Типология, образцы, языковое оформление
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства — документ эпохи и т.п.).
Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.
Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).
Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте.
Личные документы. Заявление и доверенность
Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Декану исторического факультета
Московского государственного университета
им. М.В. Ломоносова
проф. Соколову И.С.
аспирантки кафедры истории
средних веков
Драгоевой Н.А.
заявление.
Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме диссертации.
Дата (подпись)
Следует обратить внимание!
1. Расположение частей заявления:
1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от,
4) текст заявления пишется с красной строки;
5) дата ставится слева; подпись - справа.
2. Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
3. Клишированные формы:
1) просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.)
Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на за числение, на выезд и т. п.)
2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что.., в связи с тем, что...; на основании того, что, потому что..., так как..., учитывая (что?)...
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).
Доверенность
Я, аспирант второго курса исторического факультета Беликов Александр Иванович, доверяю аспирантке первого курса Карась Светлане Сергеевне получить мою стипендию за февраль 2013 г.
Дата (подпись)
Подпись аспиранта Беликова А.И. удостоверяется
Дата (подпись)
Следует обратить внимание!
1. Расположение частей доверенности:
1) наименование документа пишется в центре строки;
2) текст начинается с красной строки;
3) дата - слева, подпись - справа;
4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
2. Клишированные формы:
Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...).
Распорядительные документы. Приказ
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам. А именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Московское городское объединение книжной торговли "Москнига"
Приказ
15.05.93 ' №37
Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодежи
Во исполнение решения Правительства Москвы от 24.04.93 № 4281 "Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодежи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства"
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные выставки, раскрывающие роль молодежи в перестройке, к 01.07.93.
2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди молодежи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общества любителей книги к 15.07.93.
3. Директору магазина т. Зайцевой Л.А. разработать предложения о создании молодежного клуба книголюбов на базе магазинов № 185 "Молодая гвардия" до 05.07.93.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли т. Петрова И.В.
Генеральный директор (личная подпись) А.В. Горбунов
Следует обратить внимание!
1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.
Например: О назначении..., Об утверждении..., Об итогах..., О мерах... и т.п.
2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть — это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет — в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.
3. С новой строки следует текст постановляющей части.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно.
Например: Директорам заводов...; Руководителям архивов...
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.
Например: Кому? что сделать? — подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т.д.