Материально-техническое снабжение предприятия предполагает решение следующих основных задач:
- создание базы сырья и материалов;
- содержание и хранение запасов сырья и материалов;
- подготовка и движение сырья и материалов;
- использование сырья и материалов.
Все эти задачи имеют как экономический, так и организационный аспекты, и решать их надо с учетом производства.
Производственные запасы – это основная составляющая часть оборотных фондов предприятия, которая включает сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, горючее, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, тару и тарные материалы, запасные части для ремонта основных фондов, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, поступившие на предприятие, но еще не подвергавшиеся первичной производственной операции.
В самом общем виде можно выделить следующие затраты, непосредственно влияющие на величину стоимости запасов:
- затраты на приобретение - стоимость самих запасов;
- расходы на оформление заказа включают управленческие и административные затраты, связанные с подготовкой заказа на поставку;
- затраты на хранение запасов представляют собой издержки, связанные с хранением на складах, погрузкой, разгрузкой, страхованием, кражами, порчей, устареванием, выплатой налогов и пр.;
- затраты, связанные с дефицитом запасов, появляются тогда, когда необходимые материалы или изделия отсутствуют в наличии. Такие затраты могут иметь форму недополученных поступлений от реализации, от задержки в производстве продукции или штрафов, налагаемых за срыв сроков поставки продукции заказчикам;
- затраты на наладку связаны с переналадкой технологического оборудования, которую требуется осуществлять каждый раз при переходе с производства одного вида продукции на другой, получение при этом нового сырья со складов, вывоз произведенной ранее продукции с рабочих мест, оплата вынужденных простоев рабочих и пр.
Время от времени предприятие обязано проводить инвентаризацию производственных запасов, чтобы определить себестоимость реализованной продукции. Оценка запасов сказывается на затратах и доходах предприятия. В оборотных средствах промышленности удельный вес производственных запасов товарно-материальных ценностей составляет около 60 %.
Неизбежность образования производственных запасов вызвана несовпадением скорости, времени и пространства производства и потребления сырья и материалов: скорость их производства у производителя (поставщика) практически всегда выше скорости потребления на предприятии-потребителе в связи с тем, что поставщик производит их в больших масштабах для многих потребителей.
Основное назначение производственных запасов – обеспечение непрерывности производственного процесса на предприятии. Чтобы обеспечить наиболее эффективные результаты производства при наименьших издержках, требуется поддерживать достаточный, но не чрезмерный уровень производственных запасов, так как излишние запасы ведут к замораживанию вложенных в них оборотных средств и невозможности их использования в других целях.
Своевременное комплексное обеспечение всеми необходимыми материальными ресурсами в установленные сроки и с наименьшими издержками на предприятии осуществляется посредством многофункциональной системы управления производственными запасами.
Расходование материалов из запаса обычно определяется спросом и скоростью их использования, т.е. не поддается регулированию со стороны лица, управляющего запасами. Поэтому они должны сосредоточить свое внимание на управлении поступлением материалов в запасы. Таким образом, при управлении любыми запасами приходится постоянно принимать два решения: решение о времени выдачи заказа на закупку или производство товара для пополнения заказа и решение о количестве или объеме заказа.
Решения, принимаемые при управлении запасами, непосредственно влияют на четыре вида производственных издержек:
1. Стоимость предметов закупки. Цена при закупке может зависеть от скидок, которые предоставляются в зависимости от:
а) количества предметов, закупаемых по одному заказу;
б) общей стоимости заказа по нескольким позициям, выдаваемого одному поставщику;
в) времени года, в которое размещается заказ.
2. Издержки на оформление заказа, куда входят расходы по оформлению заказа на закупку или производство, транспортные расходы и расходы по приемке грузов, расходы на наладку оборудования для выпуска заказанной партии.
3. Издержки на хранение материально-технических запасов:
а) стоимость капитала, инвестированного в запасы;
б) складские расходы (складские площади, энергоснабжение, персонал);
в) налоги и страховые сборы, зависящие от стоимости запаса;
г) падение ценности запасов из-за старения, порчи, краж.
4. Издержки, вызванные отсутствием запасов:
а) потерянное производственное время или сверхурочные работы, вызвано отсутствием важного для производства материала, деталей или другого ресурса;
б) стоимость отслеживания отложенных заказов клиентуры на готовую продукцию, которой не оказалось на складе;
в) издержки, связанные с частичными или срочными отгрузками в адрес клиентуры;
г) потерянный объем сбыта или даже утраченные клиенты.
