Основными недостатками существующей технологии являются:
1. низкая оперативность доступа к информации;
2. затрудненность мониторинга работы сотрудников;
3. чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.
Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности предприятия ООО «Экопрогресс». Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более оперативной работы менеджера по заказам и связи его с другими сотрудниками.
2.3Технико-экономическое обоснование необходимости разработки ИС
Ожидаемыми результатами реализации задачи автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих являются:
· сокращение бумажного документооборота;
· повышение производительности труда;
· сокращение времени обработки входных документов;
· наличие базы клиентов, которые пользуются услугами предприятия ООО «Экопрогресс» и базы поставщиков, чьими товарами пользуется предприятие;
· получение оперативных данных для принятия управленческих решений;
· уменьшение трудоемкости составления отчетности.
Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.
В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, цены на продукцию, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.
Использование этих программных средств не отвечает требованиям:
- Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия той или иной продукции на складе.
- Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.
- Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.
- Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке продукцию, которая есть на складе.
- Повторный ввод информации.
Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.
Цель проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:
· Повышение оперативности в работе;
· Обеспечение простоты и удобства расчетов;
· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;
· Повышение степени достоверности информации;
· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;
2.4Общая характеристика проблемной области
При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Экопрогресс» автоматизированы система ведения заказов и контроль их выполнения, учет поступления и продажи стеклопакетов. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.
В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, все о стеклопакетах.
Выходная информация классифицируется на следующим образом:
- информация, связанная с приемом стеклопакетов на склад;
- информация, связанная с отгрузкой стеклопакетов со склада;
- информация, отражающая состояние на складе;
Данная информация фиксируется на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.
Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.
Для того чтобы решить проблему, необходимо автоматизировать документооборот в компании. Сделать так, чтобы все документы заполнялись автоматически и были в электронном виде. Для выполнения этой задачи отлично подойдет ПО «АвтоДок» - программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения Ваших типовых документов посредствам шаблонов, созданных с помощью MS Word, и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов.
3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.1Диаграмма классов
Рисунок 3 Диаграмма классов
3.2Диаграмма вариантов использования
Рисунок 4 Диаграмма вариантов использования
3.3Диаграмма состояний
Рисунок 5 Диаграмма состояний
3.4Диаграмма последовательности
Рисунок 6 Диаграмма последовательности
3.5Диаграмма деятельности
Рисунок 7 Диаграмма деятельности
3.6Диаграмма компонент
Рисунок 8 Диаграмма компонент
3.7Диаграмма развертывания
Рисунок 9 Диаграмма развертывания
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.
Современные компании стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, однако для успешной реализации систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы предприятий.
В результате проделанной работы было автоматизировано рабочее место менеджера по заказам на предприятии ООО «Экопрогресс». Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.