Для финансовых расчетов, составления счетов и прочих вычислений используют электронные таблицы. В настоящем издании подробно рассматривается программа Microsoft Excel.
Кроме электронных таблиц существуют и приложения для работы с базами данных (БД). Их основное отличие состоит в том, что базы данных позволяют связывать данные из нескольких таблиц в единое целое. Например, в одной таблице могут содержаться данные о книгах (автор, название, год выпуска, ISBN и т. д.), а в другой - данные об издательствах (название, реквизиты). И если в таблице издательств имеется поле, содержащее его индекс (номер записи в таблице), то в таблице книг будет достаточно указать лишь этот самый индекс, а не вводить каждый раз всю информацию об издательстве. Таким образом, производится связывание данных: по индексу издательства можно получить информацию о нем из таблицы книг или, наоборот, можно отобрать все книги нужного издательства. В принципе, базы данных могут содержать любое число таблиц, связанных между собой по одному или нескольким полям. Примеры простейших средств для работы с БД - это Microsoft Access и Lotus Approach. Некогда был популярен ныне позабытый Borland Paradox.
Но большинству пользователей базы данных известны не по средствам их создания, а по конечным продуктам. Например, все программы бухгалтерского или складского учета являются базами данных.
Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов.
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач:
Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать
Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
— подбор параметров,
— прогноз поведения моделируемой системы,
— анализ зависимостей,
— планирование.
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);
Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Основные типы данных:
числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате,
текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов,
формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.