Служебная инструкция
Содержание:
1. Подготовка мероприятий…………………………………………...................2 ст.
2. Подготовка информации о мероприятиях проводимых подведомственными учреждениями, вузами и сузами…………………………………………...…4 ст.
3. Церемонии вручения наград…………….……………………..…………...…4 ст.
4. Организация встреч, переговоров и совещаний………………………….…5 ст.
5. Порядок подготовки мероприятий с участием Мэра г.Казани и Руководителя Исполнительного комитета г.Казани………………………………………...6 ст.
6. Образец №1 порядок ведений мероприятия..…………………………….….8 ст.
7. Образец №2 список приглашенных на мероприятия……….………………9 ст.
8. Образец №3 текст для ведущего (диктора) во время церемонии награждения……………………………………………………………….…..10 ст.
9. Образец №4 протокол совещаний.………………………………………….11 ст.
1. Подготовка мероприятий
| № | Наименование | Задачи | Срок |
| 1. | Инициирование мероприятия | Зарождение и оформление идеи, подготовка проекта для лиц, принимающих решение | от 1 мес. до года |
| 2. | Разработка концепции | · цели, задачи, содержание и примерная программа мероприятия; · место, где мероприятие должно состояться; · время, продолжительность мероприятия; · масштабы: каков размах, какой бюджет, какова численность участников | 1, 2 мес. |
| 3. | Подготовка нормативно-правовых актов | положения, приказа | 1 мес. |
| 4. | Подготовка финансовых документов | Составление технического задания, сметы | 1 мес. |
| 5. | Распределение зон ответственности | Составление плана подготовки и проведения мероприятия, согласование площадки и формата проведения, подготовка наградных документов | 1 мес. |
| 6. | Формирование режиссерской, сценарной и постановочной групп | Согласование концепции мероприятия | 20 дней |
| 7. | Подготовка сценария и программы | Подготовка сценария и программы проведения, маршрут почетных гостей | 14 дней |
| 8. | Выстраивание логистики мероприятия | Трансферт участников, питание участников, перевозка оборудования | 14 дней |
| 9. | Обеспечение безопасности мероприятия | Отправка писем в УВД, МЧС, Управления здравоохранения Система контроля на входе | 14 дней |
| 10. | Отправка писем участникам, и др. заинтересованных группам | Взаимодействие с общественными организациями, военными | 14 дней |
| 11. | Разработка стилистики мероприятия | Утверждение макетов афиш, эмблем, приглашений, дипломов, оформление зала | 14 дней |
| 12. | Подготовка награждения участников | Составление списка награждаемых, заказ цветов, венков, корзин, подарков, сувениров, дипломов, медалей и т.п. | 10 дней |
| 13. | Заказ полиграфической продукции, подарков | Афиши, баннеры, бейджи приглашения, дипломы, кубки, медали, подарки | 10 дней |
| 14. | Проведение организационных совещаний | · Определяется круг задач и формируется список необходимых служб и ведомств, для организации мероприятия, составляется и рассылается телефонограмма для участия в совещании; · составляется план проведения совещания, в котором указываются проблемные вопросы и список поручений; · регистрация всех присутствующих; · в течение всего совещания ведется протокол и по результату рассылается всем участникам совещания | 10 дней |
| 15. | Продвижение мероприятий | Составление пресс-релиза, анонсирование мероприятия, сопровождение представителей СМИ, фото и видео съемка, обработка материала | 10 дней до и после мероприятия обязательно |
| 16. | Администрирование мероприятия | Подбор и постановка задач административной группе и волонтерам | 5 дней |
| 17. | Проведение репетиций | Репетиции, прогон | (2-5 дней, 1 день) |
| 18. | Подведение итогов | Обсуждение результатов, комплектование материалов, работа над ошибками | 1-3 дня после проведения мероприятия |
| 19. | Завершение мероприятия | Возврат оборудования, подготовка и подписание актов и отправка благодарственных писем, размещение информации на сайте (на следующий день после мероприятия) | До 7 дней после проведения мероприятия |
2. Подготовка информации о мероприятиях проводимых подведомственными учреждениями, вузами и сузами.
1. Ввести в календарь мероприятий КДДМ;
2. Запросить сценарий (письмо, телефонограмма, звонок);
3. Запросить краткую программу (если нет, то набрать в соответствии со сценарием), (письмо, телефонограмма, звонок);
4. Запросить список приглашенных VIP-персон (руководители Республики и городских структурных подразделений), (письмо, телефонограмма, звонок);
5. Запросить справочную информацию (справка о здании, о мероприятии, о юбиляре и т.д.), (письмо, телефонограмма, звонок);
6. Подготовить тезисы для выступления (если необходимо);
7. Уточнить место рассадки VIP-персон;
8. Уточнить контакты организаторов;
9. Уточнить даты рождения участников мероприятия (в случаи если совпадает с датой проведения мероприятия, при возможности, подготовить подарок или цветы);
10. Проговорить подарок (если предусмотрено в рамках мероприятия);
11. Организовать встречу руководителя на мероприятии (назначить ответственного).
3. Церемонии вручения наград.
Для проведения церемонии награждения необходимо следующие: награды, список награждаемых, ведущий (диктор), программа награждения (удобнее, когда вписана в общую программу), текст для диктора, наградная группа (количество зависит от количества наград, рекомендуется 2 мальчика и 2 девочки официального внешнего вида), цветы (рекомендованы для женщин), подарки (если предусмотрены), фотограф.
Вручение наград должно проходить в торжественной обстановке. Заблаговременно в холле начинается регистрация награждаемых лиц по списку, после чего их рассаживают в зале. Текст согласно правок регистрации передают за сцену (для выстраивания порядка наград) и ведущему (диктору), который приглашает официальное лицо для выступления (если предусмотрено в программе) и вручения наград. Диктор зачитывает текст, наградная группа выносит награды, цветы и подарки (подарки, если предусмотрены, должны быть в рабочем, чистом виде, соответственно упакованы, для выноса). Официальное лицо вручает награду, цветы, подарок последовательно. Производится фотографирование на память.
Наиболее частые ошибки:
1. диктор зачитывает свой текст с некорректной формулировкой или ошибками;
2. вызывают награждаемого, а его нет в зале;
3. выносят не ту награду;
4. подарки не упакованы или не приведены в соответствующие презентабельное состояние;
5. цветы завяли, поломаны, мокрые, или не распакованные.