ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь–референт относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.
1.2. Основной задачей секретаря–референта является организация и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности организации.
1.3. Секретарь–референт непосредственно подчиняется директору организации.
1.4. В своей деятельности секретарь–референт руководствуется:
– законодательными актами государства Украины;
– Уставом организации;
– Положением о службе документационного обеспечения;
– Положением о персонале организации;
– приказами (указаниями) руководства организации;
– нормативно–методическими материалами в области документационного обеспечения управления;
– настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря–референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.
1.6 Секретарь–референт должен владеть вопросами:
– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной деятельности, основных технологических процессов;
– организации работы с документами в фирме, составления установленной отчетности и документации;
– культуры труда и служебной этики;
– применение средств вычислительной и организационной техники;
– охраны труда и техники безопасности.
1.7. На время отсутствия секретаря–референта (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на офис-менеджера в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.
|
|
ФУНКЦИИ
2.1. Руководство секретариатом
2.2. Информационно–справочное обслуживание по документам организации.
2.3. Обеспечение документирования совещательных органов организации.
2.4. Оперативное обслуживание руководства организации.
2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь–референт должен:
3.1. Определять порядок работы с документами в фирме, разрабатывать сводную номенклатуру дел.
3.2. Организовывать по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.
3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и организационно–техническое обслуживание работы совещательных органов организации.
3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов организации.
3.5. Контролировать выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.
3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами в фирме, ее функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.
3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации.
|
|
3.10. Вести прием посетителей.
ПРАВА
Секретарь–референт имеет право:
4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.
4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.
4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в фирме.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.
4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий.
4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата.
4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений руководства организации.
4.9 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
На секретаря–референта возлагается ответственность за:
5.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в фирме.
5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации, плана работ и несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.