Теперь у налоговиков новые требования к первичке, расходам и вычетам. Даже зарплату директора стали включать в прямые затраты. Что в документах и расчетах уже не устраивает ФНС, смотрите в таблице ниже.
| Типичные ошибки в товарной накладной. | Проверяйте Ваши накладные на недочеты, которые вызывают подозрения у инспекторов. Они сейчас уделяют особое внимание датам, строкам с подписями, данным о доверенности. § Дата накладной. Налоговики сопоставляют дату с транспортной накладной. Обязательно смотрите на эту дату. § Грузоотправитель, грузополучатель. Если условия отгрузки по факту расходятся с договором, безопаснее его исправить. Для этого составьте дополнительное соглашение к договору. § Товары. Проверьте, чтобы название товаров в накладных № ТОРГ-12 и счетах-фактурах, а также в договоре или спецификации было одинаковым. Различия в наименовании товаров налоговики используют как доказательство фиктивной сделки с поставщиком. § Единица измерения. Убедитесь, что в товарной накладной такая же единица измерения, как в договоре. Не должно быть ситуации, например, когда в договоре или спецификации указали количество товаров в штуках, а в товарной накладной — в тоннах (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650). Если наименование и единица измерения товаров в разных документах отличаются, для инспекторов это признак фиктивной сделки. § Доверенность. Частая ошибка — в накладной не заполнили строку «По доверенности» на водителя, который забрал товар. Или указали одного водителя, который забрал товары, а по данным путевого листа товары перевозил другой. Для инспекторов это повод проверить сделку и допросить водителей. § Подписи. Есть риск, что инспекторы снимут у покупателя расходы и вычеты НДС, если в накладной нет подписи в строке «Отпуск груза произвел». Судьи также могут посчитать данную ошибку существенной (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29.03.2017 № Ф02-986/2017). - Если в накладной отсутствует расшифровка подписи, то налоговики не могут определить, кто подписал документ. Поэтому они откажут покупателю товаров в учете расходов. - В строке «Груз получил» должны быть дата и подпись ответственного работника компании-покупателя. Если накладную подписал работник, который находится в отпуске или командировке, налоговики посчитают данные документа недостоверными. - Если строку «Груз получил» не заполнили, налоговики решат, что компания не получила товары, и снимут расходы на их покупку (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.12.2018 № Ф01-5714/2018). |
| Противоречия в транспорт ной накладной, компрометирующие сделку. | Налоговики проверяют адреса, даты, оценивают массу груза в транспортной накладной. Советуем сразу проверять этот документ. Если есть неполные или противоречивые данные, запросите у контрагента исправленный экземпляр, чтобы потом не спорить с проверяющими. § Дата. Дата транспортной накладной не должна быть раньше даты накладной на отгрузку товаров. Если транспортную накладную составили раньше, чем поставщик выписал № ТОРГ-12, налоговики заподозрят, что документы недостоверные. Проверьте, чтобы не было противоречий между договором и датой отправки груза по накладной. Например, директор поставщика подписал договор в одном городе. В тот же день он поставил подпись в накладной на погрузку товаров в другом городе. При этом командировку не оформляли. § Дата получения груза. Если, исходя из расстояния между пунктами погрузки и получения, товар нельзя было доставить в такой срок, инспекторы заподозрят фиктивную сделку. Например, инспекторы посчитали доставку фиктивной, когда по транспортным накладным груз доставляли на одном автомобиле в течение одного дня в 35 магазинов в разных городах (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2019 № Ф08-11568/2018). § Наименование товаров. Название товара в № ТОРГ-12 и транспортной накладной не должны быть разными. Иначе инспекторы решат, что компания не подтвердила доставку приобретенных товаров. § Автомобиль. Налоговики выяснят, на кого зарегистрирован автомобиль. Например, товары перевозили организация или ИП, а автомобиль зарегистрирован на физлицо. Причем договор с этим физлицом перевозчик не заключал. В этом случае налоговики откажут в учете расходов и вычетах НДС со стоимости товаров, доставку которых подтверждает транспортная накладная (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 28.04.2017 № Ф06-19313/2017). § Адрес. Налоговики проверяют адреса погрузки и разгрузки. У инспекторов будут вопросы, если по этим адресам расположены не те организации, которые указали в накладной. Или если в качестве адреса погрузки указали жилой дом. § Масса груза. Налоговики откажут в вычетах и учете расходов, если масса груза превышает разрешенную максимальную массу в соответствии с паспортом транспортного средства (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.02.2016 № Ф08-551/2016). § Стоимость перевозки. Если в накладной не указали стоимость перевозки, безопаснее исправить этот документ. Или можно дополнительно к транспортной накладной составить УПД (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). Такой документ вместе с накладной подтвердит расходы на доставку товаров. |
