Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета в соответствии со своими полномочиями по отраслевому признаку организуют подготовку и проведение культурно-массовых, спортивных и других особо значимых мероприятий.
Мэр г.Казани и должностные лица местного самоуправления участвуют в мероприятиях, проводимых в городе согласно планам работы Исполнительного комитета, а также по определенным поводам (юбилейные и памятные даты, ввод объектов, творческие встречи, рабочие посещения объектов и т.д.).
Заблаговременно подготовить следующие документы по проведению мероприятия:
· образец приглашения на мероприятие (в случае необходимости);
· справочную информацию по теме мероприятия (например, об объекте ввода, юбиляре, т.д.);
Уточнить о возможном дне рождения руководителя предприятия, учреждения, памятной дате.
· список лиц, приглашенных на мероприятие
При составлении списка необходимо придерживаться следующей последовательности:
- VIP-гости,
- приглашенные от Аппарата Президента РТ,
- приглашенные от Кабинета Министров РТ,
- приглашенные от Государственного Совета РТ,
- приглашенные от муниципального образования г.Казани,
- другие приглашенные.
· порядок проведения мероприятия (программу);
Заголовок программы содержит название мероприятия, место и дату его проведения. В программе указываются время и основные моменты мероприятия. Если в программу включена церемония вручения наград города, необходимо указать Ф.И.О. награждаемого, вид подарка (при наличии), цветы. При количестве награждаемых более 4 человек, они оформляются на отдельном листе (в форме списка) с указанием Ф.И.О., должности, за что награждают. В случае если программа не утверждена, в правом верхнем углу пишутся слово «Проект» и дата. Ф.И.О. участников мероприятия прописывается полностью, исключения первые лица.
· сценарий проведения мероприятия;
Сценарий – это детальный план проведения какого-либо мероприятия с подробным описанием действий, реплик ведущего, выступлений гостей, наименований концертных номеров, т.д.
· материалы к выступлению Мэра г.Казани, Руководителя Исполнительного комитета г.Казани (информацию к докладу, тезисы, выступление).
Проекты вышеперечисленных документов за 10 дней до проведения мероприятия представить на согласование в организационное управление (на электронном или бумажном носителях), окончательный вариант документов – за три дня до мероприятия.
Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows, использованием шрифта Times New Roman размером №14 (для Мэра нужно крупнее №15), межстрочного интервала 1,0.
При подготовке мероприятий по случаю памятных дат или юбилеев предприятий, учреждений, организаций или их руководителей подготовить поздравительный адрес и согласовать его с заместителем Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, заместителем руководителя Аппарата - начальником организационного управления и начальником отдела по связям с общественностью и средствами массовой информации аппарата Казанской городской Думы (спичрайтером).
Заказать и получить в управлении делами Аппарата Исполнительного комитета г.Казани адресную папку, а также в срок не менее чем за три дня до проведения мероприятия заказать подарки, цветы, предварительно согласовав с руководителем Аппарата Исполнительного комитета г.Казани.
В случае если на мероприятии планируется вручение наград города Казани, организовать наградную группу (количество человек в наградной группе зависит от количества награждаемых).
Таким образом, успех любого мероприятия в решающей степени определяется тем, как оно было подготовлено в организационном и содержательном плане, как тщательно проработаны основные моменты программы.
ОБРАЗЕЦ №1
проект
ПОРЯДОК
торжественного чествования ветеранов ВОВ Исполнительного комитета г.Казани с участием Мэра г.Казани И.Р.Метшина
7 мая 2010 года
| Казанская Ратуша, банкетный зал |
Ведущая: Инна Праздникова
| 13:00 | Вступительное слово ведущего |
| 13:05 | Песня «Поклонимся великим тем годам» в исполнение Петра Серебрякова |
| 13:10 | Выступление Мэра г.Казани И.Р.Метшина |
| 13:15 | Минута молчания |
| Стихотворение М.Джалиля (народный артист РТ Ильдус Ахметзянов в сопровождении оркестра) | |
| 13:20 | Выступление ветерана (уточняется) |
| 13:25 | Музыкальный номер на татарском языке (Виль Усманов в сопровождении оркестра) |
| 13:30 | Песня «Венский вальс» в исполнение Петра Серебрякова |
| 13:35 | Выступление труженика тыла (уточняется) |
| 13:40-14:55 | Музыкальные номера |
| 15:00 | Вручение ветеранам конвертов (5 тыс.) и цветов |
ОБРАЗЕЦ №2 (шрифт 14 или 15)
проект на 5.05
СПИСОК
лиц, приглашенных на праздничный обед
по случаю 67-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне
с участием Президента Республики Татарстан Р.Н.МИННИХАНОВА
| 9 мая 2012 года | Казанская Ратуша Колонный зал |
| 1. | Минниханов Рустам Нургалиевич | Президент РТ |
| 2. | ШАЙМИЕВ Минтимер Шарипович | Государственный Советник Республики Татарстан |
| 3. | МУХАМЕТШИН Фарид Хайруллович | Председатель Государственного Совета Республики Татарстан |
| 4. | ХАЛИКОВ Ильдар Шафкатович | Премьер-министр Республики Татарстан |
| 5. | МЕТШИН Ильсур Раисович | Мэр города Казани |
| 6. | БУРГАНОВ Рафис Тимерханович | Министр по делам молодежи, спорту и туризму Республики Татарстан |
| 7. | ПЕСОШИН Алексей Валерьевич | Руководитель Исполнительного комитета МО г.Казани |
| 8. | КАЛИНКИН Денис Геннадьевич | Руководитель Аппарата Исполнительного комитета МО г.Казани |
| 9. | ФАЗЛЕЕВА Лейла Ринатовна | Заместитель руководителя Исполнительного комитета по социальным вопросам |
| 10. | БОРОДИН Александр Ильич | Начальник Казанского суворовского училища |
ОБРАЗЕЦ №3
(шрифт 16, сначала идут более высокие награды, не зависимо от должности награждаемого, если награждаемых несколько, тогда по алфавиту)
Текс для диктора.
Распоряжениями Мэра города Казани за вклад в подготовку и проведение мероприятий в рамках презентации Казани – города-кандидата на право проведения чемпионата мира по водным видам спорта 2015/2017 годов:
знаком отличия «За безупречную службу Казани» I степени награждается Кочнев Николай Васильевич, начальник отдела управления делами Аппарата Исполнительного комитета г.Казани;
Почетной грамотой Казани награждаются:
1. Кадыров Азат Рифгатович, первый заместитель генерального директора Исполнительной дирекции XXVII Всемирной летней универсиады 2013 года в г.Казани;
2. Афанасьев Руслан Шарафетдинович, руководитель танцевального коллектива «U-13»;
Благодарностью Мэра Казани поощряются:
1. Абанина Динара Ренатовна, директор Департамента организационной работы и контроля Исполнительной дирекции XXVII Всемирной летней универсиады 2013 года в г.Казани;
2. Закиров Марат Фархатович, исполняющий обязанности директора Муниципального унитарного предприятия «Дирекции праздничных программ».
Образец №4
«УТВЕРЖДАЮ»
Председатель Комитета