Методические указания по выполнению контрольных работ студентами заочной формы обучения
Красноярск 2019
Рецензент
Документирование управленческой деятельности: методические указания по выполнению контрольных работ для студентов заочной формы обучения. – Красноярск: Красноярский ГАУ, 2019. – 17 с.
Составители: Фомина Л.В., Литвинова В.С.
Методические указания разработаны на основании Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования для направления подготовки 38.03.03 – Управление персоналом. Приведены основные требования к оформлению и содержанию контрольной работы по дисциплине «Документирование управленческой деятельности», список источников научной и учебной литературы.
Методические указания предназначены для студентов института экономики и управления АПК по направлению подготовки 38.03.03 – Управление персоналом.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Красноярского государственного аграрного университета
Фомина Л.В., Литвинова В.С.
© “Красноярский государственный
аграрный университет”, 2019
Введение
Дисциплина «Документирование управленческой деятельности» является вариативной частью дисциплин по выбору подготовки студентов по направлению подготовки «Управление персоналом». Дисциплина реализуется в институте Международного менеджмента и образования кафедрой Управления персоналом. Дисциплина нацелена на формирование профессиональных компетенций ПК-11, ПК-12 выпускника.
Цель освоения дисциплины - является формирование знаний и навыков по организации работы с организационно-распорядительной и информационно-справочной документацией, регламентирующей деятельность должностных лиц организации, функции и процедуры управления персоналом в организации.
Исходя из указанной цели, курсом поставлены следующие задачи:
- уяснение сущности и содержания законов и нормативных актов в сфере управления персоналом;
- овладение навыками анализа и обобщения литературы по изучаемой дисциплине;
- формирование навыков разрешения проблем, возникающих в связи с осуществлением управленческой деятельности.
В результате изучения дисциплины студент должен:
Знать:
- правила составления и оформления кадровых документов;
- порядок и организацию работы с кадровыми документами;
- правила хранения кадровых документов; - основы кадрового, документационного, информационно-технического, нормативно-методического и правового обеспечения системы управления персоналом;
- основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений и сопровождающую документацию;
- нормативно-правовую базу, регламентирующую порядок ведения, разработки и хранения кадровой документации.
Уметь:
- оперировать юридическими понятиями и категориями;
- создавать организационные, распорядительные и справочно-информационные документы;
- заполнять унифицированные формы документов;
- документировать движение кадров; - обеспечивать оперативное перемещение и исполнение документов;
- вести кадровое делопроизводство и организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
- составлять кадровые документы (приказы по личному составу, различные организационные, распорядительные документы, трудовые книжки работников, журналы регистрации кадровых документов, личные карточки работников и т.д.).
Владеть:
- навыками работы с правовыми актами;
- навыками составления документации по кадрам и кадровой отчетности.
1. Методические указания по подготовке студентов к выполнению контрольной работы
Контрольная работа – это один из видов самостоятельной работы студентов, направленный на выявление уровня усвоения учебного материала.
Контрольная работа является документом, выступающим особой формой отчетности по самостоятельной работе студента в процессе изучения курса.
Работа представляет собой итог самостоятельного изучения студентом одной или нескольких научных работ и должен отражать их основное содержание. При их написании студент должен продемонстрировать умение выделять главное в научном тексте, видеть проблемы, которым посвящены работы, а также пути и способы их решения, используемые автором (или авторами).
Написанию контрольной работы предшествует большая самостоятельная работа по изучению учебной, специальной научной литературы. Она позволяет студенту овладеть комплексом основных навыков и приемов анализа, обобщения, классификации полученной информации, которая поможет в будущем специалисту в его профессиональной деятельности.
В контрольной работе студент использует три группы источников:
1. Документы: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, уставные и отчетные документы конкретных организаций;
2. Научные монографии, статьи, статистические сборники, словари, энциклопедии;
3. Статьи периодической печати и сети Интернет, официальные сайты организаций, рекламные материалы.
Каждому студенту рекомендуется при чтении документов, научной и учебной литературы вести записи: делать выписки, составлять конспекты, аннотации, вносить записи в словарь терминов, заполнять библиографические карточки и располагать их в алфавитном порядке.
2. Структура контрольной работы
Контрольная работа должна иметь четкую структуру:
1) титульный лист (см. Приложение А);
2) содержание;
3) введение;
4) Задание № 1;
5) Задание № 2;
6) Задание № 3 (словарь терминов);
7) заключение;
8) Библиографический список.
3. Требования к написанию контрольных работ для студентов заочной формы обучения
3.1. Требования к внешнему виду текста контрольной работы:
Текстовые документы могут содержать описание, расчеты, формулы, таблицы, ведомости, чертежи, схемы, эскизы, графики, диаграммы, фотографии и т.п.