| Из-за каких неточностей в путевом листе можно лишиться расходов. | Из-за ошибок в путевых листах налоговики теперь активно снимают расходы и вычеты не только по ГСМ, но и со стоимости приобретенных товаров. Речь идет о ситуации, когда этот документ подтверждает перевозку товаров со склада поставщика. § Водитель. У инспекторов будут вопросы, если водитель одновременно был в другой поездке или находился в рейсах на разных автомобилях. Либо на дату путевого листа работник был на больничном. Еще одна ситуация — инспекторы выяснили, что, по данным ГИБДД, автомобилем управлял другой водитель и ему выписали штраф. Значит, сведения в путевом листе недостоверные (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 28.04.2018 № 02АП-767/2018). Если водитель не подписал путевой лист, налоговики откажут в учете расходов. Судьи могут поддержать инспекторов (определение Верховного суда от 11.01.2019 № 304-КГ18-22657). Обратите внимание! Даты чеков на покупку ГСМ должны соответствовать периоду рейсов по путевым листам. § Автомобиль. Инспекторы снимут расходы на ГСМ, если на дату рейса автомобиль одновременно использовали в другой поездке. Или транспорт находился на ремонте. § Маршрут. Инспекторы откажут в учете расходов на ГСМ, если в путевом листе не указали конкретный маршрут. Судьи часто поддерживают налоговиков (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.07.2017 № Ф01-2906/2017). § Одометр и ГСМ. Иногда в путевых листах не заполняют показатели одометра при выезде и возвращении в гараж. Либо по данным путевого листа получается, что автомобиль проехал нереальное расстояние. Инспекторы считают, что такие документы не подтверждают расходы. Бывает, что данные в разных путевых листах противоречивые (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018). Например, в путевом листе от 14 мая показания одометра — 50 255 км, а в документе от 28 мая — 50 215 км. Противоречия могут быть также в данных об остатках ГСМ. § Инспекторы сверяют дату путевого листа с чеками АЗС. Если чеки продавец выдал в период, который не относится к рейсу, налоговики посчитают расходы на ГСМ необоснованными. § Период использования. По арендованным автомобилям налоговики проверят период, в котором компания составляла по этому транспорту путевые листы. Например, по данным путевых листов автомобиль использовали 2 месяца. А арендную плату перечислили за 8 месяцев. Инспекторы посчитают расходы на аренду за 6 месяцев необоснованными. |
| Что безопасно включить в прямые расходы. | Пересмотрите перечень прямых расходов! Налоговики теперь требуют включать в него даже те затраты, которые раньше разрешали списывать как косвенные. В результате пересчитывают налог на прибыль. Ведь прямые расходы компания вправе учесть только по мере реализации продукции или работ. А косвенные расходы организация списывает сразу. § Зарплата директора и бухгалтерии. Инспекторы стали включать в прямые расходы производственной компании даже зарплату директора и бухгалтерии, хотя раньше они же разъясняли, что зарплату управленческого персонала компания вправе учитывать как косвенные расходы (письмо ФНС от 21.04.2011 № КЕ-4-3/6494). Пример с сайта ФНС: Инспекторам удалось доказать, что зарплаты гендиректора и его зама, главного бухгалтера, бухгалтера нельзя учесть как косвенные расходы. Ведь из трудовых договоров, должностных инструкций не следует, что эти работники не участвуют в основной деятельности компании (определение Верховного суда от 24.11.2017 № 303-КГ17-17016). В ситуации, которую рассмотрели судьи, компания вела один вид деятельности. При этом существенную часть расходов учитывала как косвенные. Поэтому налоговики и решили их тщательно проверить. Если не хотите спорить с налоговиками, безопаснее увеличить перечень прямых расходов. Вы не обязаны включать в них зарплату руководства и бухгалтерии. Чтобы не привлекать внимание проверяющих, можно расширить перечень за счет других затрат. Если же административно-управленческие работники непосредственно участвуют в заключении и реализации договоров с заказчиками, лучше включить их зарплату в прямые расходы (определение Верховного суда от 19.09.2018 № 306-КГ18-13685). § Аренда и лизинг. Арендную плату по производственному оборудованию включите в прямые расходы (определение Верховного суда от 13.09.2016 № 304-КГ16-11024). Расходы на аренду производственных помещений также безопаснее включить в прямые. Хотя иногда компаниям удается доказать, что эти затраты можно учитывать как косвенные (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 24.01.2018 № Ф09-8247/17). § Стоимость субподрядных работ. Компания может выполнять работы самостоятельно или заключить договоры с подрядчиками или субподрядчиками. Стоимость работ по таким договорам безопаснее учитывать как прямые расходы (определение Верховного суда от 26.09.2018 № 306-КГ18-11339). § Запчасти и ремонт техники. Проверьте, как Вы учитываете расходы на ремонт. Например, компания включала в косвенные расходы стоимость запчастей для ремонта и комплектации автомобильной и специальной техники. Эту технику организация использовала в процессе производства. Налоговики решили, что расходы на ремонт связаны с производственной деятельностью. Довод о том, что такие затраты закон разрешает списывать сразу, инспекторы не приняли (п. 1 ст. 260 НК). Судьи поддержали налоговиков (определение Верховного суда от 24.11.2017 № 303-КГ17-17016). § Энергоснабжение. Безопаснее учитывать расходы на электроэнергию для работы оборудования и освещения цеха как прямые. Судебная практика противоречива. - Одни судьи считают: так как производство без электроэнергии невозможно, это прямые расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.01.2019 № Ф07-16428/2018). - Другие судьи разрешают учитывать эти расходы как косвенные, например, если электроэнергию нельзя отнести к конкретной продукции (постановление Арбитражного суда Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14712/2016). § Командировочные расходы. Если командировки явно связаны с исполнением работ, безопаснее учитывать эти расходы как прямые. Например, компания разрабатывала проектную документацию. Затраты на командировки, которые связаны с исполнением договоров с заказчиками, инспекторы и судьи посчитали прямыми (определение Верховного суда от 19.09.2018 № 306-КГ18-13685). |
