Порядок заполнения платежного календаря. Чек-лист
Алексей Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
Цель
Составить подробный план поступлений и выплат, исключить кассовые разрывы и платежи вне бюджета.
Что учесть
Для правильного заполнения платежного календаря нужно следовать заданной последовательности шагов, использовать только актуальные источники данных. Также стоит убедиться в корректности расчета остатков денежных средств на конец каждого рабочего дня в течение месяца.
Заполнить в платежном календаре строку «Остатки денежных средств на начало месяца»
Сформировать в системе «Банк-Клиент» выписку за предыдущий период.
Выгрузить ее в файл в формате Excel.
Скопировать из выписки остаток денежных средств на конец месяца за предыдущий период.
Вставить остаток в платежный календарь по строке «Остатки денежных средств на начало месяца» (подробнее см. Как разработать и применять платежный календарь).
Убедиться, что данные скопированы корректно.
Перенести в платежный календарь лимиты по статьям из бюджета движения денежных средств
Проверить актуальность бюджета движения денежных средств.
Убедиться, что детализация статей в платежном календаре такая же, как в бюджете движения денежных средств.
Скопировать данные о лимитах по каждой статье из актуальной версии бюджета движения денежных средств (подробнее см. Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel).
Вставить их в платежный календарь по статьям в соответствии с аналитикой, принятой в компании.
Убедиться, что информация в платежном календаре отражена корректно.
Отразить в платежном календаре данные о поступлениях
В актуальной версии бюджета движения денежных средств найти сумму поступлений за конкретный месяц.
Уточнить в коммерческом отделе актуальность плана поступлений.
Скопировать информацию и вставить ее в платежный календарь.
Разбить план поступлений по датам в течение месяца:
определить, какие суммы перечислят крупные клиенты;
уточнить в договорах отсрочки платежей по ним;
рассчитать точную дату поступлений денежных средств в детализации по крупным клиентам в соответствии с договоренностью с ними;
определить сроки поступления денег от мелких клиентов, опираясь на статистические данные за прошлые периоды и условия по оплате в соответствии с заключенными с ними договорами;
полученную информацию отразить в платежном календаре;
убедиться в правильности расчетных сумм поступлений от крупных и мелких покупателей.
Отразить в платежном календаре данные о выплатах в течение месяца
Разбить в платежном календаре все прогнозируемые выплаты на обязательные, регулярные и разовые.
Запросить сумму и график перечисления обязательных платежей у главного бухгалтера.
Вставить эти данные в платежный календарь.
Убедиться в корректности отражения обязательных платежей в платежном календаре.
Открыть договоры по регулярным платежам, убедиться в их актуальности.
Суммы и сроки по ним из договоров перенести в платежный календарь.
Убедиться в корректности отражения регулярных платежей.
Запросить данные по разовым платежам у руководителей центров финансовой ответственности.
Спланировать по ним суммы и сроки оплаты.
Вставить полученную информацию в платежный календарь.
Убедиться в правильности ее отражения.
Рассчитать остатки денежных средств в платежном календаре по дням
Прибавить к сальдо на начало периода поступления, вычесть платежи и результат отразить по строке «Конечное сальдо» первого рабочего дня месяца.
Проверить правильность расчета.
Скопировать этот остаток и вставить в строку «Сальдо на начало периода» следующего дня.
Рассчитать в платежном календаре сальдо на конец периода по каждому дню месяца (подробнее см. Как рассчитать неснижаемые остатки для бюджета движения денежных средств и платежного календаря).
Убедиться, что остаток денежных средств на конец каждого рабочего дня равен остатку на начало следующего.
Убедиться, что платежный календарь сбалансирован, без кассовых разрывов.
«Порядок заполнения платежного календаря. Чек-лист». А. Гребенников
© Материал из ФСС "Система Финансовый директор".
Подробнее: https://www.1fd.ru/#/document/207/1924/?of=copy-eeeb80cc68