Задание 2. Импорт данных в MS Excel.

Лабораторная работа № 5. Технологии работы с внешними источниками данных.

Цель: научиться работать с внешними источниками данных, проводить импорт данных из MS Access в MS Word и MS Excel.

Задачи:

1. Слияние документов, где в качестве источника данных выступает MS Access.

2. Расчет итогов в MS Excel на основе импортированных данных из MS Access.

3. Создание сводных таблиц и диаграмм в MS Excel на основе данных из внешнего источника MS Access.

Задание 1. Создание серийных писем (приглашений). Источник данных – MS Access.

В практике делопроизводства часто возникает задача создания нескольких типовых документов, отличающихся друг от друга конкретными данными (имя, фамилия, адрес и т.д.). Например, необходимо разослать письмо-приглашение по нескольким адресам. Для этого создается шаблон письма, в который вставляются поля слияния из источника данных. В качестве источника данных может выступать документ Word, таблица или запрос MS Access, таблица MS Excel. Рассмотрим процедуру создания серийных писем, где данные будут взяты из БД «Борей».

1. В текстовом процессоре Word откройте новый документ Файл/Создать/Шаблоны на моем компьютере. Перейдите на вкладку «Слияние» и выберите «Современное составное письмо».
2. Загрузите панель инструментов «Слияние» (Вид/Панели инструментов/Слияние) (см. рис.1).

Рис. 1. Панель инструментов «Слияние».

1. Откройте источник данных, используя пиктограмму «Открыть источник данных». В качестве источника данных выберите БД «Борей» (….\ Microsoft Office\Office11\Samples\Борей.mdb).
2. В окне «Выделить таблицу» (см. рис.2) выберите таблицу «Сотрудники».

Рис.2. Окно выбора таблиц БД «Борей».

1. Сформируйте шаблон «Приглашение на семинар» по образцу (см. рис.4). Сохраните в своей папке под названием «Приглашение».
2. Для добавления полей слияния используйте пиктограмму «Вставить поля слияния». Выберите по очереди следующие поля слияния: Должность, Страна, Индекс, Город, Адрес, Фамилия, Имя (см. рис.3). Расположите и отформатируйте их согласно образцу.

Рис. 3. Добавление полей слияния в шаблон.

Рис.4. Шаблон «Приглашение на семинар».

1. Для того чтобы обращение к сотруднику формировалось автоматически и корректно, воспользуйтесь полями слияния Word с помощью пиктограммы . Из раскрывающегося списка выберите оператор If…Then…Else и сформируйте поле слияния согласно рис.5.

Рис.5. Вставка поля If.

1. После того как шаблон отредактирован и вставлены поля слияния из таблицы «Сотрудники», необходимо провести слияние в новый документ, используя пиктограмму .
2. В результате получится новый документ, состоящий из такого же количества страниц, сколько записей в таблице «Сотрудники». Сохраните получившийся документ в своей папке под названием «Письма».

Задание 2. Импорт данных в MS Excel.

1. Откройте новую книгу MS Excel и сохраните в своей папке под именем «Импорт продаж».
2. Для импорта данных из БД «Борей» выполните команду Данные/Импорт внешних данных/Импортировать данные. Откройте источник данных (….\ Microsoft Office\Office11\Samples\Борей.mdb).
3. В окне «Выделить таблицу» выберите запрос «Продажи по типам».
4. Поместите данные в ячейку А1 текущего листа (см. рис.6).

Рис. 6. Импорт данных.

1. Отсортируйте столбец «Код типа» по возрастанию. Дайте листу имя Продажи по типам.
2. Скопируйте всю таблицу на новый лист и дайте ему имя Продажи по категориям.
3. Вернитесь на лист Продажи по типам и подведите промежуточные итоги Продаж по типам, используя команду Данные/Итоги …(см. рис.7), предварительно выделив диапазон данных, включая имена столбцов.

Рис. 7. Промежуточные итоги.

1. Сверните полученную структуру (см. рис.8).

Рис.8. Таблица итогов по полю КодТипа.

1. Постройте объемную круговую диаграмму продаж по типам согласно образцу (см. рис.9).

Рис.9. Диаграмма «Объемы продаж по типам».

1. Перейдите на лист Продажи по категориям и проанализируйте объемы продаж по категориям, следуя пунктам 5-8 задания 2.