Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая часть, где излагаются предложения, просьбы.
| Московский государственный технический университет «МАМИ» Справка Дата Номер Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета экономического. Справка выдана для представления в поликлинику. Декан факультета «Экономический» (подпись) |
Обратите внимание!
1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2. В докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., о проверке и т.п.
| Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору Дата Объединения Иванову И.И. Докладная записка О назначении документальной ревизии в магазине №... При проведении 09.04.09 г. инвентаризации товарных фондов магазина №... обнаружена недосдача различных товаров на сумму... руб. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №... за период с 01.01.09 по 09.04.09 г. Зам. начальника отдела (подпись) |
| Декану факультета № … (И.И. Петрову) студента 2-го курса группы № … И. Иванова Объяснительная записка Я опоздал к началу учебных занятий на 10 календарных дней по причине / вследствие болезни. Медицинская справка прилагается. Дата Подпись |
IV. Личные документы.
Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).
Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.
Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя или юридически.
Автобиография – документ, содержащий достоверные сведения об основных фактах личной жизни автора (то есть описание своей жизни).
Структура: 1)наименование документа, 2) ФИО, дата и место рождения, 3) Сведения о родителях: их полное имя и отчество, чем занимаются; 4) Сведения об образовании; 5)Сведения о работе (место работы. должность), сведения о службе в армии,6) Семейное положение,7) Награждения, 8)Подпись (справа),, дата составления (слева)
Служебная характеристика – документ, в котором начальник дает оценку служебной деятельности своего подчиненного, его профессиональным и личностным качествам.
Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями, организациями, фирмами, частными лицами.
Обратите внимание!
Структура заявления:
- наименование адресата – должность, инициалы, фамилия (дат. п.)
- фамилия, инициалы, подавшего заявление (род. п.): либо должность, либо адрес
- заголовок
- текст заявления
- опись прилагаемых документов
- подпись заявителя (справа)
- дата (слева, месяц словами)
1. Расположение частей заявления:
1) наименование пишется;
2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
4) текст заявления пишется с красной строки;
2. Оформление наименования адресата:
если наименование адресата представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
3. Клишированные формы:
1) просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.): Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.);
2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...
| О б р а з е ц 1. Декану исторического факультета Московского государственного университета им. Ломоносова проф. Соколову И.С. аспирантки кафедры истории средних веков Драгоевой Н. А. Заявление. Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в Библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме диссертации. Дата (подпись) О б р а з е ц 2. В отдел фотокопий Российской Государственной библиотеки от акад. Жереха Н.И., проживающего по адресу: Москва, ул. Волгина, д. 6, кв. 13 Заявление Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л. С. "Вопросы теории и истории психологии", т. 2. -М., 1982, необходимую для научной работы. Дата (подпись) |
Обратите внимание!
Структура доверенности на получение денег:
- наименование документа;
- фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные - в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;
- содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ - ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью);
- подпись доверителя;
- дата выдачи доверенности;
- наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
- дата удостоверения и подпись.
Расположение частей доверенности:
- наименование документа - в центре;
- текст - с красной строки;
- дата - слева, подпись - справа;
- под датой и подписью - место, чтобы заверить документ.
| О б р а з е ц Доверенность Я, аспирант второго курса исторического факультета Московского городского педагогического университета Беликов Александр Иванович, доверяю аспирантке первого курса Карась Светлане Сергеевне получить мою стипендию за февраль 2010 г. Дата (подпись) Подпись аспиранта Беликова А.И. удостоверяется Дата (подпись) |
Обратите внимание!
Структура объяснительной записки
- наименование адресата (руководитель организации, подразделения);
- фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку;
- заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы);
- текст объяснительной записки;
- опись прилагаемых документов;
- подпись (внизу справа);
- дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
| О б р а з е ц Заведующему кафедрой РГГУ русского языка Н.В. Петрову Смирновой А.Н., студентки группы № 1125 гуманитарного факультета Объяснительная записка Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому языку и культуре речи с 14.03.2010 по 18.04.2010 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю. Дата Подпись |
Обратите внимание!
