженер по договорной работе | ||||||||||
| Механик-водитель | |||||||||||
| Логист | |||||||||||
| 4.2.2 | Проектный отдел | + | + | ||||||||
| 4.2.3 | ООО «Сигнал» | + | + | + | + | + | + | ||||
| 4.2.4 | Производственный отдел | + | + | ||||||||
| 4.2.5 | Инженерно- техническое бюро | + | + | ||||||||
| 4.2.6 | Отдел гарантийного и технического обслуживания | + | + | ||||||||
| 4.2.7 | Бюро автоматики и систем управления | + | + | ||||||||
| 3.Финансовая служба | 4.3.1 | Руководство финансовой службой | + | + | + | + | + | ||||
| Название организационного звена | Код | 3.6.1 | 3.6.3- 3.6.7 | 3.6.8 | 3.6.9 | 3.6.10 | 3.7 | 3.8 | 3.9 | ||
| 1.Управление делами | 4.1.1 | Генеральный директор | + | + | + | + | + | + | + | ||
| 4.1.1.1 | Секретариат | + | + | ||||||||
| 4.1.1.2 | Юрист (аутсорсинг) | + | + | ||||||||
| Менеджер по персоналу | + | + | + | + | + | ||||||
| Директор по развитию | |||||||||||
| 2.Коммерческая служба | 4.2.1 | Исполнительный директор | + | + | + | + | |||||
| 4.2.1.1 | Группа руководителей проектов | + | |||||||||
| 4.2.1.2 | Маркетолог | + | + | + | |||||||
| 4.2.1.3 | Инженер по охране труда | ||||||||||
| 4.2.1.4 | Сметчик | ||||||||||
| 4.2.1.5 | Кладовщик | + | |||||||||
| 4.2.1.6 | Инженер по договорной работе | + | |||||||||
| Механик-водитель | |||||||||||
| Логист | + | + | |||||||||
| 4.2.2 | Проектный отдел | + | + | + | + | ||||||
| 4.2.3 | ООО «Сигнал» | + | + | + | + | ||||||
| 4.2.4 | Производственный отдел | + | + | + | + | ||||||
| 4.2.5 | Инженерно- техническое бюро | + | + | + | + | ||||||
| 4.2.6 | Отдел гарантийного и технического обслуживания | + | + | + | + | ||||||
| 4.2.7 | Бюро автоматики и систем управления | + | + | + | + | ||||||
| 3.Финансовая служба | 4.3.1 | Руководство финансовой службой | + | + | + | + | + | + | + |
Анкета 4
Перечень структурных звеньев
| Код группы | Группа организационных звеньев | Код организационного звена | Название |
| Управление делами | 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 | Генеральный директор Секретарь Юрист (аутсорсинг) Менеджер по персоналу | |
| 2. | Коммерческая служба | 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 | Коммерческий директор Маркетолог Сметчик Кладовщик (МОЛ) Руководители проекта ООО «Сигнал» Менеджер по договорной работе Логист Дистрибуция |
| 3. | Производственная Служба | 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 | Директор по производству Отдел техподдержки Проектный отдел Производственный отдел ИТО по СБ и СПЗ Отдел BMS +IT Филиал в г. Заволжье |
| 4. | Служба технического обеспечения | 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 | Главный инженер Инженер по охране труда Механик-водитель Энергетик |
| 5. | Финансовая служба | 4.5.1 4.5.2 4.5.3 | Финансовый директор Экономист Бухгалтер |
Анализ среды обычно считается исходным процессом стратегического управления, так как он обеспечивает базу для определения миссии и целей фирмы и для выработки стратегий поведения, позволяющих фирме выполнить миссию и достичь своих целей. Анализ среды предполагает изучение трех ее частей:
)макроокружения; 2)непосредственного окружения; 3) внутренней среды.
Анализ макроокружения включает в себя изучение влияния таких компонентов среды, как: состояние экономики; правовое регулирование и управление; политические процессы; природная среда и ресурсы; социальная и культурная составляющие общества; научно-техническое и технологическое развитие общества; инфраструктура и т.п.
Непосредственное окружение анализируется по следующим основным компонентам: покупатели; поставщики; конкуренты; рынок рабочей силы.
Анализ внутренней среды вскрывает те внутренние возможности и тот потенциал, на который может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей, а также позволяет более верно сформулировать миссию и лучше уяснить цели организации. Исключительно важно всегда помнить, что организация не только производит продукцию для окружения, но и обеспечивает возможность существования своим членам, предоставляя им работу, возможность участия в прибылях, создавая для них социальные условия и т.п.
Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям
кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы и т.п.;
организация управления;
производство, включающее организационные, операционные и технико-технологические характеристики, научные исследования и разработки;
финансы фирмы;
маркетинг;
организационная культура.