В рамках приобретение, хранение и создания базы сырья и материалов решаются следующие основные вопросы.
Анализ ценности сырья и материалов. Это применяется, когда надо снизить издержки производства и цену продукции с целью улучшения результатов хозяйственной деятельности предприятия или увеличения объема продаж.
Анализ позволяет сократить затраты на сырье и материалы, сэкономить время на изготовление продукции из этого сырья и материалов, повысить качество готовой продукции, снизить общую стоимость производства.
Последовательность анализа, приведенная ниже, типична во многих областях предпринимательской деятельности:
- формулирование цели исследования ценности сырья и материалов;
- сбор информации о собственной продукции и об аналогичной продукции для сравнения;
- выявление возможных слабых мест в производстве собственной продукции посредством изучения фактического использования сырья и материалов;
- внесение предложений по улучшению технических характеристик собственной продукции и технологического процесса ее производства. При этом анализируется, какие лучшие характеристики могут быть получены при одновременной экономии сырья и материалов и снижении общей стоимости производства;
- оценка технически возможных вариантов изготовления собственной продукции по критерию соотношения расходов и доходов предприятия;
- принятие решения о выборе наилучшего варианта и внедрении его в производство.
Оптимальное количество сырья и материалов. Оно определяется общей потребностью в сырье и материалах в течение определенного периода времени, расходами на приобретение сырья и материалов (их закупочной ценой), а также расходами на их складское хранение.
Выбор предприятий-поставщиков сырья и материалов. Здесь следует учитывать, что:
- предприятий-поставщиков сырья и материалов у предприятия-заказчика должно быть несколько. Этим обеспечивается возможность избежать зависимости от одного поставщика, в части от цены, качества, надежности поставок и т.п.;
- договоры с предприятиями-поставщиками должны заключаться на объемные поставки, чтобы сокращать расходы на транспортировку и снижать цены за счет оптовых поставок.
Критерии выбора предприятий-поставщиков следующие:
- качество сырья и материалов (соотношение цена-качест-во);
- надежность предприятия-поставщика, т.е. поставка сырья и материалов в оговоренные сроки и с соблюдением требуемых стандартов по качеству;
- гибкость предприятий-поставщиков, т.е. готовность к краткосрочным поставкам и к изменениям ассортимента сырья и материалов;
- подходящие условия поставки, например, силами поставщика, скидка при наличном расчете или досрочно и т.д.
- транспортные расходы с учетом расстояния до предприятия-поставщика и транспортных потерь при доставке сырья и материалов.
Для бесперебойной работы предприятия-изготовителя ему необходимы запасы сырья и материалов. Эти запасы колеблются между их минимальным значением и максимальным.
Минимальное количество сырья и материалов состоит из:
- календарного запаса, который необходим на время от доставки сырья и материалов до их складирования, т.е. на время разгрузки, проверки и регистрации поступивших сырья и материалов;
- запаса, необходимого для технического складирования. Этот запас сырья и материалов необходим на заданное время, в течение которого сырье и материалы в результате определенных правил хранения приобретают свою производственную ценность;
- первичного запаса сырья и материалов, обусловленного технологическим процессом. Это запас для поддержания необходимого технологического процесса, например, для заполнения промежуточных резервуаров в химическом производстве;
- аварийного запаса сырья и материалов для выравнивания непредвиденных изменений в поставках.
Минимальный запас сырья и материалов должен отслеживать отклонения от планомерных поставок и от планомерного использования сырья и материалов, а также гарантировать в любое время критическое количество сырья и материалов, необходимое для поддержания заданного технолоческого процесса производства.
Разница между максимальным и минимальным запасом есть текущий запас сырья и материалов. В то время как минимальный запас является постоянной величиной, текущий запас подвержен постоянным колебаниям от поставки к поставке. Общий запас сырья и материалов определяется расчетным путем как сумма минимального запаса и среднего текущего запаса.
Так как создание запасов сырья и материалов требует дополнительных затрат, то с целью повышения экономичности предприятия необходимо стремиться к бесперебойной поставке сырья и материалов, т.е. тесно увязывать работу поставщиков с производственным ритмом выпуска продукции. Если же предприятия-поставщики не задействованы в едином производственном процессе, то для предотвращения риска из-за сведенных к минимуму текущих запасов сырья и материалов надо повышать минимальный запас сырья и материалов.
Системы управления запасами. Так как поддержание оптимального запаса каждого из видов материальных ресурсов требует дополнительных оборотных средств, можно добиться значительной их экономии применением соответствующей системы управления производством. Целесообразно рассмотреть основные их типы.
