Ряд собранных ценных советов помогут Вам упростить организацию работы с первичкой внутри организации. Первичные документы можно разделить на четыре группы:
| Группы | Первичные документы | |
| Обязательные | § Приходный кассовый ордер (форма КО-1) | |
| § Расходный кассовый ордер (форма КО-2) | ||
| § Кассовая книга (форма КО-4) | ||
| § Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) | ||
| § Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) | ||
| § Платежная ведомость (форма Т-53) | ||
| § Платежное поручение | ||
| Не обязательные, но выгодные. | § Товарная накладная (форма ТОРГ-12) | |
| § Универсальный передаточный документ (УПД) | ||
| § Акт приемки-передачи основных средств (форма ОС-1) | ||
| Можно объединить в один документ. | § Товарная накладная, счет-фактура – УПД | |
| § МБ-4 и МБ-8 | ||
| Можно смело избавиться. | § КМ- 1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» | |
| § КМ- 2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» | ||
| § КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» | ||
| § КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» | ||
| § КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» | ||
| § КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» | ||
| § КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» | ||
| § КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» | ||
| § КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» |
Ø Совет 1. Обязательные формы не меняйте и не правьте.
Обязательными продолжают оставаться те формы первичных учетных документов, которые утвердили уполномоченные ведомства в соответствии и на основании федеральных законов. В основном это расчетные документы: платежные и кассовые. Об этом Минфин России предупредил еще в 2013 году, когда унифицированные формы стали необязательными (письмо от 28 февраля 2013 № 03-03-06/1/5971).
В обязательных формах нельзя ничего менять или упрощать. Все реквизиты обязательные. Если данных для заполнения какого-либо реквизита нет, ставьте прочерк. Тем более от них нельзя отказаться. Исправлять ошибки в кассовых документах запрещено, об этом – пункт 4.7 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У. Придется оформить новый правильный документ.
За отсутствие кассовых документов предусмотрен штраф для руководителя – 5000–10 000 руб. по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Но документы с ошибками инспекторы часто приравнивают к отсутствующим. Поэтому за ошибки тоже могут оштрафовать по этой норме.
Ø Совет 2. На онлайн-ККТ откажитесь от кассовой отчетности.
С 1 июля 2017 года все компании, которые перешли на онлайн-кассы, вправе не применять девять форм кассовой отчетности:
§ КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
§ КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
§ КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
§ КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
§ КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
§ КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
§ КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
§ КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
§ КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из этих форм (письмо Минфина России от 16 сентября 2016 № 03-01-15/54413, доведенное до инспекций письмом ФНС России от 26 сентября 2016 № ЕД-4-20/18059).
Ø Совет 3. В документообороте с контрагентами используйте унифицированные формы.
Всю первичку условно можно разделить:
§ на двухсторонние формы (формы, один экземпляр которых Вы предъявляете своему контрагенту);
§ на внутренние документы (формы, которые используются исключительно в пределах вашей компании, контрагентам Вы их не предъявляете).
Формы документов должны быть идеальными, они должны устраивать и контрагента, и контролирующие органы. Почему многие советуют в качестве двухсторонних форм применять унифицированные или доработанные формы на основе унифицированных:
1. Во-первых, данные формы привычны для многих. Поэтому не возникнет проблем ни с контрагентом, ни с проверяющими. А самостоятельно созданная форма часто является предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов.
2. Во-вторых, форму не нужно проверять на наличие обязательных реквизитов. В унифицированных формах все эти реквизиты есть.
Приведем самые распространенные унифицированные формы, которые применяют в компаниях.
| Группа | Операция | Форма |
| Основные средства | Прием ОС Передача (продажа, мена, дарение) | ОС-1 ОС-1а ОС-1б |
| Поступление оборудования | ОС-14 | |
| Монтаж оборудования | ОС-15 ОС-16 | |
| Учет | ОС-6 | |
| Ремонт | ОС-3 | |
| Ликвидация | ОС-4 ОС-4а ОС-4б | |
| Материалы | Приемка материалов | М-4 |
| М-7 | ||
| Отпуск | М-8 | |
| Передача в другое подразделение | М-11 | |
| Отпуск на сторону | М-15 | |
| Списание МБП | МБ-8 | |
| Товары | Отгрузка | ТОРГ-12 |
| Приемка товаров, когда есть расхождения с документами поставщика | ТОРГ-2 |
Ø Совет 4. Избавьтесь от лишних реквизитов.
