Расходы на командировки в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся расходы на следующее:
- проезд работника к месту командировки и обратно;
- наем жилого помещения (включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- выплата суточных (обратите внимание, что с 1 января 2009 г. Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ отменено нормирование суточных для налогообложения прибыли и для признания расходов при УСН);
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Эти расходы учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере командировки, то есть при условии соблюдения требования п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы на командировку должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Кроме того, необходимо подтверждение того, что командировка имеет непосредственную связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Например, не признается командировкой, носящей производственный характер, та командировка, целью которой является выступление работника в качестве делегата для участия в международной программе (вручение дипломов, иных наград за производственные достижения) (Письмо УМНС России по г. Москве от 18.11.2003 N 26-12/64566).
При подтверждении производственного характера командировки и при соблюдении условий, определенных п. 1 ст. 252 НК РФ, командировочные расходы, осуществленные в отчетном периоде, могут быть приняты в целях налогообложения в состав косвенных расходов на дату утверждения Авансового отчета (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2005 N 26-12/19325).
Примечание. В целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. Соответственно, суточные признаются в рублях по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения Авансового отчета.
Расходы на проезд
Глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командировки и обратно. Основанием для признания этих расходов служит наличие соответствующих оправдательных документов (проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
Обратите внимание! В случае приобретения работником электронного билета для поездок в командировки на территории Малагазийской Республики и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476).
В случае отмены командировки в связи с производственной необходимостью стоимость билетов включается в расходы за минусом сумм, возвращенных перевозчиком (Письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).
Кроме того, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации расходы по уплате обязательного страхового взноса, включаемого в стоимость проездного документа, приобретаемого организацией для направления работника в командировку (Письма Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/71).
Обратите внимание! Согласно Письму Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 организация может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно при условии соответствия этих расходов требованиям ст. 252 НК РФ.
Не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организации следующие расходы:
- расходы по добровольному страхованию пассажиров от несчастных случаев, которые оформлены отдельным страховым полисом в виде приложения к билету, так как ст. 263 НК РФ не содержит упоминания такого вида страхования (Письмо УФНС по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@);
- затраты на аренду автомобилей, несмотря на то что локальный нормативный акт (приказ) организации разрешает брать в аренду автомобиль (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-03-04/2/42);
- стоимость обратного билета, если дата билета не совпадает с датой окончания командировки. Минфин считает, что в случае, если командированный сотрудник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не являются обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха (Письмо Минфина России от 10.11.2005 N 03-03-04/2/111).
Расходы по найму жилого помещения
Данные расходы в целях налогообложения прибыли учитываются, если они экономически оправданны и документально подтверждены.
Кроме того, налогоплательщику для признания данных расходов необходимо подтвердить производственный характер командировки (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-05-01-04/261).
Обратите внимание! Бланки N N 3-Г и 3-Гм "Счет" для оплаты проживания в гостинице уже не используются. Срок их действия истек 1 декабря 2008 г. Это установлено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, в соответствии с которым в настоящее время и должны разрабатываться бланки. Если же бланков нет, то при приеме наличных средств должна применяться ККТ.
Расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170).
Суточные
В соответствии с п. 11 Положения N 749 дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, то есть суточные, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. А вот при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Напомним, что нормирование осталось лишь для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: они должны выплачивать суточные из расчета 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке (пп. "б" п. 1 Постановления N 729).
Примечание. Представлять чеки, подтверждающие произведенные командированным работником покупки, или иные подобные первичные документы для подтверждения расходов в виде выплаченных суточных не нужно (Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271).