Книга учета доходов и расходов состоит из Титульного листа и трех разделов. Раздел 1 предназначен для записи доходов и расходов за каждый квартал. В разделе 2 рассчитываются расходы на покупку основных средств, уменьшающие доходы. Раздел 3 посвящен расчету налоговой базы по единому налогу.
На титульном листе необходимо указать общие сведения: название организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. А также ИНН, КПП (только организации), адрес местонахождения организации (места жительства предпринимателя), номера банковских счетов и т. д. Кроме того, здесь необходимо указать его номер и дату выдачи Уведомления о возможности применения упрощенной системы налогообложения.
Приступать к заполнению Книги учета доходов и расходов лучше со второго раздела, так как данные этого раздела используются при заполнении раздела I.
Раздел I Книги учета доходов и расходов состоит из четырех таблиц, в которых отражаются доходы и расходы за каждый квартал. Порядок заполнения раздела I зависит от объекта налогообложения, выбранного организацией или предпринимателем.
В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата и номер первичного документа, на основании которого производится запись, а в графе 3 – содержание операции.
Если организация платит единый налог с доходов, то помимо 1, 2 и 3 граф ему необходимо заполнять только графу 4.
Организации, рассчитывающие единый налог с разницы между доходами и расходами, в графу 5 заносят расходы, которые поименованы в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Помимо указанных расходов по графе 5 отражаются убытки, полученные в период применения упрощенной системы налогообложения. Налогоплательщики не обязаны отражать в книге доходы и расходы, которые никак не влияют на величину единого налога.
Напомню: что доходы и расходы при упрощенной системе налогообложения отражаются кассовым методом. Это значит, что доходы признаются только после получения денежных средств, а расходы – после фактической оплаты товаров (работ, услуг). Доходы, полученные в натуральной форме, учитываются по рыночным ценам. Если налогоплательщики получили доходы в иностранной валюте, то их нужно пересчитать в рубли по курсу Банка России на день получения. Расходы, осуществленные организацией в иностранной валюте, также подлежат пересчету в рубли (по курсу Банка России на день платежа).
Вопросы вызывает учет НДС. Вообще в соответствии со статьей 346.11 Налогового кодекса РФ фирмы и предприниматели, работающие на упрощенной системе, плательщиками НДС не являются. Однако если они выставляют счет-фактуру и выделяют в этом документе налог, то должны перечислить его в бюджет. Чиновники Минфина России настаивают, что уплаченный НДС нужно включить в налоговую базу по единому налогу.
Как мы сказали, в графе 4 отражаются доходы, которые учитываются при расчете единого налога. К ним относятся:
– выручка от реализации товаров, работ, услуг, которая определяется по правилам статьи 249 Налогового кодекса РФ;
– выручка от реализации имущества и имущественных прав;
– внереализационные доходы, рассчитываемые по правилам статьи 250 Налогового кодекса РФ.
Авансы, которые получают организации и предприниматели будучи на упрощенной системе налогообложения, следует включать в налоговую базу по единому налогу. Правда, если налогоплательщик не использовал аванс полностью и часть его вернул покупателю, то на возвращенную сумму можно уменьшить налогооблагаемые доходы. Причем это касается и тех организаций и предпринимателей, которые рассчитывают единый налог с доходов.
В конце каждого отчетного периода рассчитываются итоги по графам 4 и 5 за прошедший квартал, а также за отчетный период. Для этого в каждой таблице раздела I Книги учета доходов и расходов предусмотрены отдельные строки.
Кроме того, в разделе I Книги доходов и расходов есть справочный раздел. Его заполняют только по итогам года те налогоплательщики, которые считают единый налог с разницы между доходами и расходами. В этом разделе указывают общую сумму доходов и расходов за налоговый период, а также итоговый финансовый результат с учетом разницы между перечисленным минимальным налогом и величиной исчисленного в общем порядке единого налога.
ПРИМЕР
Организация с 1 января 2007 года перешла на упрощенную систему налогообложения. Объектом налогообложения организация выбрала доходы, уменьшенные на величину расходов. По итогам работы за I квартал 2007 года были подсчитаны итоговые значения граф 4 и 5 Книги учета доходов и расходов организации.
Доходы организации, учитываемые при расчете единого налога, – 579 800 руб. (графа 4). Расходы, осуществленные и оплаченные организацией в первом полугодии, и уменьшающие налогооблагаемые доходы, – 430 000 руб. (графа 5).