Если Вы считаете, что в какой-либо форме много лишних реквизитов, которые Вам не нужны, форму можно упростить. Здесь совет соблюдать следующие правила:
o Правило 1. Удаляйте только те реквизиты, которые:
§ не относятся к обязательным;
§ не пригодятся в будущем, иначе придется дополнительно дорабатывать форму потом;
§ не пригодятся контрагенту.
Например, если Ваша организация на упрощенке, то НДС в товарной накладной Вам не нужен. Но покупателем может быть как плательщик НДС, так и нет. Поэтому графа «НДС» важна. Избавляться от нее нельзя.
o Правило 2. Согласуйте упрощенную форму с контрагентами.
Для этого можно в договоре отдельным пунктом прописать, что при отгрузке Вы предоставляете контрагенту товарную накладную по форме, приведенной в приложении к договору.
o Правило 3. Наряду с упрощенной формой документа в учетной политике пропишите, что в случаях, когда того требует контрагент, документ выставляется по унифицированной форме.
Этим Вы себя обезопасите на случай, если контрагент откажется принимать Вашу форму документа.
В таблице ниже приведены реквизиты, которые можно удалить из унифицированной товарной накладной (ТОРГ-12).
| Реквизиты | Рассматриваем на предмет удаления | Решение |
| Графа 3 «Товар-код» | Не относятся к обязательным. ü В данной графе указывают код ТМЦ, который используют в организации. Если в организации такой системы кодов нет, данный реквизит не нужен. | · Можно удалить, если кодировка не используется. |
| Графа 5 «Единица измерения код по ОКЕИ» | Не относятся к обязательным. ü Если его не указывать, это не приведет к потере информации, т.к. есть специальная графа, где указывается наименование единицы измерения. | · Можно удалить. |
| Графа 6 «Вид упаковки» | Не относятся к обязательным. ü Не является обязательным реквизитом, если его не указывать, это не приведет к потере информации. | · Если для организации не принципиально, можно удалить. |
Ø Совет 5. Подготовьте обоснование формы для контрагента.
§ Многие из Вас получали когда-либо от контрагентов вопросы по поводу доработанных Вами форм. Чтобы этого избежать, проверьте, чтобы в документе были все обязательные реквизиты, и направьте контрагенту письмо с пояснениями. Такие обоснования со ссылками на нормы помогают быстро закрыть споры.
§ Если все же контрагент не принимает документ, составьте для него документ по унифицированной форме. На этот случай советуем сразу прописывать в учетной политике, что документы составляются по собственной форме и по унифицированной (по требованию контрагента).
Ø Совет 6. Разработайте внутренние формы с учетом своей специфики.
Внутренние формы используются только в пределах организации. Эти документы Вы можете менять «под себя», не смотря на то, как это воспримет контрагент. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты и отражала суть операции.
Для удобства учета включайте во внутренние формы реквизиты, максимально отражающие специфику деятельности Вашей компании. Или дополняйте в существующие формы дополнительные реквизиты.
Ø Совет 7. Объедините несколько однотипных форм в одну.
Некоторые однотипные операции можно объединить в одну форму. Абсолютно безболезненно можно объединить большинство внутренних форм. И со стороны контрагента никаких вопросов не будет. Проверяющим же важно, чтобы в документе были обязательные реквизиты, и документ четко отражал суть операции. Остальное – на усмотрение компании.
Алгоритм объединения форм.
o Шаг 1. Оцениваем, какие формы можно объединить.
Берем формы, которые применяем в аналогичных операциях.
Например, унифицированные формы МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов» и МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов». Обе эти формы предназначены для списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов. И по содержанию они практически ничем не отличаются, там почти все показатели дублируются. От одной из этих форм явно можно избавиться без ущерба.
o Шаг 2. Продумываем название формы.
Если нужно, меняем название, когда объединяем 2 формы со специфичными названиями. В нашем примере для универсального бланка можно использовать название «Акт о списании МБП».
o Шаг 3. Меняем содержание документа.
Берем за основу одну форму и добавляем в нее недостающие реквизиты из другой формы. При необходимости избавляемся от лишних реквизитов.
Чтобы сократить объем документов, Вы можете применять УПД. Если какой-либо контрагент откажется принимать УПД, выпишите ему документы по стандартной схеме: товарная накладная (или акт выполненных работ) и счет-фактура.
Ø Совет 8. Раздайте сотрудникам памятки по заполнению документов.
Чтобы сотрудник, отвечающий за выписку документов покупателям, не запутался, сделайте для него памятку. К ней приложите список тех клиентов, которым требуется вместо УПД стандартный набор документов. Это пропишите в учетной политике.
Сотрудникам, работающим с первичными документами, раздайте памятки для проверки их заполнения. Если документ не соответствует требованиям, контрагента нужно попросить его переделать.