В соответствии с Указанием Центрального Банка РФ от 12 октября 2011 года №373-П [6] все наличные деньги, поступающие хозяйствующим субъектам, в обязательном порядке должны быть документально оприходованы.
Кассовые ордера – это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые ордера выписываются только чернилами в бухгалтерии и передаются кассиру на исполнение. В ордерах обязательно должно быть указано основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток.
Согласно Указанию Центрального Банка РФ от 12 октября 2011 года №373-П [6] для учёта кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров:
- Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
- Расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
- Кассовая книга (форма № КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 1 января 1999 года [7].
В соответствии с Постановлением от 18 августа 1998 года № 88 [7] прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1).
Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – непосредственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему. Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами, и прописью.
При выписке приходных кассовых ордеров нужно указать основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.
При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений;
- соответствие хозяйственной операции.
Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги.
Согласно Постановлению от 18 августа 1998 года № 88 [7] выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежной ведомости, расходной ведомости, заявление на выдачу денег и т.д.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов.
Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные расходы может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы – при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения.
Расходный кассовый ордер состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру.
При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ, но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
По истечении установленного срока выплаты заработной платы, пособий, стипендий кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №».
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования:
- приходный кассовый ордер и квитанции к ним, а также расходный кассовый ордер и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);
- в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
- прием и выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день составления;
- в приходном и расходном кассовом ордере обязательно указывается основания для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц, на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма № КО-4).
В соответствии с Постановлением от 18 августа 1998 года № 88 [7] каждая организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер.
В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У [5] записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операции несут три лица – руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.
Согласно Постановлению от 18 августа 1998 года № 88 [7] книга учета
Принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Согласно Положению Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П [4] организация и порядок инкассации наличной денежной выручки регулируется Инструкцией по организации кассовой работы, инкассации и перевозки ценностей в коммерческих банках.
Для проведения инкассации предприятие должно:
- представить образцы пломбы с четким оттиском пломбира с указанием сокращенного наименования предприятия (если выручка сдается в банк – 2 экземпляра, если в инкассаторский пункт – 3);
- приобрести в необходимом количестве инкассаторские сумки с надписью «БАНК» и дробным номером (в числителе указывается регистрационный номер предприятия по списку в отделе инкассации, в знаменателе – порядковый номер сумки).
После проверки представленных образцов начальником отдела инкассации и заведующим кассой банка один экземпляр заверенного образца пломбы передается предприятию для предъявления инкассатору при получении им сумки с деньгами.
Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику организации документы:
- документ, удостоверяющий личность;
- доверенность на перевозку и инкассацию наличных денег;
- порожнюю сумку;
- явочную карточку.
При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции к сумке.
После заполнения кассовым работником организации явочной карточки инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.
В случае внесения неправильной записи в явочную карточку последняя зачеркивается, новая запись в явочной карточке заверяется подписью кассового работника организации.
Не разрешается осуществлять записи в явочной карточке инкассаторскому работнику.
При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника устраняются дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников.
В случае отказа организации от сдачи сумки с наличными деньгами кассовым работником организации проставляются в явочной карточке запись "Отказ", причина отказа от сдачи инкассаторскому работнику сумки с наличными деньгами, которые заверяются подписью кассового работника организации.
Таким образом, любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку кассовые операции (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.