С помощью системы планирования потребности в материалах (ППМ) (Material Requirements Planning, MRP) осуществляется календарное планирование, которое включает в себя функцию планирования снабжения. Ее основной принцип: «сырье и материалы перемещаются»: материалы поступают на производство на основе плановой потребности, однако без явно выраженного требования. Осуществляется контроль запасов в производстве. При этом материалы поставляются на производство таким образом, чтобы на месте изготовления продукции всегда находились их некоторые запасы. В экстренных случаях задается даже темп производства.
Преимущество этого метода: кроме проблемы нехватки материалов не возникают другие проблемы снабжения для производства.
Недостаток – слишком большие запасы материалов находятся на предприятии. Поэтому этот метод целесообразно применять только в тех случаях, когда в процессе производства продукции перерабатываются большие количества малоценного сырья и материалов относительно равномерно и только для одного мало изменяемого вида выпускаемой продукции.
В системе планирования производственных ресурсов (ППР)(Мапиfacturing Resources Planning, или MRP 11), известной как система размещения заказа, результат планирования материального обеспечения обычно оказывается соответствующим реальности. Основой для его разработки служат оперативно-календарные планы производства, наличные запасы, нормы расхода материалов и комплектующих на изделие. В результате выдаются упорядоченные по времени заказы на все компоненты. Путем разработки графика от конца производственного процесса к началу, с учетом известной длительности производственного цикла по каждому изделию, определяется требуемая дата размещения заказа. Ее основной принцип «производство тянет»: материалы поступают на производство только по его требованию.
Основное преимущество системы: в местах производства продукции находится столько материалов, сколько необходимо для производственного процесса. Сведение к минимуму наличия запасов существенно облегчает их складирование и хранение.
Причины, снижающие эффективность системы ППР: частые изменения графиков производства вынуждают изменять графики поставки, в результате уменьшается время на поставку материалов, часто трудно своевременно определить отсутствие определенных видов материалов в производстве на данный момент времени, что может привести к нарушению хода производства и созданию запасов материалов, не нужных в данный момент.
Оптимизация технологии производства (ОТП) (Optimized Production Technology, OPT), — это система календарного планирования, основанная на принципе, что максимизация производительности, а следовательно и дохода, является наиболее корректным способом максимизации прибыли. Традиционный способ максимизации загрузки хотя и сокращает расходы, но не обязательно ведет к доходам. По сути, ОТП представляет собой дальнейшую разработку известного принципа расшивки узких мест. Философия нового подхода, однако, простирается гораздо дальше, охватывая не просто загрузку, а потоки и баланс, поэтому его внедрение требует существенного пересмотра принципов управления и контроля. Например, традиционные системы калькуляции себестоимости, в которых общие издержки производства соотносятся с объемами выпуска, стимулируют максимальную загрузку оборудования, потому что это снижает себестоимость единицы продукции. В системе ОТП такой подход неприемлем. В традиционных методах учитываются все потери времени на наладку оборудования или, чаще, потери времени на самой длительной наладочной операции в техпроцессе. В ОТП считается, что время тратится впустую только в «узких местах», поскольку на других стадиях имеются избыточные мощности. По этой причине размеры партий рассчитываются с учетом затрат на наладку именно узких мест. Но поскольку такой размер партий может быть недостаточно эффективен для остальных операций, движение заготовок обычно зависит от размеров передаточных партий, размер которых, определяемый спросом и графиком производства обычно меньше. Как следствие, партия уже не проходит через весь техпроцесс как единое целое, и после «узких мест» создаются запасы незавершенной продукции.
В ОТП меняется главный приоритет календарного планирования: на место максимизации загрузки встает увеличение объемов выпуска. Эта цель достигается за счет обнаружения узких мест в технологическом процессе и оптимизации графиков их работы.
Потребность в сокращении наличных запасов, относительно высокая стоимость капитала и площадей на промышленных предприятиях Японии привела к разработке системы управления производством и поставками «точно вовремя» (ТВ) ( «just-in-time» - JIT ). Она основана на принципах: «производство продукции и поток сырья и материалов скоординированы», «нулевые производственные заделы ». Производство продукции и снабжение сырьем и материалом первоначально планируются как единое целое. Если же при производстве продукции происходят какие-либо нарушения или изменения, то со стороны УМТС сразу же следует ответная реакция, в результате чего изменяются, соответственно, и поставки сырья и материалов. Если же имеются нарушения или изменения в поставках материалов, то в этом случае в производстве осуществляется запуск-выпуск другой продукции, или корректируется технологический процесс изготовления прежней.
