Методика проверки кассовой дисциплины

После проверки наличных денег, ценных бумаг, ценностей в кассе и бланков строгой отчетности инспектор-ревизор в соот­ветствии с планом ревизии проверяет состояние кассовой дис­циплины. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации определен Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". В ходе ревизии проверяется:

1) выполнение установленного порядка получения наличных денег из кредитной организации, а также их хранения в организации;

2) своевременность и полнота оприходования наличных денег;

3) соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе организации и своевремен­ность сдачи в кредитную организацию наличных денег в сумме, пре­вышающей установленный лимит их хранения;

4) выполнение требований о приеме наличных денег только с выдачей приходного кассового ордера, а выдачи – с оформлением расходного кассового ордера с отражением операций по приему-выдаче наличных денег в кассовой книге;

5) своевременность и правильность сдачи подсобными предприятиями в финансовую службу принятых наличных денег;

6) соблюдение установленного порядка покупки промышлен­ных товаров и материалов за наличные деньги и оформление этих покупок;

7) наличие фактов досрочной выплаты в неразрешенных случаях заработной платы, а также выдачи наличных денег по распискам;

8) правильность оформления приема и сдачи денежных средств и ценностей при временном убытии начальника финансовой службы или бухгалтера по кассовым операциям (кассира) из организации и после их возвра­щения в организацию;

9) соблюдение установленного порядка безналичных расче­тов по почтовым переводам и в других случаях согласно Поло­жению о безналичных расчетах в Российской Федерации и др.

Проверка состояния кассовой дисциплины в ходе ревизии проводится следующим порядком.

1. В начале проверяется выполнение установленного порядка получения наличных денег из кредитной организации и их хранения в организации. С этой целью инспектор-ревизор устанавливает наличие инструкции по обязанностям лиц, сопровождающего бухгалтера-кассира при получении денежных средств в кредитной организации и их доставке, выделение автотранспорта и вооруженной охраны при получении и перевозке денег из кредитной организации, из организации в кредитную организацию и в отдельно рас­положенные подразделения по журналу выхода и возвращения ма­шин, журналу инструктажа персонала выделяемого для охра­ны. Данные регистры учета сличаются с документами организации (книга выдачи оружия, путевые листы, книга учета и наряды на выход машин).

Дополнительную информацию ревизующий получает из бесед с главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии по финансовой службе. Кроме того, он имеет возможность наб­людать состояние охраны денежных средств при доставке из кредитной организации непосредственно во время пребывания в организации.

Методика проверки обеспечения сохранности денежных средств и наличия охранной сигнализации основывается на установлении соответствия оборудования кассы ранее действовавшим Единым требованиям по технической укреплен­ности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (В настоящее времяУказанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" данный порядок отменен, а указано что сохранность денежных средств обеспечивается руководством предприятия).

В ходе проверки инспектор-ревизор устанавливает:

А. Для обеспечения надежной сохранности наличных денеж­ных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать сле­дующим требованиям:

-быть изолированным от других служебных и подсобных по­мещений;

-располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зда­ний. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних эта­жах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборуду­ются внутренними ставнями;

-иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по­толка, надежные внутренние стены и перегородки;

-закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся нару­жу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

-оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

-иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

-располагать исправным огнетушителем.

Б. Оборудование кассы средствами охранной и охранно-пожарной сигнализацией должно осуществляться в соответствии с типовыми рекомендаци­ями и правилами и требо­ваний по их.

В. Соблюдение требований по технической укрепленности помещений: 1) стен, перекрытий и перегородок; 2) дверей; 3) окон; 4) вентиляционных шахт, коробов и дымоходов; 5) запирающих уст­ройств (врезные, накладные и навесные замки, внутренние крюки, задвижки, засовы, шпингалеты и др.); 6) дверных петель и другого оборудования помещения кассы.

Особое внимание уделяется проверке наличия и действен­ности системы охранной сигнализации в кассе (в том числе кнопки экстренного вызова) путем ее включе­ния и выявления оперативности и правильности действия долж­ностных лиц, согласно инструкций, наличия металлических реше­ток на окнах и металлических дверей в кабинете. Проверяется наличие приказа руководителя организации об организации хранения денежных средств, в том числе соблюдение требований о хранении налич­ных денег в ночное время при отсутствии надежной охраны.

