Некоторые управленцы советуют во время передачи функций сотрудникам пользоваться простым и понятным правилом – «Делегируйте все, что можно делегировать».
Однако далеко не все руководители могут самостоятельно и эффективно передать свои полномочия другому человеку. Ниже вы можете найти алгоритм, который показывает, как правильно делегировать полномочия.
«Что?». Сформулируйте, что именно вы хотите делегировать. Для этого проведите декомпозицию (разделение целого на части), выявите рабочие процессы, которые повторяются.
Это может быть, к примеру, анализ остатков товара на складе, заказ новых продуктов, проверка стеллажей и сверка сроков годности. Именно такие задачи можно делегировать подчиненным.
«Кто?». Решите, кому делегировать выполнение конкретной задачи. Определите, кто из сотрудников подходит по должностной инструкции, не забудьте учитывать меру ответственности как руководителя, так и подчиненного.
Оцените работу сотрудников, из коллектива выберите тех, кому вы доверяете, и кто, по вашему мнению, успешно справиться с задачей. К примеру, старший продавец-консультант из отдела сантехники сможет лучше и быстрее других сформировать список товаров фирмы, которая поставляет смесители.
«Зачем?». У каждого задания должна быть цель. Необходимо четко сформулировать эту цель и донести до сотрудника важность задачи. К примеру, вам необходимо подсчитать, сколько товаров одного вида осталось на складе и сравнить эти данные с показателями в программе.
Объясните сотруднику, что это нужно для того, чтобы понять, правильные ли данные забиты в программу и стоит ли заказывать дополнительную партию продукции в магазин.
«Как?». Объясните сотруднику, как необходимо выполнить определенные действия, учитывая свои собственные желания и запросы. Если вы хотите получить результат делегирования в форме отчета, не забудьте предупредить и об этом.
К примеру, если вы хотите, чтобы сотрудник самостоятельно сделал заказ, дайте все номера телефонов поставщиков и расскажите, каким образом нужно с ними работать.
«С помощью чего?». Расскажите об инструментах, которые помогут сотруднику успешно справиться с задачей. Если это подсчет остатков, объясните, как правильно работать с компьютерной программой.
Если это опрос клиентов, распечатайте инструкцию, которой нужно следовать (если такая имеется). В общем, предоставьте все, что может понадобиться при выполнении задания.
«Когда?». Не забудьте обозначить сроки и временные рамки. Решите, когда сотрудник должен приступить к выполнению, а когда необходимо сдать результаты.
Также учитывайте загруженность подчиненного – возможно, он просто физически не сможет выполнить ваше задание. В этом случае необходимо делегировать полномочия нескольким работникам или сделать задачу самостоятельно.
Как выбрать правильного сотрудника
Делегирование задач
Некоторые руководители совершают главную ошибку – передают задание «не правильному» сотруднику.
Это может привести к тому, что не все цели делегирования могут быть достигнуты, что ставит под угрозу развитие бизнеса в целом.
Чтобы избежать этого, необходимо выбрать правильного сотрудника. Вот несколько правил, как это сделать:
Учитывайте характер и особенности личности работника. Нужно удостовериться, что он готов к выполнению задач более высокого уровня. При этом следует различать неспособность выполнить поручение и неуверенность в своих силах – в последнем случае можно создать правильную мотивацию (прибавка к зарплате, дополнительный день отпуска).
Подумайте, обладает ли сотрудник необходимыми навыками. Если он готов приступить к новой работе, но его знания недостаточны, скорее всего, вас ждет неудача.
Степень занятости. Если чрезмерно нагружать работника различными поручениями, эффективно выполнять работу он не сможет, причем не только делегированную, но и свою.
Если сотрудник высказывает пожелание роста в профессиональном плане, связанное с данным заданием, а также он обладает необходимыми навыками, можно поручить ему это дело.
Учитывайте, долго ли работник находится в штате компании. Новичков перегружать не стоит, нужно дать им время и подождать, пока они освоятся.
Небольшой совет: чтобы точно удостовериться, что работник сможет выполнить важное поручение, поручите ему расширенную задачу в рамках его собственных обязанностей. Это поможет понять, готов ли он к более масштабной работе.
Пример: продавец-консультант регулярно проверяет сроки годности, затем относит несвежие продукты на склад. Его обязанности здесь выполнены, однако можно дать ему задание самостоятельно списать эти продукты с баланса магазина.