Инструкция для супервайзера(координатора) проекта Адамас
Вы самый главный человек на ивенте!
Координация всего персонала, всех процессов, вы главное контактное лицо для управляющих, поэтому первоочередная задача для Вас представиться управляющей и найти с ней общий язык!
Вы знаете все, что происходит на площадке, Вы болеете за мероприятие, Вы пример для своего персонала, эффективная работа в связке всего персонала – Ваша задача!
Именно от Вас – а не от клиента мы узнаем обо всем что происходит на площадке (например: кто-то не активно работает и Вы самостоятельно не справляетесь с мотивацией, любые сбои в работе оборудования, опоздания персонала, Вы наши глаза и уши на площадке)
Если кто-то работает неэффективно, именно координатор объясняет/показывает как нужно работать!
Координатор знает о всех акциях, проходящих в магазинах, знает правила и цели работы всех зон.
Координатор осуществляет подготовку фотоотчета, согласно требованиям ТЗ по фотоотчету
Основные задачи:
· Координировать все рабочие процессы на местах в фирменных магазинах
· Вести строгий учет оборудования и его состояние;
· Во время акции организовывать и контролировать работу ПЕРСОНАЛА, производить учет рабочего времени, вести табель;
· Взаимодействовать с персоналом магазина
· Улаживать спорные/конфликтные ситуации, возникающие в ходе работы;
· Заполнять форму отчетности с данными о количестве контактов, расходовании POSM и т.д.;
· Своевременно информировать менеджера проекта (представителя компании) о непредвиденных ситуациях, сложившихся на акции;
· Предоставлять представителю компании АДАМАС в Москве информацию о текущих продажах по запросу
· Координатор несет материальную ответственность за предосталвенное ему оборудование на проекте
ВНЕШНИЙ ВИД:
Возраст: 27-35 лет
Пол – мужской/женский
- Приятная внешность
Образ – белый верх, темный низ
Туфли черные классические, желательно не лаковые
Волосы – чистые, аккуратно уложенные.
Без резких запахов парфюма (свежие не тяжелые ноты)
Обязанности супервайзера
1. Обеспечивать ежедневный выход команды в полном составе. Обзвон промо-команды вечером предыдущего дня, утром за 5 часов до старта и непосредственно за 30 минут перед стартом. Если при одном из обзвоне промоутер сообщил о невыходе- незамедлительно сообщить об этом координатору проекта (Написать в общий чат Watsapp, если он будет предусмотрен).
2. Предоставляем фото (каждое фото высылается в общий чат WataApp и в описании к фото КАЖДЫЙ РАЗ пишите адрес магазина, чтобы мы без труда могли понять откуда пришла фотография)
3. За 30 минут до старта высылаем 1 фото оформления магазина воздушными шарами (если предусмотрено)
4. Проводим краткий инструктаж со всеми членами команды, важно убедиться, что каждый понимает свою роль и зону ответственности!
5. За 15 минут до старта высылаем 1 фото команды в полном составе (Полный перечень персонала уточнять у менеджера проекта)
6. Высылаем по 2-3 фото по каждому из промо-сотруднику, высылаем в вотсап.
7. Формируем общий фотоотчет (ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО ФОТОГРАФИЙ НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ МЕНЬШЕ 30-40). Если в точке работает художник- необходимо фиксировать результаты его работ.
По окончанию рабочего дня высылаете фотографии ПОЛНОСТЬЮ ЗАПОЛНЕННЫХ БЛАНКОВ, всех страниц, в идеальном качестве, с печатью магазина, подписью, оценками и комментариями управляющей. Во всех бланках должны присутствовать разборчиво прописанные имена и фамилии каждого участника промо-команды, с указанием временем прихода и ухода, С ПОДПИСЬЮ КАЖДОГО УЧАСТНИКА КОМАНДЫ, с целью ознакомления и согласия с предоставленными данными.
