Применение вычислительной техники при составлении бухгалтерского баланса

Функционирование системы бухгалтерского учета в организациисвязаносозданием и обработкой больших объемов информации.

В условиях применения ЭВМ, автоматизированных рабочих мест экономи­ста, бухгалтера, аналитика появляется возможность быстрой обработки первич­ной информации (первичной документации и др.), получения с применением средств вычислительной техники итоговых данных по счетам аналитического и синтетического учета, сопоставления нормативной, плановой, сметной, учет­ной информации по статьям бухгалтерского баланса, другим формам отчетности, Возможности вычислительной техники позволяют, с одной стороны, проследить движение информационных потоков от хозяйственной операции вплоть до формирования соответствующей статьи бухгалтерского баланса, с другой - детализировать каждую статью бухгалтерского баланса через систему синтетиче­ского и аналитического учета вплоть до первичного документа, хозяйственной операции.

Качественно и своевременно составленный бухгалтерский баланс помо­гает подготавливать и принимать соответствующие управленческие решения, оценивать положение организации в условиях рынка с целью повышения эф­фективности производства и управления, улучшения качества продукции, труда, организации производства и управления.

В условиях действия автоматизированных систем управления и обработки информации с использованием ЭВМ и других средств вычислительной тех­ники роль бухгалтерского баланса как синтезирующего способа группировки показателей финансово-хозяйственной деятельности организаций возрастает, так как применение ЭВМ позволяет формировать более качественную информацию и полнее ее использовать.

Для получения бухгалтерского баланса предприятия (организации) используются данные учета, которые формируются в виде определенных функциональных участков, каждый из которых связан с определенным объектом учета (основных средств, материальных запасов, готовой продукции), и где обеспечиваются не­прерывная регистрация и обработка хозяйственных операций, связанных с этим субъектом бухгалтерского учета.

Так как бухгалтерский баланс относится к трудоемким участкам бухгал­терского учета, то составление его с использованием средств вычислительной техники приобретает всевозрастающее значение, и это относится как к процес­сам сбора, измерений, регистрации, обобщения и подготовки информации для формирования статей бухгалтерского баланса, так и непосредственно к процессу составления.

Форма бухгалтерского баланса представляет собой документ (вид отчет­ности), который характеризуется такими условно-постоянными данными, как количество разделов актива и пассива, количество строк в разделе, а также Количество граф по каждой строке.

Каждая статья бухгалтерского баланса закодирована. Методом математи­ческого моделирования получения итоговых показателей по строкам и графам Производится построчное и пографное суммирование данных статей бухгалтер­ского баланса в соответствии с расположением их в памяти ЭВМ.

В качестве примера рассмотрим методику формирования статей бухгалтер­ского баланса организации на примере такого объекта бухгалтерского учета, как Нематериальные активы. Номенклатура нематериальных активов велика, к ним относятся права пользования земельными участками, природными ресурсами, па­тенты, лицензии, ноу-хау, программные продукты, монопольные права и приви­легии (включая лицензии на определенные виды деятельности), организационные расходы, торговые марки, товарные знаки. Поэтому в процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации приходится обрабатывать большие объемы показателей и признаков, характеризующих движение нематери­альных активов (безусловно, необходимо учитывать специфику предприятия, его объемы производства и реализации продукции, выполненных работ, оказанных услуг, численность работников организации и др.).

Использование вычислительной техники для составления бухгалтерского баланса предполагает применение пакетов прикладных программ (ППП) по учету нематериальных активов.

Для заполнения статьи баланса «Нематериальные активы» по остаточной стоимости необходимо иметь информацию о первоначальной стоимости немате­риальных активов, которая отражается на счете 04 «Нематериальные активы», и их, амортизации, которая показывается на счете 05 «Амортизация нематериальных активов».

Согласно ныне действующей форме бухгалтерского баланса статьи, отно­сящиеся к учету нематериальных активов, имеют такие коды: «Нематериальные активы» — 110, организационные расходы — 111, патенты, лицензии, товарные знаки и т.д. — 112.

Следовательно, составление бухгалтерского баланса в условиях автоматиза­ции состоит в увязке закодированных соответствующим образом статей баланса и синтетических счетов согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности. Данная взаимосвязь обеспечивается предварительно составленной таблицей, которая находится в памяти ЭВМ и предполагает соответствие счетов бухгалтерского учета определенной статье бухгалтерского баланса.

Рассмотренный нами этап является заключительным. Ему предшествуют автоматизированная обработка всех первичных данных по учету нематериальных активов, составление машинограммы-ведомости по учету в аналитическом раз­резе, машинограммы-ведомости синтетического учета, выделение информации, которая необходима для заполнения Главной книги и других бухгалтерских реги­стров. Все эти этапы связаны с формированием и обработкой информации лишь по одному объекту учета.

При составлении же баланса в целом объем перечисленных выше работ по формированию информации возрастает во много раз, поэтому использование электронно-вычислительных машин и других средств вычислительной техники необходимо.