Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.
Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:
· - руководителю вышестоящего органа;
· - организации в целом;
· - структурному подразделению организации;
· - конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.
Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица - руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.
Акт – документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.
Акты составляются в следующих типовых случаях:
· организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;
· обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;
· по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;
· испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;
· инвентаризации;
· вручения призов и дипломов;
· наличия и состояния дел и документов;
· проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;
· происшествий;
· техники безопасности и охраны труда;
· технического состояния;
· нарушения трудовой дисциплины;
· уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.
Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.
Формуляр акта включает следующие реквизиты:
§ наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;
§ наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) – автора документа;
§ название вида документа, пишется прописными буквами – АКТ;
§ дата;
§ номер;
§ место составления;
§ гриф утверждения;
§ заголовок к тексту;
§ текст;
§ подписи.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3. выработка регламента совещания;
4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения.
5. организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;
6. организационные работы секретариата совещания;
7. техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
8. документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;
9. анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.
Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:
Повестка дня
1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятий кандидата технических наук Зайцева А.И.
2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.
Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашенных входят
v обращение;
v информация о дате и месте проведения совещания;
v повестка дня;
v предложение принять участие;
v просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.
Регламент может быть приблизительно таким: 1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.; 2) основной доклад — до 30 мин; 3) вопросы докладчику — не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение — не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика — не более 5 мин;
8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания — не более 3 мин; 10) чтение проекта решения — не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения — не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.
Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
Вопрос №2.Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.Типовой международный контракт о купле-продаже. Формы приложений к контрактам. Оформление дополнений и спицификаций к контрактам.
Договор купли-продажи товаров в материально-вещественной форме в международной коммерческой практике называется контрактом.
Контракт купли-продажи представляет собой коммерческий документ, оформляющий внешнеторговую сделку, в котором содержится письменная договоренность сторон о поставке товара: обязательство продавца передать определенное имущество в собственность покупателя и обязательство покупателя принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму, или обязательства сторон выполнить условия товарообменной сделки.
Регулирование заключения договора купли-продажи и те права и обязанности продавца и покупателя, которые возникают из такого договора, унифицировано в Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров.
Применяемые во внешней торговле контракты содержат различные условия, характеризующие товар, служащий предметом купли-продажи, определяющие коммерческие особенности сделки, права и обязанности сторон, взаимные обязательства сторон по операциям, обеспечивающим исполнение контракта. Все условия контракта можно классифицировать следующим образом:
ü с точки зрения их обязательности для продавца и покупателя;
ü с точки зрения их универсальности.
ü с точки зрения обязательности условия контракта делятся на обязательные и дополнительные.
К обязательным условиям относятся:
ü наименования сторон - участников сделки;
ü предмет контракта;
ü качество и количество;
ü базисные условия поставки;
ü цена условия платежа
ü санкции и рекламации (штрафы, претензии);
ü юридические адреса и подписи сторон.
Дополнительные условия:
ü сдача-приемка товара;
ü страховка;
ü отгрузочные документы;
ü гарантии;
ü упаковка и маркировка;
ü форс-мажорные обстоятельства;
ü арбитраж;
ü прочие условия.
ü
Обязательными эти условия (“conditions”) называются так потому, что, если одна из сторон не выполняет эти условия, то другая сторона вправе расторгнуть контракт и требовать возмещения убытков.