Учетные регистры и их виды

Регистры, техника и формы бухгалтерского учета

Цели

По данной теме необходимо изучить и знать:

- сущность и значение учетных регистров;

- их виды и классификацию;

- порядок записи в учетные регистры;

- выявление и исправление ошибок в учетных регистрах;

- формы бухгалтерского учета, особенности каждой из них.

Вопросы

1 Учетные регистры и их виды.

2 Техника учетной регистрации. Способы исправления ошибок в учетных записях.

3 Формы бухгалтерского учета.

Учетные регистры и их виды

Нами было выяснено, что информационной базой для организации бухгалтерского учета является документация.

Однако в документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции. В целях получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать, т.е. записать в определенной последовательности.

Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должную обозримость в них данных.

В практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Следовательно, учетные регистры являются средством используемым для отражения в них записей на счетах. Т.е. данные бухгалтерских счетов находят отражение в учетных регистрах синтетического и аналитического учета. (Главная книга и журналы ордера). Отсюда, учетные регистры должны отвечать требованиям принципа строения и системы счетов и двойной записи в них.

Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Множественность учетных регистров предопределяет их различное строение и назначение.

Все учетные регистры целесообразно разделить на четыре группы по следующим признакам:

-по внешнему виду;

-по степени обобщения (по объему содержания);

-по назначению и характеру записей;

-по форме.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

-бухгалтерские книги;

-карточки;

-свободные листы.

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».

Например, в настоящее время регистры в виде книг применяются для учета кассовых операций (кассовая книга /таблица 7.11)

Таблица 7.1.1.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров.

При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год.

Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре.

Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета.

По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей.

Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.

Каждый аналитический учетный регистр должен отражать все характерные особенности регистрируемых в нем хозяйственных операций. Поэтому указываются в них: краткое содержание операций, ссылка на документ и другие реквизиты. Сведения аналитических регистров широко используются внешними и внутренними инвесторами и другими пользователями информации.

По принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологические регистры предназначены для записи в хронологической последовательности, исходя из времени выполнения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания. Задача такой регистрации –обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операции. Примером хронологического регистра может служить приведенный ранее журнал регистрации, в котором в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их документы.

Систематические регистры предназначены для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операции за определенное время (например, за месяц). Такая регистрация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и источников формирования. К систематическим регистрам относят Главную книгу, в которой группируются обороты из журнала-ордера соответствующих счетов за год. (табл. 7.1.2.)

Комбинированные регистры приспособлены для одновременной записи хозяйственных операции в хронологическом и систематическом порядке (табл.7.1.3)

Таблица 7.1.2.

Вид Главной книги

Счет № __________________

Таблица 7.1.3.

Журнал - ордер по кредиту счета 671

“Расчеты с поставщиками и подрядчиками ”

Ведомость по дебету счета 671.

При ведении учета по журнально - ордерной форме учета аналитический и синтетический учет зачастую совмещаются в единой системе записей. В частности, журнал-ордер по счету 671” Расчеты с поставщиками и подрядчиками “ наряду с аналитическими данными о расчетах с каждым из поставщиков в отдельности дает и синтетическое обобщение этих расчетов в пределах синтетического счета 671 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.