Проверяется наличие договора о полной материальной ответственности с бухгалтером по кассовым операциям (кассиром).

Устанавливается наличие вторых экземпляров ключей от сейфов, где хранятся денежные средства и ценности, и соблюдение порядка их хранения в сейфе руководителя организации в металлическом пенале, опечатанном печатью бухгалтера по кассовым операциям (кассира). Инспек­тор-ревизор устанавливает идентичность первых и вторых эк­земпляров ключей путем контрольного вскрытия сейфа в кассе и в месте, предназначенном для хранения наличных денег.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у бухгалтера по кассовым операциям (кассира), которому запрещено оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать не­учтенные дубликаты.

В ходе проверки инспектор-ревизор устанавливает соблю­дение должностными лицами вышеизложенных требований.

Проверка сдачи кассы и сейфа для хранения наличных денег под охрану проводится по ведомостям о сдаче их под охрану или по книге приема под охрану кассы.

2. Своевременность и полнота оприходования полученных денег проверяется путем сверки суммы, указанной в корешке чека на полученные наличные деньги и данных кассовой книги и приходного кассового ордера об оприходо­вании денег с выпиской из лицевого счета организации в органе федерального казначейства (кредитной организации), а также анализа данных справки о покупюр­ном наличии денег в кассе. Соблюдение установленного порядка ежедневной сверки на­личия денежных сумм, ценных бумаг и ценностей в кассе с данными учета и оформление ре­зультатов справкой о наличии денег в кассе на конец рабочего дня устанавливается путем сличения остатка денежных сумм по учету (кассовая книга) со справкой о покупюрной расшифровке остатка на конец рабочего дня. Кроме того, производится логическая оценка покупюрной расшифровки остатка и сравнение данных справок между собой и проверка подписей должностных лиц в регистрах учета кассовых операций.

3.Проверка соблюдения лимита хранения наличных денег в кассе производится путем сравнения фактического остатка наличных денег по учету в кассовой кни­ге на отдельные даты с установленным лимитом остатка денеж­ных средств.

Сверх установленного лимита организация имеет право хранить наличные деньги в кассе только для выплаты заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день их получения в кредитной организации. Особое внимание уделяется соблюдению порядка сдачи сверхлимитного остатка наличных денег в кредитную организацию.

4. В соответствии с требованиями о соблюдении кассовой дисциплины прием наличных денег в кассу производится только с выдачей приходного кассового ордера. Прием наличных денег без выписки при­ходных кассовых ордеров по различным ведомостям и спискам запрещается. Поэтому инспектору-ревизору необходимо установить источни­ки, из которых должны поступить в кассу организации на­личные деньги, и проверить правильное оформление приема на­личных денег.

Устанавливается соблюдение порядка ведения учета приема и выдачи наличных денег из кассы. Учет денежных средств в кассе ведется в кассовой книге. В организации предусмотрена одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя организации и начальника финансовой службы. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом бухгалтера по кассовым операциям (кассира). Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями бухгалтера по кассовым операциям (кассира) и начальника финансовой службы.

В конце рабочего дня после проверки главным бухгалтером бухгалтер по кассовым операциям (кассир) передает второй отрывной лист кассовой книги с первичными учетными документами (отчет кассира) в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Соответствие учета наличных денег в кассе и бухгалтерии устанавливается путем проверки отражения отчета бухгалтера по кассовым операциям (кассира) в журнале операций по счету «Касса».

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером, бухгалтером по кассовым операциям (кассиром) и заверяется печатью (штампом) бухгалтера по кассовым операциям (кассира).

Наличные деньги выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру, который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

Проверяется, чтобы в строке «Основание» приходного и расходного кассового ордера обязательно указывалось и соответствовало содержание хозяйственной операции. По строке «Приложение» в кассовых ордерах перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием номеров и дат, что устанавливается путем сопоставления записей и приложенных документов. При выдаче денег по платежным и расчетно-платежным ведомостям, авансовым заявлениям на них должен присутствовать штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег, заменяющие расходные кассовые ордера, должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях и других приравненных к ним документах, должны быть зарегистрированы после выдачи денег.