8. По окончанию рабочего дня приходит домой и в яндекс-диске создает папку с названием адреса точки и датой работы. В этой папке еще 4 папки:
1) 30-40 фотографий с мероприятия всей команды вместе и по-отдельности,
2) видео с работы ведущего на 20 секунд (видео должно отражать законченную речь ведущего по брифу с названием акции, Ведущий должен быть бодрым веселый, отлично выглядящим),
3) фотографии оформления шариками зала и входа в торговый за, если таковое есть,
4) фотографии всех листов бумажного отчета.
Нам на почту или «к контакте» скидывает ссылку для скачивания. Всегда проверяйте работает ли ваша ссылка, и можете ли вы сами по ней пройти, чтобы менеджер потом вас не отвлекал.
Бриф на проведение активности: «Клиентские дни или яркие выходные в «Адамас». ОБЩИЙ.
ЗОНЫ/АКТИВНОСТИ:
1. Беспроигрышная лотерея
2. Сюрприз для покупателей/подарок за покупку: пирожные/десерты, шаржи (в зависимости от Вашего наполнения)
3 Фуршетная зона или кофе-бар
4. Розыгрыш подарочных карт
ОФОРМЛЕНИЕ МАГАЗИНА:
Фонтаны из воздушных шаров или гирлянда, исходя из техзадания по форматам украшения магазина.
Обязательно размещение оформления накануне! Это важно! Фото мы должны получить накануне! Если погодные условия неблагоприятные и оформление может пострадать от ветра заранее сообщаем и сдвигаем оформление (точки на улице). ТЦ оформляем строго накануне!
Шары обязательно должны быть обработаны Hi-Float чтобы они не сдувались!
Также просим обратить особенное внимание на шаблоны оформления, так как в них прописаны точные технические требования (количество шаров в фонтане, фото, оттенки цветов)
Анонс мероприятия:
- Промоутер: 1 или 2 человек во время мероприятия: раздает welcome-карты, которые можно обменять на Золотую карту желаний с 25 000 бонусными рублями на счету.
Суть акции:
· В течение всего дня все посетители имеют возможность получить Золотую карту желаний. Если у посетителя/ покупателя уже есть Карта Клиента меньшего номинала (5% или 7%), то он может обменять ее на 10% Карту Клиента при покупке.
· В течение всего дня покупатели получают возможность выиграть подарок в беспроигрышной лотерее: либо 1) бонусные баллы на карту клиента, которыми можно оплачивать покупки, либо 2) подарочная карта номиналом 500 рублей, либо 3) ювелирное изделие – серебряная подвеска/ шарм.
· В течении дня ведущий проводит 3 розыгрыша подарочных карт номиналом 1000 руб (согласно сценарию)
Все необходимые доставки (велком-карты, фуршеты) осуществляются накануне агентством и будут находиться уже на точке.
ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛА И ЗАДАЧ ПРОМО-КОМАНДЫ
Ведущий
Место работы: перед входом в магазин, на улице если у вас стрит, если у вас ТЦ – то на территории ТЦ перед Адамасом.
Дата и время: согласно графику
Основные задачи:
- Завлечь людей в магазин, обеспечить постоянный трафик в магазин.
- Рассказывает о проходящих в магазине федеральных акциях/предложениях (согласно концепции), возможности получить Золотую Карту Желаний, принять участие в розыгрыше подарочных карт.
- проводит лотерею, общается с посетителями в формате «вопрос-ответ» (ведет постоянный диалог с покупателями). Это крайне важно, общаться с покупателями!!!
- делается акцент на то, что только сегодня в рамках Акции действуют уникальные предложения (согласно концепции и сценария) суть акции, а также анонсируются текущие ценовые предложения в рамках федеральной акции.
- Исполняет все требования с координатором, всю коммуникацию с управляющей ведет через координатора, если возникают какие-либо претензии/непонимания в работе решает с координатором – никак ни с управляющей!
- Обязательно прекрасное настроение и четкое знание текста, сценария, федеральных акций!
ВНЕШНИЙ ВИД:
Возраст: 27-35 лет
Пол – мужской
- Приятная внешность
- рост от 175см.
Образ - обязательно костюм, бабочка, начищенные туфли отличное настроение, причесанные волосы. Если стрит – классический образ! Ни в коем случае не спортивный стиль! Нет кроссовкам, ярким пуховикам! ЧИТАТЬ ПО ЛИСТУ/С ГАДЖЕТА ЗАПРЕЩАЕТСЯ!