В Японии разновидность этой системы называется «Канбан». Эта система относится к «вытягивающей» разновидности системы ТВ, при которой размер партии, скорость и сроки поставки определяет не поставщик, а предприятие-потребитель материалов. Таким образом, весь процесс организован непрерывно с постоянной скоростью, что обеспечивает ничтожно малые запасы.
Снабжение материалами и их переработка по системе «канбан» обеспечивает колоссальный эффект за счет снижения материальных запасов в производстве продукции. Так, для выпуска 11 млн. автомобилей в год в японской автомобильной промышленности запасы материалов, полуфабрикатов и деталей составляют около 800 млн. долларов, в то время как в США - 8,5 млрд. долларов, или в 10,5 раз выше. Кроме значительного снижения издержек, связанных с обеспечением материальными ресурсами, такая система обеспечивает максимальное сокращение длительности цикла изготовления продукции, который на «Тайоте» в 4-5 раз короче, чем на автозаводах США.
Канбан - система управления предприятием, основанная на принципе «нулевых производственных заделов ». С практической точки зрения она является очень сложной для реализации. Предприятия получают детали и узлы ежедневно или даже несколько раз в течение дня. Если на типичном американском предприятии производственные запасы обновляются 10-20 раз в год, то на предприятиях, использующих эту систему, 50 – 100 раз в год.
Наибольшей эффективности в целом система управления производственными запасами на предприятии достигает тогда, когда она входит как одна из составляющих компонент в интегрированную автоматизированную систему управления предприятием (ИАСУ) с применением современных информационных технологий.
Хотя рациональное использование сырья и материалов и является, в принципе, задачей производства, однако образцовая система материально-технического снабжения предполагает эффективные нормы их расхода. При установлении этих норм следует исходить из конкретных условий производства продукции.
Расход сырья и материалов определяется объемом производства продукции и нормированным расходом каждого вида сырья и материалов на выпуск единицы продукции. При обосновании расхода сырья и материалов используют статистические данные или метод сравнения.
Если ассортимент продукции трудно поддается спецификации, то в этом случае следует применять групповые нормы расхода сырья и материалов, т.е. нормы расхода для партии продукции. Это сконцентрированные нормы расхода сырья и материалов для выпуска любого количества аналогичных или подобных видов продукции. Групповые нормы расхода устанавливают самый высокий допустимый расход сырья и материалов для условной единицы (представителя) ассортимента продукции.
Продолжительное и эффективное использование материальных и энергетических ресурсов требует организации целой системы их экономии, которая бы охватывала все сферы деятельности предприятия. Для создания такой системы необходимо решить ряд комплексных задач.
1. Экономия сырья и материалов, заложенная на стадии разработки продукции. Здесь имеются ввиду мероприятия при конструировании новых видов продукции, при дифференцировании продукции по ассортименту (например, по типоразмерам), при разработке и оптимизации технологического процесса производства продукции. Кроме того, экономии можно достичь за счет переориентации продукции на экономически более выгодные сырье, материалы, узлы и детали. Наконец, повышение качества продукции, создание новых потребительских свойств товара, уменьшение претензий со стороны клиентов - все это также ведет к экономии сырья и материалов.
2. Экономия сырья и материалов посредством усовершенствования технологического процесса. Технологический процесс должен гарантировать высокое качество продукции. Он должен также обеспечивать:
- минимальные затраты и потери сырья, материалов и энергоресурсов на единицу выпускаемой продукции;
- возможность продолжительного или оперативного замещения сырья, материалов и энергоресурсов без ущерба качеству продукции;
- сокращение потребности в сырье и материалах при отладке техпроцесса.
3. Экономия сырья и материалов посредством исследований и разработок в области их использования. Для решения этой задачи большое значение имеют исследования конструктивных и технологических свойств сырья и материалов, поиск новых и расширение известных путей использования первичного и вторичного сырья и материалов. Необходимы исследования технологических возможностей взаимозаменяемости материальных и энергетических ресурсов.
Система использования сырья и материалов на предприятии предполагает, в экономическом и экологическом аспекте, вторичное использование отходов производства за счет их утилизации и по возможности продажи на рынках сбыта. Для этого на предприятии необходимо наладить:
- учет всех отходов производства,
- их подготовку и обработку,
- складирование и использование в качестве вторичного сырья.
С чисто экономической точки зрения нужно, чтобы затраты на все эти операции, включая и затраты на возможные технологические процессы по обработке отходов, были бы соразмерны или ниже затрат на приобретение и обработку первичного сырья и материалов.
