ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Документационное обеспечение делового общения.
Содержание работы.
1.Виды деловых бумаг.
2.Общие правила оформления документов.
Краткие теоретические сведения.
Виды деловых бумаг.
Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление,
объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.
Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.
Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить. Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные.
Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.
Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.
Виды деловых бумаг.
Устное индивидуальное сообщение обучающихся 5 человек с представлением образцов. ВИДЫДЕЛОВЫХ БУМАГ.
- Личные документы
- Заявление
- Доверенность
- Автобиография
- Пример автобиографии
- Жалоба. Основные положения
- Жалоба. Структура текста
- Резюме
- Пример резюме
- Служебная характеристика
- Административно-организационные документы
- Положение, правило, инструкция
- Правила составления и оформления должностных инструкций
- Контракт, договор: виды договоров, основные составляющие договора
- Оформление договора
- Преамбула
- Предмет договора. Условия договора
- Срок действия договора. Реквизиты сторон
- Приложения. Подписи сторон
- Дополнительные материалы к договору
- Трудовой договор
- Договор гражданско-правового характера
- Распорядительные документы
- Виды распорядительных документов
- Приказ. Общие правила оформления
- Приказ. Заголовок и текст
- Выписка из приказа
- Распоряжение
- Указание
- Информационно-справочные документы
- Виды информационно-справочных документов
- Справка
- Докладная записка
- Объяснительная записка
- Служебная записка
- Акт
- Протокол. Особенности оформления
- Деловые письма.
Общие правила оформления документов.
Составление конспекта по плану.
Правила оформления деловых бумаг.
Приглашение. Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.
Структура пригласительного билета
• Обращение
• Точное, краткое изложение содержания приглашения
• Указание места и времени проведения мероприятия
• Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение
Расписка
Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).
Структура расписки
• Наименование документа
• ФИО, должность лица, дающего расписку
• Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо
• Наименование полученного с указанием количества и суммы
• На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.)
• Подпись получателя
• Дата составления расписки.
Объявление
Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях
Структура объявления
• Время
• Место
• Наименование
• Ответственный
Реклама
Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.
План рекламы
• Лозунг (обращение, заголовок)
• Информация
• Призыв к действию
• Адрес рекламодателей.
Справка, удостоверение
Справка - сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п.
Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.
Структура справки
• Наименование документа
• Дата выдачи и номер документа
• Кому (иногда и кем) выдан документ
• Текст документа
• Подпись лица (лиц), выдавшего документ
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.
Структура объяснительной записки
• Адресат (кому, где указываются должность, ФИО)
• Наименование документа
• Дата составления документа
• Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму)
• Содержание документа
• Наименование должности, ФИО, подпись заявителя
Структура служебной записки
• Кому (наименование должностного лица, его ФИО)
• От кого (наименование должностного лица, его ФИО)
• Что просят, о чём сообщают
• Для чего и с какой целью
• На основании чего
• Дата и подпись подающего служебную записку
Структура докладной записки
• Адресат (наименование должностного лица, его ФИО)
• От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреж-дения или предприятия, то пишется подробный адрес)
• Наименование документа
• Содержание, система доказательств
• Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.
• Дата и подпись составителя докладной записки
Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.
Структура доверенности
• Наименование документа
• Адресат (должность, звание, ФИО)
• Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя)
• Срок действия доверенности
• Что именно и откуда доверяется получить
• На каком основании (название, номер и дата документов)
• Дата и подпись того, кто даёт доверенность
• Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность
• Дата, когда эта подпись была заверена
Структура официальной доверенности
• Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности
• Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта
• Гербовая печать
Заявление
Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.
Структура заявления
• Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление).
• ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа)
• Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка)
• Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки)
• Подпись заявителя (пишется внизу справа)
• Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Структура протокола
Вводная часть
• Наименование – протокол №….
• Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.)
• Дата
• Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность).
• Фамилия и инициалы председателя и секретаря
• Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже)
Основная часть
• Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада)
• Кто выступал в прениях и что говорил
• Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования)
• Подписи председателя и секретаря собрания
Выписка из протокола
Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.
Структура выписки из протокола
• Название организации
• Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.)
• Номер протокола
• Рассматриваемый вопрос
• Принятое по данному вопросу решение
• Наименование лиц, подписавших протокол
• Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки
• Дата выдачи выписки
• Печать
Автобиография
Автобиография – описание жизни.
Структура автобиографии
• Наименование (заголовок) документа
• ФИО
• Дата рождения (число, месяц, год)
• Место рождения (село, город, район, край, область, республика)
• Родители (их полное имя отчество, чем занимаются)
• Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил)
• Прохождение службы в армии (для военнообязанных)
• Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время)
• Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи)
• Поощрения, награждения (если имеются)
• Подпись (справа)
• Дата (слева)
Характеристика
Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.
Структура характеристики
• Название документа
• ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика
• Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные)
• Интересы, увлечения, способности
• Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием
• Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
• Выполнение общественно полезной работы
• Вывод, пожелания
• Цель составления характеристики
• Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает
• Дата
• Печать