При подготовке любой международной встречи нужно учитывать, каких результатов можно достичь в итоге такой встречи.
Инициатива созыва или предложение созыва международных конференций и совещаний принадлежит отдельным государствам, группам государств и международным органам, имеющим на это полномочия.
В каждом отдельном государстве правом на предложение созвать международную конференцию или совещание обладают органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел или дипломатические работники, специально уполномоченные на проявление инициативы созыва своим правительством. Группа государств в коллективном порядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося в коммюнике совещания представителей данных государств. Так, например, предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами - членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителей коммунистических и рабочих партий и глав правительств стран - членов СЭВ, состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещания представителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европе в конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран - участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, а затем разослано правительствам всех европейских стран, США и Канады
Инициатива созыва международных конференций может быть проявлена и сессионными органами международных организаций Устав Организации Объединенных Наций предоставляет полномочия на созыв международных конференций Генеральной Ассамблее, Экономическому и Социальному Совету и Совету по Опеке. Разумеется, что такую инициативу может проявить и Совет Безопасности ООН Инициатива созыва международных конференций специального, отраслевого характера принадлежит специализированным учреждениям ООН, например Всемирному почтовому союзу, Международному союзу электросвязи и др.
При созыве сессионных органов международных организаций вопрос о круге участников и формах участия в принципе не возникает. Участники и форма участия в сессиях этих органов определены кругом участников самой организации и ее уставом или договором, учредившим данную организацию, ее органы, круг их участников и порядок работы этих органов совершенно иной характер имеет вопрос о круге участников конференции или совещания, имеющих самостоятельный характер. При созыве таких конференций вопрос о круге участников не решен каким-либо документом, и его еще предстоит решить. Это один из самых острых вопросов, и без решения его не может состояться и сама конференция. Кто же может быть участником и каков круг участников? Участниками международных конференций в принципе могут быть лишь суверенные государства. Исходя из принципа суверенного равенства государств, право заинтересованной державы не может быть нарушено ни инициатором созыва конференции при определении круга участников, ни всеми другими участниками конференции при обсуждении и решении вопросов, затрагивающих интересы третьей или третьих держав
Грубым нарушением правил об участниках международных конференций был мюнхенский сговор правительств Англии и Франции с гитлеровской Германией и фашистской Италией, На эту конференцию четырех не была приглашена даже Чехословакия, хотя речь шла именно о судьбе самой Чехословакии. На конференцию не был приглашен также СССР, хотя СССР и Чехословакию связывал договор о взаимной помощи. Имеется и много других случаев грубого нарушения империалистическими державами международно-правовых норм о круге участников созываемых конференций.
При определении круга участников конференции имеет значение еще один момент. В практике буржуазных государств имеет место и противоположная только что рассмотренной тенденции сужения круга участников - необоснованное расширение круга участников путем привлечения к участию государств, правительства которых находятся в той или иной степени зависимости от крупных империалистических держав. Таким необоснованным расширением круга участников конференции империалистические державы стремятся обеспечить себе механическое большинство при обсуждении вопросов и принятии решений и создать обстановку изоляции для государств, стоящих на других позициях по данным вопросам или вопросу. Известны, например, серьезные споры по вопросу о круге участников Парижской мирной конференции 1946 года, когда США и Англия пытались безгранично расширить состав ее участников, чтобы получить максимально больше сторонников своей линии в формулировании условий мирных договоров после второй мировой войны.
Таким образом, созыв международной конференции и совещания возможен лишь при условии согласования вопроса о круге участников.
Следующим вопросом об участии в конференции является вопрос о представительстве на конференции от государств и форме участия в конференции.
Право на участие в международных конференциях государства осуществляют посредством своих представительных органов или специальных представителей, которым делегированы полномочия от имени и по поручению конституционных центральных органов внешних сношений. Конституционные органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел - специальных полномочий на представительство государства на конференции не имеют, так как представительство государства этими органами внешних сношений обусловлено самой конституцией данного государства.
Участвующими в международных конференциях государствами считаются лишь те, которые направляют своих представителей; отсутствие представителя рассматривается как отказ от участия в конференции. Так, в 1907 году участниками второй Гаагской конференции явились лишь 44 государства, хотя приглашено было 47 государств.
Современная практика международных конференций знает три формы участия: 1) полномочные делегации с правом решающего голоса; 2) наблюдатели и информаторы с правом лишь совещательного голоса и 3) представители от международных организаций, которые не рассматриваются как наблюдатели и информаторы, хотя в основном имеют те же права, что и наблюдатели, и не обладают правом решающего голоса.
Из суверенитета участвующих в конференции государств вытекает и международно-правовой статус их представителей, пользующихся так называемым дипломатическим иммунитетом. Однако объем дипломатического иммунитета неодинаков для представителей государств на различных по своему уровню и назначению конференциях и соответствует в основном должностному уровню участвующих на конференции представителей государств. Дипломатическим иммунитетом в полном объеме пользуются, как правило, лишь представители дипломатических, политических по своей форме и содержанию работы конференций. Дипломатический иммунитет распространяется на представителей центральных конституционных органов внешних сношений государств. За делегациями конференций специализированного характера, созываемых специализированными международными организациями, например конференциями Международного метрического союза, дипломатический иммунитет признается не в полном объеме, хотя такие представители пользуются неприкосновенностью личности и бумаг, правом на дипломатический паспорт.