Всегда чувствуется, когда ведущие заинтересованы в продажах/привлечении покупателей, они создают настроение – поэтому нужны активные, веселые, профессиональные ребята. Они ведущие профессионалы – пусть сами дорабатывают начальный сценарий, добавляют интерактив, связанный с концепцией, сайт Адамас в общем доступе, их речь должна быть разнообразной и интересной!
Это простые! Элементарные требования к персоналу! Соблюдаются неукоснительно!
Как должен выглядеть ведущий:
Звукооператор
Место работы: внутри магазина
Основные задачи:
· Создавать музыкальный фон во время мероприятия, следить за громкостью музыки и оперативно реагировать на все замечания управляющей и координатора
Звуковое сопровождение в рамках концепции (плэй-лист смотрите).
Внешний вид оператора также должен соответствовать стилю мероприятия – примеры аналогично ведущему.
Если это будет сложно выполнимо, то более легкий вариант можно рассмотреть: просто белая рубашка, брюки, галстук:
УРОВЕНЬ ЗВУКА:
Звук не должен мешать общению продавцов и покупателей, уровень звука согласовать с управляющей магазина.
Шаржист
МЕСТО РАБОТЫ: на территории магазина
ЗАДАЧИ: Рисует всех покупателей, кто изъявил желание и конечно, кто совершил покупку. Время на 1 покупателя не больше 10-15 минут.
Должны получиться красивые хорошие шаржи, обязательно цветные. По итогам обязательно ставить подпись на шарже – «С любовью, Адамас» - Это важно!!!
Мим
Активно привлекает покупателей, раздает велком-карты! Привлекает внимание покупателей к мероприятия, обязательно позитивное отношение, активная работа на протяжении мероприятия
Ассистент на фуршет\ кофе бар
Важно - на точке необходимо присутствовать за 30 минут до старта.
Место работы: на территории магазина в зоне работы казино, фуршета, кофе-бара.
Адресная программа – постоянно меняется – сообщает координатор агентства в среду или четверг
Дни работы – четверг, пятница, суббота (четверг – не обязательный день)
Время работы – в будни с 15:00 – 19:00, в выходные – с 12:00-16:00- в основном, возможны сдвиги до 2-х часов, уменьшение (до 3-х часов) или увеличение рабочего дня – информацию сообщает супервайзер.
Основные задачи на Фуршете:
Приглашать к зонам фуршет чтобы угоститься напитками, конфетами.
Юноша (приоритет), девушка белый верх/черный низ, желательно бабочка и жилет!
Должна быть ассоциация с барменом, данный человек следит за зоной фуршета, не просто стоит, а активно приглашает в фуршетную зону покупателей!!!!
Текст: Добрый день! Мы будем рады угостить Вас напитками и шоколадом! Подходите! Что Вы предпочитаете – шампанское, сок, минеральная вода, очень вкусный шоколад» Улыбаемся!!!!
Строго:
- не яркий макияж
-никаких украшений
- одежда и обувь чистые
Порции напитков на 1 бокал\ стакан:
- Шампанское 30мл
- Сок 60 мл
- Вода 100 мл
Основные задачи на кофе-баре:
Приглашать к зоне с кофе-машиной,предлагать кофе.
Юноша (приоритет), девушка белый верх/черный низ, желательно бабочка!
*Если на точке присутствует фартук, то обязательно его надеть!
Должна быть ассоциация с барменом, данный человек следит за зоной кофе-бара.
До старта:
Во всех сформированных пакетах будет присутствовать накладная (Если нет, то попросить у продавца, который принимал пакет при передачи его курьером).
Сверить наличие материалов согласно накладной.
В случае, если какой-либо из пунктов отсутствует- немедленно сообщить об этом супервайзеру.
Если накладной нет ни в пакете, ни у продавцов, ни у управляющей, тогда необходимо
проверить наличие базового комплекта для кофе-бара:
- Кофе- машина
- Кофе в капсулах
- Сливки
- Одноразовые бумажные стаканы
- Мешалки деревянные
- Салфетки
- Сахар