При получении денег другими лицами оформляется доверенность, которая прикладывается к документу, по которому выданы деньги, а перед распиской в получении денег бухгалтер по кассовым операциям (кассир) должен делать запись: «По доверенности».

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящих или получающих деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются бухгалтером по кассовым операциям (кассиром), а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовые или заменяющие их документы должны до передачи в кассу регистрироваться бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. При проверке журнала регистрации следует обратить внимание на сквозную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров с тем, чтобы в журнале не было пропущенных номеров. Пропуск номеров, обнаруженных при проверке, позволяет выявить случаи уничтожения документов с целью сокрытия злоупотреблений, поэтому каждый такой случай подлежит тщательной проверке.

5. Проверка своевременности и правильности сдачи в финансовую службу вы­ручки подсобными предприятиями, начинается с установления наличия приказа руководителя организации, которым должны быть определены сроки сдачи принятых денег в кассу финансовой службы, но не реже одного раза в неделю и последнего рабочего дня месяца.

Проверка своевременности и правильности (полноты сдачи) наличных денег осуществляется встречной сверкой дат и сумм копий квитанций о приме наличных денег от плательщиков и дат и сумм, указанных в реестре сдачи документов на прием наличных денег в под­собных предприятиях и даты сдачи их в кассу финансовой службы по копиям приходных кассовых ордеров, хранящимся в ее делах. Кроме того, в местах приема наличных денег и в службах МТО могут привлекаться документы, послужившие осно­ванием для их приема за платные услуги и отпущенные ценности.

6.Соблюдение установленного порядка покупки товаров и материалов за наличные деньги в торговой сети начинается с проверки порядка оформления закупок соответствующими первичными учетными документами. Особое внимание при проверке уделяется анализу соотно­шения объема закупок, осуществляемых безналичным порядком и за наличный расчет, использования возможностей инфраструкту­ры района по оплате закупок товароматериальных ценностей безналичным порядком.

При проверке соблюдения установленного порядка покупки промышленных товаров и материалов за наличные деньги и оформление этих покупок инспектор-ревизор устанавливает вы­полнение главным бухгалтером организации контрольных функций, а именно:

а) имеется ли на счетах отметки главного бухгалтера о проверке оприходования и сдачи на склад, фактического наличия ценностей, приобретаемых за на­личный расчет;

б) проводились ли им в торгующих организациях встречные проверки счетов, оплаченных наличными деньгами;

в) наличие чеков кассовых аппаратов, подтверждающих покупки;

г) соблюдены ли предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу.

7. Базой для выявления фактов досрочной выплаты заработной платы является твердое знание разрешенных случаев выплаты ранее установ­ленного срока, а также анализ причин досрочной выплаты по каж­дой отдельной расчетно-платежной ведомости по приказам руководителя организации.

Выдача денег по распискам, как правило, выявляется только при внезапной проверке кассы, если в финансовом орга­не допускается такая порочная практика, а также информатив­ными методами в ходе бесед с личным составом.

8. Правильность оформления приема и сдачи денежных средств и ценностей при временном убытии главного бухгалтера или бухгалтера по кассовым операциям (кассира) из организации и после его возвращения проверяется путем установления наличия оформленных установленным порядком актов приема и сдачи денег и ценностей, записей о передаче в кассовой книге, по конкретным периодам отсутствия данного лица в организации, устанавливаемых по приказам руководителя, а также из личной беседы с главным бухгалтером или бухгалтером по кассовым операциям (кассиром).

9.При проверке соблюдения установленного порядка безналичных расчетов по почтовым переводам следует иметь в виду, что получение сумм по ним от предприятий связи наличными деньгами запрещается. Все расчеты с предприятиями связи про­изводятся безналичным порядком через кредитные организации. Соб­людение данного порядка проверяется по наличию в учете соот­ветствующего кода СВИ средств, анализом реестров на почтовые услуги.