Основные понятия Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с документами, имеющими табличную структуру и преимущественно числовыми данными.
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. Рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в его нижней части. На экране отображается только текущий лист, с которым ведётся работа. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями (всего рабочий лист может содержать 256 столбцов). Строки последовательно нумеруются цифрами (от 1 до 65 536).
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (именно в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1, DE234. Обозначение ячейки выполняет функцию её адреса. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Группа соседних ячеек, на которую можно ссылаться как на единое целое, называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С13.
Ввод и редактирование данных
Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щёлкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Чтобы завершить ввод, сохранив введённые данные, используют кнопку Ввод в строке формул √ или клавишу Enter. Чтобы отменить внесённые изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют копку Отмена × в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
Для удобства ввода в программе Microsoft Excel предусмотрена функция автозаполнения. Она часто реализуется с помощью маркера автозаполнения – чёрного квадратика в правом нижнем углу рамки активной ячейки.
Лабораторная работа №1
Основные элементы работы в программе Microsoft Excel
Задание 1. Создать страницу классного журнала, предполагая, что в классе 20 учеников, а уроки проходят один раз в неделю (т.е. 4-5 раз в месяц).
Выполнение.
1. Запустите табличный процессор Microsoft Excel командой Пуск/Программы/Microsoft Excel.
2. Установите ширину левого и правого полей в 1,5 см. Для этого в меню Файл выберите пункт Параметры страницы и вкладку Поля.
3. Переименуйте Лист1, например, назовите его «Журнал». Для того чтобы переименовать лист дважды щёлкните мышкой на его ярлычке и внесите необходимые изменения.
4. Объедините ячейки А1 и А2, а также В1 и В2. Для этого выделите пару ячеек (при этом они будут выделены общей рамкой, но текущая ячейка не будет выделена цветом) и выполните команду Формат/Ячейки … Выберите вкладку Выравнивание и поставьте флажок у словосочетания объединение ячеек. В эти получившиеся ячейки внесите заголовки столбцов № п/п и Фамилия, Имя соответственно.
5. Объедините также ячейки С1:F1, G1:J1, K1:O1, P1:S1. В полученные ячейки введите названия месяцев (Сентябрь – Декабрь).
6. Установите ширину столбцов командой Формат/Столбец/Ширина …, предварительно выделив каждый из них (столбцы (строки) выделяются щелчком на их заголовках). Для столбца с порядковыми номерами задайте ширину 5, для столбца с фамилиями – 20; для столбцов Сентябрь, Октябрь, Декабрь (выделяя столбцы C,D,E,F, а после G,H,I,J и P,Q,R,S) – 3, для Ноября (столбцы K,L,M,N,O– пять уроков)–3,4. Ширину строк и столбцов можно изменять и подводя мышку к границам их заголовков. Автоматический подбор ширины столбца по содержимому осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши на границе заголовков столбцов.
7. Вставьте порядковые номера в ячейки А3:А22. Для этого в ячейку А3 занесите 1, выделите нужный диапазон и воспользуйтесь командой Правка/Заполнить/Прогрессия … Проследите при этом, чтобы флажки стояли у команд по столбцам, арифметическая.
Получающийся лист журнала занимает диапазон А1:S22.
8. Выделите диапазон А1:S22 и задайте размер шрифта 14 пт, тип шрифта - Times New Roman.
9. Произведите форматирование ячеек. Для этого выделите диапазон А1:S22 и выполните команду Формат/Ячейки … (можно также щёлкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать тот же пункт). Выберите вкладку Выравнивание и задайте горизонтальное и вертикальное выравнивание по центру.
10. Для ячейки А1 на вкладке Выравнивание поставьте флажок не переносить по словам.
11. Выполните Файл/Предварительный просмотр и обратите внимание на то, что лист не разделён на ячейки. Закроите окно предварительного просмотра.
12. Установите разделение на ячейки: выделите диапазон А1:S22, выполните Формат/Ячейки …, вкладка Граница, выберите внутренние и внешние границы. Снова просмотрите документ.
13. Сохраните документ.
Задание 2. Составить телефонный справочник, содержащий следующую информацию: фамилию, имя, отчество, номер телефона, адрес и дополнительную информацию произвольного характера (в виде примечаний к ячейкам). Справочник должен содержать 10 – 15 записей.
Выполнение.
1. Откройте созданный Вами документ, выберите Лист2 и назовите его «Справочник ».
2. Ячейки первой строки таблицы (А1:Е1) озаглавьте Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Адрес. Для заполнения таблицы используйте форму ввода. Для этого выделите первую строку, содержащую заголовки, и выполните команду Данные/Форма. В открывшемся окне поля ввода будут иметь названия соответствующих полей таблицы.
3. Дополнительную информацию запишите в поле примечания. Для этого выделите необходимую ячейку и выполните команду Вставка/Примечание. Например, для ячеек с адресами дополнительной информацией могут служить сведения о районе города, для ячеек с фамилиями – сведения о месте работы и должности абонента. Ячейки, к которым имеются примечания, будут помечены красным уголком.
4. После завершения ввода информации установите автофильтр. Для этого выделите таблицу и выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Рядом с названиями столбцов появятся кнопки с треугольничками, направленными вниз. При нажатии на эти кнопки открывается список фильтрации. Здесь можно установить нужные ограничения на отображаемую информацию. Попробуйте различные варианты.
5. Сохраните документ.
Контрольное задание. Сформировать расписание занятий на двух рабочих листах. Листы переименовать в «Первая неделя» и «Вторая неделя» соответственно. В первом столбце указать время начала занятий. Последующие столбцы озаглавить соответственно дням недели и в них перечислить предметы. Отформатировать текст и рамку таблицы. Использовать автофильтр и форму ввода.
Указания.
1. Поскольку расписание на первой и второй неделях содержит много одинаковых элементов, следует сцепить оба листа. Если лист «Первая неделя» является текущим, то, удерживая клавишу Ctrl, щёлкаем мышкой на ярлычке листа «Вторая неделя». Расцепить листы можно аналогично.
2. Дни недели можно ввести автоматически: в нужную ячейку введите «Понедельник», а затем, используя маркер автозаполнения, протяните вправо до появления «Суббота». В итоге получатся шесть заглавий для столбцов.
3. Начинайте заполнять таблицу, вводя названия предметов, номера аудиторий и вид занятий. При вводе информации нужно учитывать, что она вводится одновременно в одноимённые ячейки обоих листов, поэтому для тех занятий, которые расположены несимметрично, необходимо расцепить листы и вводить информацию отдельно в каждый лист.
4. Сохраните документ.
Лабораторная работа №2
Применение электронных таблиц для расчётов
Вычисления в таблицах программы Microsoft Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединённые знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.