Введение
Как оформить и отразить в учете затраты на проведение переговоров с контрагентами, заседаний совета директоров? Как учесть иные расходы, связанные с выполнением представительских функций? Разберемся в нюансах.
Понятие представительских расходов для целей налогообложения прибыли определено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием или обслуживание:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Место проведения указанных мероприятий не имеет значения.
Что касается представителей сторонних организаций, это могут быть не только покупатели и поставщики, с которыми у компании уже заключены договоры, но и потенциальные партнеры.
Конкретные затраты, относящиеся к представительским, также перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Данный перечень является закрытым (см. таблицу).
Таблица. Учет представительских расходов для целей налогообложения
| Вид расхода | Налоговый учет | |
| Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) | + | |
| Транспортное обеспечение | + (только по доставке лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно) | |
| Буфетное обслуживание во время переговоров | + | |
| Буфетное обслуживание во время мероприятий культурной программы | - | |
| Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика | + (только в отношении обеспечения перевода во время проведения представительских мероприятий) | |
| Посещение культурно-зрелищных мероприятий | - | |
| Организация отдыха, профилактика или лечение заболеваний | - |
Расходы, которые учитываются для целей налогообложения, отмечены знаком "+", не учитываются - знаком "-".
Классификация расходов
Зачастую непросто определить, являются те или иные затраты представительскими расходами. Рассмотрим сложные моменты.
Буфетное обслуживание
Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров могут быть признаны в налоговом учете. Однако расшифровки таких расходов налоговое законодательство не содержит.
Продукты питания, напитки. Как правило, компании приобретают соки, минеральную воду, чай, кофе, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты. Для приготовления бутербродов могут приобретаться масло, икра, сыры, мясные продукты, рыба, зелень, овощи, майонез. В Письме Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 указано, что затраты на покупку продуктов, израсходованных для организации официального приема и буфетного обслуживания при проведении деловых переговоров и презентаций, можно учесть в составе представительских.
Списываются ли расходы на приобретение спиртных напитков при проведении деловой встречи и переговоров в уменьшение налоговой базы? Да, списываются. Аналогичную позицию неоднократно высказывал Минфин России (Письма от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49 и от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).
Услуги кэтеринговой компании. Если организация заключает договор на обслуживание официального приема (договор на кэтеринговое обслуживание), затраты по сути считаются расходами на буфетное обслуживание. Просто в данной ситуации мероприятие проводится силами компании, специализирующейся на подобных услугах. Отметим, что подтверждением таких расходов служат договор и акт оказанных услуг. В наличии также могут быть счет-заказ и счет-фактура.
Расходы не в месте нахождения организации
Командировки. Бывает, что организация командирует сотрудников для поиска региональных клиентов и заключения с ними договоров. Руководствуясь корпоративной политикой, сотрудники при проведении переговоров с потенциальными VIP-клиентами могут нести расходы по проведению деловых встреч в ресторанах. Такие расходы могут быть отнесены к представительским. Ведь затраты на проведение переговоров в целях установления сотрудничества признаются таковыми, а место проведения переговоров значения не имеет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Но расходы, понесенные сотрудником в командировке, могут быть приняты в налоговом учете только при наличии документов, подтверждающих официальный характер встречи в ресторане.
Аренда специального помещения. Иногда площади офиса, которой располагает организация, недостаточно для масштабных представительских мероприятий. Налогоплательщику приходится арендовать помещения на время проведения официального приема. Как указал Минфин России в Письме от 12.03.2003 N 04-02-03/29, оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием, не может быть отнесена к представительским расходам, поскольку "налоговый" перечень таких расходов является закрытым. Однако, по мнению автора, подобные расходы могут быть учтены в соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Конечно, при условии, что расходы экономически оправданны. Это означает, что организация не располагает помещениями, подходящими для проведения представительских мероприятий, и аренда помещения необходима для организации переговоров, официальных приемов и т.д.