Текстовые документы на одной стороне листа белой (писчей) бумаги формата А4 (210x297 мм) через 1,5 интервала. Шрифт черный, 14 кегль, Times New Roman. Поля: слева, сверху, снизу – 25, справа –15 мм. Отступ 15 мм.
Стиль Основной: Шрифт: (по умолчанию) Times New Roman, 14 пт, Отступ: Первая строка: 1,5 см, По ширине, Междустр. интервал: 1,5 строки (устанавливается в выкладке стили для всего документа).
Нумерация страниц сквозная и включать титульный лист и приложения. Страницы нумеруются арабскими цифрами в центре нижней части страницы без точки, на титульнике номер страницы не указывается.
Содержание документа и порядок расположения разделов должны соответствовать заданию (приложение Е) на выполнение работы. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте точку не ставят.
Введение, заключение и библиографический список не нумеруются.
Если текст подразделяется только на пункты, то они нумеруются порядковыми номерами в пределах всего текстового документа. Если раздел или подраздел имеет только один пункт или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.
Заголовки следует печатать с абзацного отступа строчными буквами (кроме первой прописной). Переносы слов в заголовках не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние
Стиль заголовка 1: Междустр. интервал: одинарный, Абзац: интервал После: 24 пт, Не отрывать от следующего, Уровень 1, Основан на стиле: Обычный.
Стиль заголовка 2: Междустр. интервал: одинарный, Абзац: интервал После: 36 пт, Не отрывать от следующего, Уровень 2, Основан на стиле: Обычный.
Текст документа, текст документа. Текст документа, текст документа.
Не разрешается размещать заголовки и подзаголовки в нижней части страницы, если на ней не помещается более 2–3 строк последующего текста. Не допускаются висячие строки.
Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с новой страницы.
Перед каждым перечислением следует ставить дефис или строчную букву (за исключением ё, з, о, ч, ь, й, ы, ъ), после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений
Пример
а)___________
б)___________
1)_____
2)_____
Перечисления могут состоять как из законченных, так и незаконченных фраз.
Незаконченные фразы пишутся со строчных букв и обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами с полукруглой закрывающей скобкой.
законченных фраз, пишутся с абзацными отступами, начинаются с прописных букв и отделяются друг от друга точкой.
Основную вводную фразу нельзя обрывать на предлогах или союзах (на, из, от, то, что, как и т.п.).
Сокращения слов не допускается. Исключения - сокращения общепринятые в русском языке. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
1) применять знак минус (−) (следует писать слово «минус»);
2) применять знак минус (−) или (+) при упоминании положительных или отрицательных значений температуры (следует писать слово «плюс» или «минус», например: «…в условиях температуры окружающей среды от минус 60°С до плюс 50°С»;
3) применять без числовых значений знаки, > (больше), < (меньше), = (равно), 
(больше или равно), 
(меньше или равно), 
(не равно), а также знаки № (номер), % (процент).
В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти — словами.
Пример:Итого по смете расходов общая сумма для реализации двух мероприятий составит 7273,75 тыс. руб.
При ссылках на использованные источники указывают порядковый номер по списку источников в скобках. Пример. [5].
Текст цитаты заключается в кавычки с сохранением особенностей авторского написания. Научные термины, предложенные другими авторами, не заключаются в кавычки, исключая случаи явки полемики. В этих случаях употребляется выражение «так называемый». При цитировании каждая цитата должна сопровождаться ссылкой на источник, библиографическое описание которого должно приводиться в соответствии с требованиями библиографических стандартов.
В текстовых документах применяют следующие виды иллюстраций: чертежи, графики, схемы, диаграммы, фотоснимки, ленты с записью самопишущего прибора, при этом указываются в тексте как рисунки. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. Иллюстрации располагают непосредственно после первого упоминания или на следующей странице. Все иллюстрации нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией. Допускается нумерация в пределах раздела.
При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2», при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела. Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации дают с сокращенным словом «смотри», например: (см. рисунок 3).
Пример.
Рисунок 2.2 - Диаграмма неявок на работу
Рисунок 2.3 - Удовлетворенность персонала характеристиками работы
Построение таблиц. Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц. Допускается приводить в таблицах текстовый материал. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. На все таблицы документа должны быть приведены ссылки следующим образом: «...в таблице 1.1». Над левым верхним углом таблицы с абзацного отступа помещают надпись «Таблица» с указанием номера таблицы.
Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название таблицы помещают только над первой частью.
Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы.
Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа (альбомная ориентация страницы).