В I квартале таблица раздела 1 Книги учета доходов и расходов была заполнена следующим образом:
Раздел II. Расчет расходов на покупку (создание, сооружение) основных средств и нематериальных активов, учитываемых при расчете единого налога
Статья 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет предпринимателю, который применяет «упрощенку», учесть в составе расходов стоимость купленных основных средств. При использовании упрощенной системы налогообложения амортизация по основным средствам не начисляется, однако расходы на их приобретение учитываются при расчете единого налога. Для этого предусмотрен второй раздел Книги учета доходов и расходов. Его заполняют только те организации и предприниматели, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Данные о расходах на приобретение основных средств отражаются в Книге учета доходов и расходов в последний день отчетного (налогового) периода.
Раздел II состоит из одной таблицы, которая содержит 16 граф. Первые пять граф таблицы заполняются по всем основным средствам, которыми владеет налогоплательщик. В них указывается порядковый номер записи, общие сведения об основных средствах: их название, день ввода в эксплуатацию, дата оплаты и первоначальная стоимость основного средства.
Заполнение остальных граф таблицы зависит от того, когда было приобретено (сооружено, изготовлено) и оплачено основное средство. Возможны три варианта:
1) основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) в период применения «упрощенки». В этом случае расходы признаются в полном объеме в момент ввода объекта в эксплуатацию;
2) основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) и оплачено до перехода на упрощенную систему налогообложения. В этом случае на дату перехода организации на «упрощенку» необходимо определить остаточную стоимость указанных объектов. Она будет включена в состав расходов, учитываемых при расчете единого налога, в зависимости от срока его полезного использования, который определяется на основании Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;
3) основное средство приобретено до, а оплачено после перехода на упрощенный режим налогообложения.
Основное средство приобретено в период применения «упрощенки»
Если объект основных средств организация или предприниматель приобрели после перехода на упрощенную систему налогообложения, то стоимость такого объекта списывается в расходы только после выполнения двух условий: основное средство оплачено и объект введен в эксплуатацию. Стоимость основных средств и нематериальных активов, купленных (сооруженных, изготовленных, созданных самим налогоплательщиком), включается в расходы не сразу, а частями равномерно в течение года.
Другими словами, если имущество оплачено в I квартале, то в каждом квартале на расходы будет списываться по 1/4 его стоимости. Если основные средства куплены, скажем, в III квартале, то в расходы нужно будет включить половину его стоимости в III квартале, а вторую половину уже в IV.
Помимо первых шести граф (пяти, если приобретаются основные средства, не требующие государственной регистрации) необходимо заполнить графы 12 и 13.
Что касается «входного» НДС, уплаченного при покупке основного средства, то его следует включать в расходы в том же порядке, что и стоимость самих основных средств, к которым налог относится. Хотя учитывается в расходах он отдельно
Стоимость основных средств, введенных в эксплуатацию, но оплачиваемых частями, учитываются в расходах в течение отчетных (налоговых) периодов равными долями по мере их оплаты. В этом случае в каждый квартал нужно определять, какую часть стоимости относить на расходы. То есть, если первый платеж прошел в первом квартале, то оплаченную часть стоимости основного средства надо включать в расходы в каждом квартале года. Если следующий платеж произошел во втором квартале, то его распределяют уже на три квартала. Заметьте: в этом случае во втором квартале в расходы будет отнесено 1/4 стоимости основного средства, оплаченной в I квартале, и треть стоимости этого имущества, оплаченного во втором квартале.
Приобретение основного средства (нематериального актива) до перехода на упрощенную систему
После перехода на упрощенную систему налогообложения в состав расходов включается остаточная стоимость «старых» основных средств, установленная на дату перехода, в следующем порядке. Остаточная стоимость основных средств, срок полезного использования которых не превышает трех лет, включается в состав расходов равными долями в течение первого года использования упрощенной системы налогообложения. Иными словами в последний день каждого квартала бухгалтер принимает в целях налогообложения 1/4 часть остаточной стоимости указанных объектов.
Остаточная стоимость основных средств, срок полезного использования которых превышает 15 лет, списывается в расходы равными долями в течение 10 лет. Следовательно, ежеквартально в составе расходов учитывается 1/40 остаточной стоимости указанных объектов.
Остаточная стоимость прочих объектов основных средств должна быть отнесена на расходы в течение трех лет. В первый год списывается 50 % остаточной стоимости (по 1/8 ежеквартально), во второй год – 30 % (по 3/40 ежеквартально), в третий год – 20 % (по 1/20 ежеквартально).
Порядок списания остаточной стоимости «старых» основных средств зависит от срока их полезного использования.
При отражении расходов на приобретение «старых» основных средств бухгалтер должен заполнить практически все графы таблицы раздела II Книги, за исключением графы 16 «Дата выбытия (реализации) объекта основных средств или нематериальных активов» и графы 4 «Дата подачи документов на государственную регистрацию объектов основных средств».
В графе 12 отражается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта основных средств или нематериальных активов, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за каждый квартал налогового периода.
По объектам основных средств и нематериальных активов, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) до перехода на упрощенную систему налогообложения, данная сумма определяется как произведение граф 8 и 11, деленное на 100.
Графы 13 и 15 заполняют только по итогам года. В графе 15 отражается оставшаяся часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) основных средств и нематериальных активов, подлежащая списанию в последующих отчетных (налоговых) периодах.
ПРИМЕР
В октябре 2007 года организация приобрела компьютер, первоначальная стоимость которого составила 36 000 руб. В этом же месяце объект был оплачен (платежное поручение № 221 от 3 октября 2007 г.) и введен в эксплуатацию (Акт приемки-передачи от 5 октября 2007 г. № 3).
Согласно Классификации основных средств компьютер относится к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 3 лет и 1 месяца до 5 лет. В бухгалтерском учете срок полезного использования компьютера был установлен в размере 48 месяцев (4 года).
За ноябрь-декабрь 2007 года сумма начисленной амортизации по нему составила 1500 руб. (36 000 руб.: 48 мес. х 2 мес.). На 1 января 2008 года – дату перехода на упрощенную систему налогообложения – его остаточная стоимость была установлена в размере 34 500 руб. (36 000 руб. – 1500 руб.). Фирма платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Срок полезного использования компьютера превышает три года, а следовательно, его остаточная стоимость будет включаться в состав расходов частями:
– в первый год – 17 250 руб. (34 500 руб. Ч 50 %);
– во второй год – 10 350 руб. (34 500 руб. Ч 30 %);
– в третий год – 6900 руб. (34 500 руб. Ч 20 %).
Доля остаточной стоимости, которую организация включит в расходы в 2008 году, составляет 50 %. Этот показатель необходимо вписать в графу 10. В графе 11 отражается доля остаточной стоимости, которая подлежит списанию ежеквартально. Она составляет 12,5 % (50 %: 4 кв.).
Порядок заполнения таблицы раздела II Книги учета представлен ниже (таблица 2). В графах 12 и 13 отражаются расходы, которые уменьшают налогооблагаемые доходы. В графе 12 расходы отражаются за каждый квартал налогового периода, а в графе 13 – за налоговый период. Показатель в графе 12 рассчитывается так:
Графа 12 = графа 6 Ч графа 8 Ч графа 11: 100
Значение графы 13 рассчитывается по следующей формуле:
Графа 13 = графа 12 Ч гр. 9
Графы 13 и 15 заполняют только по итогам года. Графа 4 не заполняется, так как компьютер не подлежит государственной регистрации. То же касается и графы 16 – ведь в нее вписывают данные, когда имеет место продажа и прочее выбытие основных средств или нематериальных активов.
В графе 14 нужно поставить прочерк, так как в предыдущем году организация не использовала упрощенную систему налогообложения. В 2008 году значение графы 14 будет равно 17 250 руб., а в 2008–6900 руб. (34 500 руб. – 17 250 руб. – 10 350 руб.).
В графе 15 отражается величина остаточной стоимости основного средства, которая еще не списана в расходы. Рассчитывается она по формуле:
Графа 15 = графа 8 – графа 13 – графа 14
Основное средство (нематериальный актив) куплено до, а оплачено после перехода на упрощенную систему
При упрощенной системе налогообложения доходы и расходы признаются только после фактической оплаты. Однако на практике может возникнуть ситуация, когда основное средство приобретено во время использования общего режима налогообложения, а оплачено уже после перехода на «упрощенку».
В этом случае стоимость основного средства определяется на дату перехода права собственности. В расчете стоимость основного средства отражается, начиная с месяца, следующего за месяцем оплаты.
Например, если объект был оплачен в январе, то включать в состав расходов его остаточную стоимость можно начиная с февраля. При оплате основного средства в феврале списывать остаточную стоимость можно начиная с марта. А вот если оплата была произведена в марте, то отражать расходы на приобретение этого актива можно только начиная с апреля, то есть со следующего отчетного периода.
Ответственность за неведение Книги учета доходов и расходов
Привлечь организацию к ответственности на основании статьи 120 Налогового кодекса РФ можно, если допущено грубое нарушение правил учета доходов и расходов или объектов налогообложения. Размер штрафа зависит от того, привели ошибки к занижению налоговой базы или нет.
«Грубое нарушение» - это:
– отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета;
– систематическое, как минимум два раза в течение календарного года, несвоевременное и неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности хозяйственных операций, денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.