Структура расписки
- наименование документа (в центре, с заглавной буквы);
- фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;
- наименование учреждения, предприятия с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью);
- подпись получателя (справа);
- дата составления расписки (слева)
| О б р а з е ц Расписка Я, Чернова Светлана Игоревна, начальник технического отдела ЗАО "ЛОТ", получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки "Филипс" для использования в отделе в течение месяца. 1 ноября 2009 г. Чернова Расписка Я, Иванов Иван Иванович (паспорт ХХ ХХХХХХ выдан кем, когда, зарегистрирован по адресу: место регистрации) получил от Сидорова Петра Петровича (паспорт ХХ ХХХХХХ выдан кем, когда, зарегистрирован по адресу: место регистрации) денежные средства в размере 1 000 000 (Один миллион) рублей. Дата подпись |
Задание 1. Найдите ошибки в данных заявлениях. Отредактируйте тексты.
| Декану автомобильного факультета Технологического университета проф. С.Р. Иванову от Петрова К.С. Заявление. В связи с тем что я устроился на работу в фирму «Аква», прошу перевести меня на заочное отделение, так как я не могу учиться ни в дневное, ни в вечернее время. С уважением 11 сентября 2003 г _____________К.С. Петров |
| Директору фирмы "Мир" госп-ну Ю.П. Афанасьеву от Иванова С. А. Настоятельно прошу дать мне отгул на завтра в связи с причинами глубоко личного характера. 10 марта 2003 г. _____________С.А. Иванов |
Задание 2. Напишите заявления с просьбой: 1) оказать вам материальную помощь; 2) перевести с одного факультета на другой; 3) продлить вам экзаменационную сессию; 4) восстановить на 2 курсе факультета «АТ»; 5) принять на работу на должность менеджера фирмы.
Задание 3. Найдите ошибки в приведенной ниже доверенности. Исправьте их.
| Я, Огурцов Константин Иванович, доверяю студентке экономического факультета Лагутиной Светлане, паспорт 40 02 142343, выдан 45 отделом милиции, получить мою стипендию за март в связи с моей поездкой в ОАЭ. |
Задание 4. Напишите доверенность: а) на получение 10 000 рублей с вашего вклада в банке какому-либо лицу, б) на покупку автомобиля на ваше имя, в) на получение посылки на почте, г) на получение заработной платы в кассе организации.
Задание 5. Напишите объяснительную записку для следующих ситуаций:
а) вы не явились на экзамен, б) вы опоздали на семинар, в) вы не выполнили распоряжение начальства.
Задание 6. Напишите расписку в получении: а) ноутбука для проведения лекции, б) экспонатов музея для проведения семинара, в) хозяйственного инвентаря.
Задание 7. Отредактируйте тексты заявлений и объяснительной записки.
| Декану факультета ЭМиП МГТУ МАМИ проф. Короткову В.И. от студента 5 курса группы 8-АЭ-10 Гапонова Д.И. Заявление Прошу разрешить мне занятия по личной программе в 2009–2010 учебном году для набора информации по дипломной работе «Разработка гибридного коммутатора для автомобилей семейства ВАЗ». План личной учебной программы прилагается. 15 февраля 2009 г. Д.И. Гапонов |
| Декану факультета ЭМиП МГТУ МАМИ проф. Короткову В.И. от студента 4 курса группы 9-АЭ-10 Гапонова Д.И. Объяснительная записка Я пропустил занятия в течение 15 дней с 01.03.09 по 16.03.09 по причине болезни, которой я болею регулярно из-за которой меня отвезли в больницу. Справка из больницы прилагается. 20 марта 2009 г. Д.И. Гапонов |
Задание 8.
Укажите, какой тип документа вы будете использовать в следующих случаях.
1. Вы опоздали на конференцию.____________________________________________________
2. Вы не пришли на собрание._______ __________________________________________
3. Вам нужно сдать экзамен раньше официально назначенного срока.____________
4. Вы не можете прийти на работу ближайшие 4 дня, так как вы женитесь.______
5. Вы получили ноутбук для проведения конференции.___________
6. Вы не можете получить зарплату и разрешаете получить ее другому._____________
7. Ваш отец разрешает вам управлять его транспортным средством._______ ____________
8. Вы нарушили распоряжение начальства.______________________________
9. Вы получили на временное пользование трактор._______ __________________
10. Вы хотите перевестись с одного факультета на другой._______ __________________
11. Вы не успели вовремя подготовить нужную документацию.________ __________________