Графу «№ п/п» в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей или других данных порядковые номера указывают арабскими цифрами в боковике таблицы перед их наименованием.
Если цифровые или иные данные в таблице не приводят, то в графе ставят прочерк (тире). При наличии в документе небольшого по объему цифрового материала его нецелесообразно оформлять таблицей, а следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок.
Приложениями могут быть: графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, копии подлинных документов, выдержки из отчетных материалов, производственные планы и протоколы, отдельные положения из инструкций и правил, ранее неопубликованные тексты, переписка и т.п. По форме они могут представлять собой текст, таблицы, графики, карты и т.д.
3.2. Требования к написанию контрольных работ по форме:
1. Работа должна быть написана грамотным научным языком.
2. Стандартный объем работы 25-30 машинописных страниц.
3. Названные в содержании разделы должны быть отражены в тексте.
4. Все разделы текста работы должны иметь нумерацию.
3.3. Требования к контрольной работе по содержанию
1. Тема должна соответствовать содержанию.
2. Все разделы работы подчинены раскрытию темы.
3. Библиографический список оформляется в соответствии со стандартными требованиями к библиографическому списку ГОСТ 7.1-2008.
4. Методические указания по выполнению контрольной работы
Задания для контрольной работы:
Контрольная работа состоит из трех заданий.
Задание 1. Раскрыть заданную тему по трем из следующих вопросов:
1. Дайте определение термина «документ». Его функции.
2. Дайте краткую характеристику документов системы организационно- распорядительной документации (ОРД).
3. Дайте определение термина «организационные документы». Определения всех видов организационных документов.
4. Назовите основные разделы текстов основных видов организационных документов.
5. Перечислите реквизиты формуляров основных видов организационных документов.
6. Назовите основные виды распорядительных документов.
7. «Приказ по основной деятельности» как вид документа. «Выписка из приказа» как вид документа.
8. «Указание» как вид документа.
9. «Решение» как вид документа.
10. Дайте определение информационно-справочных документов. Их виды.
11. «Протокол» как вид документа. Назовите части текста протокола.
12. Докладная записка» как вид документа. Назовите правила оформления внешних докладных записок.
13. «Доклад» как вид документа. Назовите возможные цели и основные элементы доклада.
14. «Телеграмма» как вид документа. Назовите важнейшие требования к тексту телеграммы. Перечислите реквизиты первой части телеграммы. Перечислите реквизиты второй части телеграммы.
15. «Служебное письмо» как вид документа. Назовите основные виды служебных писем.
16. Назовите функции служебного письма. Перечислите основные требования к тексту письма. «Сопроводительное письмо» как разновидность служебного письма.
17. Дайте функциональное определение документам по личному составу. Назовите виды документов по личному составу. Назовите реквизиты приказа по личному составу.
18. «Заявление» как вид документа. Назовите основные реквизиты заявления. Укажите особенность заявления о переводе на другую должность.
19. «Трудовой контракт» как вид документа.
20. «Трудовая книжка» как вид документа.
21. «Личное дело» как совокупность документов по личному составу. Назовите учетный документ личных дел.
22. «Автобиография» как вид документа. Перечислите основные позиции, которые освещаются в тексте автобиографии.
23. «Резюме» как вид документа. Перечислите основные разделы текста резюме.
24. «Характеристика» как вид документа. Перечислите вопросы, излагаемые в каждой части текста характеристики. Кем подписывается характеристика.
25. «Личный листок по учету кадров» как вид документа. «Дополнение к личному листку по учету кадров» как разновидность документов по личному составу.
26. «Анкета» как вид документа.
27. «Личная карточка» как вид документа.
28. Назовите этапы обработки поступивших документов. Охарактеризуйте первичную обработку входящих документов.
29. Предварительное рассмотрение входящих документов как второй этап обработки входящих документов.
30. Дайте определение исходящим документам. Назовите этапы обработки исходящей документации.
31. Дайте определение регистрации документа. Перечислите существующие формы регистрации документов. (Укажите особенность централизованной формы регистрации, децентрализованной формы регистрации, смешанной формы регистрации.)
32. Характеристика и назначение номенклатуры дел. Должностное лицо, в обязанности которого входит составление номенклатуры дел.
33. «Дело» как основная учетная единица в архиве. Дайте определение термину «формирование дел». Назовите признаки, являющиеся основанием при формировании документов в дела. Дайте определение термину «формирование дел». Приведите требования, которые необходимо соблюдать при формировании дел.
34. Назовите нормативный документ, в соответствии с которым проводится определение конкретных сроков хранения документов.
35. Группы, на которые делятся все дела, подготовленные на архивное хранение.
Выбор вопросов осуществляется следующим образом: