ДОКЛАД
СЛАЙД 1. Уважаемые председатель и члены государственной комиссии. Вашему вниманию предлагается выпускная квалификационная работа на тему: «Организация работы с документами в отделе делопроизводства Общества с ограниченной ответственностью "Борец-Муравленко"».
СЛАЙД 2. Целью исследования является организация работы с документами в отделе делопроизводства ООО «Борец-Муравленко» и разработка рекомендаций по его совершенствованию.
Исходя из цели исследования нами поставлены задачи представленные на слайде.
СЛАЙД 3. Объект данного исследования – делопроизводство ООО «Борец-Муравленко».
Предмет исследования – организация работы с документами ООО «Борец-Муравленко».
СЛАЙД 4. Основным видом деятельности предприятия является предоставление прочих услуг в области добычи нефти и природного газа, всего зарегистрировано 5 видов деятельности по ОКВЭД. Структура управления ООО «Борец-Муравленко» строится на основе выделения различных составляющих. На рисунке 1.1 приведена схема построения организационной структуры ООО «Борец-Муравленко», основанная на реализации необходимых функций. Организационная структура фирмы – линейно-функциональная.
СЛАЙД 5. В данной организации присутствуют следующие виды документов: организационные документы; распорядительные окончательно документы; информационно-справочные законов документы.
К окончательно организационным несколько документам законов относятся: учредительные окончательно документы несколько (устав, законов договор), рассуждая составляемые при видится создании слабостью учреждения; структура и окончательно штатная несколько численность; правила окончательно внутреннего несколько трудового законов распорядка; положения о окончательно структурных несколько подразделениях; должностные окончательно инструкции несколько работников; - законов штатное рассуждая расписание.
К окончательно распорядительным несколько документам законов относятся: приказ; распоряжение; указания; инструкции.
К окончательно информационно-справочным несколько документам законов относятся: акт; справка; письмо; докладная науке записка; объяснительная науке записка.
СЛАЙД 6. В настоящий момент в ООО «Борец-Муравленко» ведется смешанный документооборот: ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а другая часть создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводиться уже в бумажном виде. Таким образом мы видим, что в настоящий момент нет единой формы ведения документооборота в ООО «Борец-Муравленко».
Схема документооборота в ООО «Борец-Муравленко» представлена на слайде. По внутренним подсчетам ООО «Борец-Муравленко», на движение внутренних документов по-вертикали, а именно сверху вниз, в среднем затрачивается от 2х-3х часов до 2х дней.
СЛАЙД 7. В процессе организации работы с документацией в ООО «Борец-Муравленко» одним из наиболее важных этапов является осуществление контроля исполнения документов. Чтобы деятельность организации в целом стала более эффективна, данная работа в той или иной форме должна проводиться обязательно. Отметим, что контроль исполнения может быть осуществлен только после того как будет завершен этап регистрации входящих документов.
В ООО «Борец-Муравленко» существует два главных направления осуществления такого контроля:
1) По существу стоящих перед вами вопросов – как правило, в такой ситуации руководители структурных подразделений несут всю ответственность за качественное исполнение поручений в полном объеме;
2) За сроками исполнения – данная задача ложится на плечи службы делопроизводства
Этапы контрольной работы представлены на слайде.
СЛАЙД 8. Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
В связи с этим предлагаем ООО «Борец-Муравленко» полностью перейти на электронный документооборот, а именно:
1) внедрить в ООО «Борец-Муравленко» систему электронного документооборота: Directum.
2) разработать предложения по оптимизации документооборота по договорам.
СЛАЙД 9. Предлагаемая схема системы электронного документооборота в ООО «Борец-Муравленко» представлена на слайде. В настоящий момент в ООО «Борец-Муравленко» ведется смешанный документооборот: ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а другая часть создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводиться уже в бумажном виде.
СЛАЙД 10. В связи с внедрением электронного документооборота в ООО «Борец-Муравленко» предлагается усовершенствование инструкции по делопроизводству в отделе делопроизводства ООО «Борец-Муравленко» по работе в СЭД «Directum»
Состав всякие разделов несколько инструкции, их опытной последовательность, развитие наличие является приложений глазами определяются в теряют зависимости от дальнейшем способов беспримерное работы с несколько электронными неразрешимая документами, прийти имеющейся СЭД и иллюстрирована возложенных на нее бесконечности функций. Для ООО установления «Борец-Муравленко» данные разделы смысле данные разделыданнпредставлены на слайде.
СЛАЙД 11. Осуществив анализ нормативно-правового регулирования документационного обеспечения деятельности в ООО «Борец-Муравленко», изучив видовой состав документов и аспектов их оформления, мы выявили, что предприятие не использует правила ведения делопроизводства. Сотрудники, не имея инструкции, опираются на сложившиеся традиции, не закрепленные локальным нормативным документом.
Также было выявлено, что в настоящий момент в ООО «Борец-Муравленко» ведется смешанный документооборот: ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а другая часть создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводиться уже в бумажном виде. Таким образом мы видим, что в настоящий момент нет единой формы ведения документооборота в ООО «Борец-Муравленко». Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ООО «Борец-Муравленко», регистрируются в специальных журналах.
Хранением документов в ООО «Борец-Муравленко» занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь, контролирует данный процесс служба делопроизодства
В связи с неорганизованностью документооборота в ООО «Борец-Муравленко» периодически возникают такие проблемы как потеря документов без возможности восстановления, трудоемкий поиск документов в его архиве, неудобная передача документов по отделам, конфиденциальность документа не может быть гарантирована. А эффективность работы сотрудников не слишком высока, приходится запрашивать документы у других отделов и ждать, когда их передадут; на согласование уходит много времени. Трудоемкий процесс обработки документов между отделами. Большая трата времени на передачу документов между отделами.
Исходя из данных проблем предлагаем ООО «Борец-Муравленко» перейти на электронный документооборот и внедрить систему электронного документооборота: Directum.
СЭД Directum - современная система, позволяющая значительно повысить эффективность работы всех подразделений организации как в своей области, так и в рамках совместной деятельности.
Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.
Внедрение СЭД положительно отразится не только на работе отдела делопроизводства, но и всей организации в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.
СЛАЙД 12. Спасибо за внимание