Классификация документов / писем

Тема №9

Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление

1. Функции и свойства документов
2. Классификация документов
3. Требования к оформлению документов
4. Образцы документов
5. Реклама в деловой речи
6. Речевой этикет в документе

Функции и свойства служебных документов

Задача документов – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации управленческой, деловой, служебной информации.

К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства или вырабатываются традициями. Итог документирования – создания документа.

Общие функции документа:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Наиболее типичные свойства документов:

- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

- лаконичность и достаточность информативного содержания;

- логичность и структурированность изложения;

- стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;

- ясность языка и предметная точность.

Классификация документов / писем

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширенное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т.п.).

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту составления - документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку Внутренняя переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, а адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Это служебная документация. Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Это официальные письма.

- по содержанию – одноаспектные и многоаспектные письма. Одноаспектное письмо посвящено одному вопросу (гарантийное письмо, письмо-приглашение). Многоаспектное письмо содержит однотипные или разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); Типовые – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Создание документа по образцу – это типизация документа. Он используется на производстве, в госучреждениях. Трафаретные – это документ в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации (письмо-приглашение, заявка).

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения установлен не строго;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кино-документы и т.д.

- по фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

- по тематическому признаку письма разделяют на деловые и коммерческие. Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия. Коммерческая корреспонденция (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы) – это письма, составленные при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения.

- по функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма (т.к. выполняют функцию ярлыка, их цель – фиксировать факт отправки), письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения (они констатируют свершившийся факт) и письма-извещения, письма-заявления.

- по структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определённому образцу (стандартные аспекты содержания, использование стандартных языковых конструкций, жёсткие требования к формату бумаги, реквизитам, элементам письма). Нерегламентированное письмо обычно отражает производственную ситуацию, структура менее жёсткая, но необходимы элементы делового письма: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

- в зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.