Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи.
При линейной записи каждая операция полностью отражается по одной горизонтальной строке. Такая запись содержит все необходимые данные о совершенной операции и больше не дополняется.
При линейно-позиционной записи операция также отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью. Записи, отражающие ее продолжение и завершение в последствии по позициям дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы.
Например, поступление материалов и соответствующее образование задолженности поставщикам отражено по горизонтальной строке, но дата погашения задолженности поставщику этого материала будет проставлена по этой же строке лишь тогда, когда сумма задолженности будет ему перечислена.
При шахматной записи каждая операция отражается только один раз. Соблюдение принципа двойной записи и сокращение вдвое объема учетных работ по “разноске” хозяйственных операций в учетные регистры обеспечиваются измерением суммы записи в прямоугольнике, образуемом пересечением строки дебетуемого и графы кредитуемого счета.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом “красное сторно”.
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма, зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается, в документах подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью, лица производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней “исправлено” и правильный текст или сумму.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях,когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов,но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операций составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40000 тенге, а ошибочно записали 10000 тенге, то на разность между этими суммами 30000 тенге (40000-10000) нужно составить дополнительную проводку.
Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно". Сущность данного способа состоит в том, что в начале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись проводится красными чернилами.
После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. Исправление ошибочных записей способом “красное сторно” покажем на следующем примере.
Пример: В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40000 тенге. Начальное сальдо счета 451 “Наличность в кассе в национальной валюте” - 100000 тенге. Ошибочно была составлена проводка:
Дебет счета 681 “Расчеты по оплате труда”
Кредит счета 451 “Наличность в кассе в национальной валюте”
При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не на счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных сумм).
Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры.
1а) Дебет счета 681 “Расчеты по оплате труда”
Кредит счета 451 “Наличность в кассе в национальной валюте”
1б) Дебет счета 333 “Задолженность работников и других лиц”.
Кредит счета 451 “Наличность в кассе в национальной валюте”
На счетах эти суммы будут отражены следующим образом:
Дебет счет 68/1 Кредит
| 1) 40000 2) 1а -40000 | |
| Оборот __________ | |
| С-до ________ |
Дебет счет 451 Кредит
| 3) Сальдо 100000 | 1) 40000 1а) -40000 1б) 40000 |
| Оборот __________ | Оборот 40000 |
| С-до 60000 |
Дебет счет 333 Кредит
| 1б) 40000 | |
| Оборот 40000 | Оборот ________ |
| С-до 40000 |
Способ ”красное сторно ” применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличенна сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильными суммами операции