| Частые нарушения, которые находят на проверках. | § НДС. - Заявили вычеты НДС без подтверждающих документов или на основании первички с недостоверными данными. Налоговики откажут в вычетах, если у поставщика нет ресурсов, чтобы исполнить сделку, а счета-фактуры и первичка противоречат договору (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 25.07.2018 № Ф03-2686/2018). - Организация в счет возврата займа передала кредитору отступное, но НДС не начислила. Передача имущества является реализацией. Поэтому компания должна начислить НДС со стоимости переданных кредитору основных средств, материалов или товаров (определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 31.01.2017 № 309-КГ16-13100). - Компания не восстановила НДС при переходе на УСН. Если компания с 1 января 2019 года применяет УСН, в IV квартале 2018 года нужно было восстановить НДС по товарам, другим МПЗ, основным средствам (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК). Если компания не восстановила налог, сдайте уточненку. Иначе инспекторы доначислят налог, пени и штраф. § Налог на прибыль. - Расходы на аренду необоснованны. Например, компания заключила договор на аренду склада. Но по факту склад использовала взаимозависимая организация. В этом случае инспекторы откажут в учете арендной платы в расходах (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 15.08.2018 № Ф01-3236/2018). - В расходы включили стоимость бесплатного питания для работников, которое не предусмотрено законодательством или трудовым договором. Бесплатное питание должно быть предусмотрено трудовым или коллективным договором (письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494). Кроме того, нужно вести персонифицированный учет сумм расходов по каждому работнику (письмо Минфина от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). Если эти условия не выполняются и бесплатное питание не предусмотрено законодательством, налоговики посчитают расходы необоснованными (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 22.03.2018 № Ф06-30828/2018). - Завысили затраты за счет фиктивных сделок с взаимозависимыми организациями. Если есть доказательства, что взаимозависимая организация не поставляла компании товары, налоговики снимут расходы. Например, инспекторы могут посчитать фиктивным договор комиссии. § Налог на имущество. - Компания оформила основные средства на зависимые организации на упрощенке, чтобы не платить налог на имущество. Например, компания оформила покупку ОС на зависимые организации, которые применяли УСН. А затем заключила с ними договоры аренды. ФНС решила, что компания занизила налог на имущество с объектов, которые облагаются по балансовой стоимости (определение Верховного суда от 20.02.2017 № 302-КГ16-20667). § Взносы. - Компания занизила социальные взносы, так как не отразила возмещение расходов на пособия. Компания возместила расходы на пособия из ФСС. Социальные взносы компания уменьшила на пособия. Но возмещение расходов при расчете взносов не отразила. В результате компания занизила сумму взносов. § НДФЛ. - Не уплатили НДФЛ с доходов работников в натуральной форме. Например, компания приобрела и передала работникам абонементы на посещение тренажерного зала. Стоимость абонементов облагается НДФЛ. Другая ситуация — организация не может определить доход каждого работника, например, если проводит корпоратив. Тогда НДФЛ рассчитывать не нужно (п. 5 Обзора, утв. Президиумом Верховного суда 21.10.2015). - Компания сдала только справки 2-НДФЛ с признаком 2. Если компания не может удержать НДФЛ с доходов физлица, то направляет налоговикам справку 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК). ФНС считает - это не означает, что справку с признаком 1 на этих физлиц можно не сдавать (письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443). Если компания не направит эти справки, то инспекторы оштрафуют на 200 руб. за каждый несданный документ (п. 1 ст. 126 НК). § Упрощенка. - Не включили в доходы обеспечительный или гарантийный платеж. Обеспечительный или гарантийный платеж часто получают арендодатели. Если договор предусматривает зачет платежа в счет арендной платы, то его нужно включить в доходы как аванс. - Списали расходы, которые не входят в закрытый перечень затрат на УСН. Например, компании на УСН не учитывают в расходах представительские затраты или договорные штрафы (п. 1 ст. 346.16 НК). - Компания с объектом «доходы» уменьшила налог на сумму взносов, уплаченную в другом периоде. Например, при расчете аванса за I квартал нельзя учитывать взносы за март, которые компания уплатила в апреле. На их сумму можно уменьшить аванс за полугодие (определение Верховного суда от 02.04.2018 № 306-КГ18-2221). |