В составе системы управления производственными запасам и функционируют две взаимосвязанные подсистемы:
- на верхнем уровне – управления материально-техническим снабжением (УМТС);
- на нижнем уровне – управления хранением запасов (складами).
Основное назначение подсистемы УМТС предприятия – планирование потребности в производственных запасах, организация реализации и распределения их, оперативный учет, анализ, контроль и регулирование движения запасов внутри предприятия, статистическая отчетность о движении материалов.
Организационная структура служб МТС предприятий отличается большим разнообразием в зависимости от размера и типа производства, объема и номенклатуры потребляемых материалов и изделий, уровня специализации и кооперирования, наличия транспортных сетей, сети снабженческо-сбытовых организаций в данном районе, территориального размещения предприятий и ряда других факторов.
На большинстве предприятий служба снабжения, возглавляемая заместителем директора по коммерческим вопросам, представляет собой совокупность управленческих и производственных подразделений, организующих и осуществляющих обеспечение материальными ресурсами.
К управленческой части относятся коммерческая служба, отделы (управления) МТС и отделы внешней кооперации и комплектации (ОВК). Производственная часть включает материальные склады, подсобные хозяйства, заготовительные участки. Кроме специальных служб, отдельные снабженческие функции выполняют другие подразделения предприятия (отделы главного механика, капитального строительства, инструментальные цехи).
Основными задачами коммерческой службы по МТС на предприятии являются:
- поиск наиболее выгодных поставщиков (по критериям оптимальности для предприятия цен и условий поставки);
- разработка ценовой политики предприятия;
- изучение и анализ рынка поставщиков и ведение соответствующего банка данных;
- выработка политики взаимоотношений с поставщиками;
- запросы поставщикам о наличии товаров на складах, ценах и скидках; разработка предложений о расширении сети торговых точек;
- определение нормативов складских запасов;
- разработка графиков поставки для бесперебойного поступления материалов на предприятие.
В состав отдела МТС, как правило, входят: планово-экономическое бюро (группа); материальные бюро (группы), специализированные по видам материалов; диспетчерское бюро (группа); материальные склады.
Планово-экономическое бюро разрабатывает планы снабжения; определяет возможности удовлетворения в конкретных видах ресурсов; проводит технико-экономическое обоснование выбора форм снабжения; устанавливает лимиты отпуска материалов цехам и производственным участкам; ведет учет и анализ деятельности ОМТС; составляет сводную отчетность по МТС.
Материальное бюро составляет заказы и спецификации на материальные ресурсы и представляет их предприятиям-поставщикам; участвует в заключении договоров по поставкам продукции; разрабатывает оперативные планы снабжения; организует завоз материальных ресурсов на предприятие.
Диспетчерское бюро контролирует обеспеченность производства основными видами материалов и изделий; регулирует завоз материальных ресурсов на предприятие; организует разгрузку поступающих грузов; осуществляет оперативный контроль и регулирование поступления материалов в цехи и на участки.
В связи с тем, что не всегда возможно добиться полного согласования темпов поставки материальных ресурсов на предприятие и темпов производства и сбыта готовой продукции, для организации бесперебойного снабжения предприятия, размещения, хранения и выдачи материалов в производство большую роль играет складское хозяйство. Основные его функции:
- аккумулирование материальных ресурсов в объемах и номенклатуре, достаточных для непрерывности процесса производства;
- надлежащее хранение и учет материалов;
- планомерное, бесперебойное и комплектное снабжение цехов и участков материальными ресурсами;
- подготовка материалов к их непосредственному потреблению.
Там же осуществляется значительный комплекс операций, связанных с выполнением функций входного контроля материалов, маркировки, сортировки, консервации.
Складское хозяйство крупных предприятий довольно сложное и состоит из сети складов со специальными устройствами и оборудованием для перемещения, хранения материалов (стеллажи, подъемно-транспортное, весовое, измерительное и т.п.). На многих предприятиях постоянно ведутся работы по совершенствованию складского хозяйства с применением различных средств механизации и автоматизации складских операций, как правило, с использованием вычислительной техники, внедряются автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП) складирования. Действуя совместно в рамках системы управления производственными запасами предприятия с подсистемой УМТС, подсистема управления складским хозяйством предназначена для стопроцентного (полного) удовлетворения спроса подразделений предприятия в хранимых многономенклатурных материальных ресурсах для бесперебойного хода производства при высокой ритмичности работы и минимальных совокупных издержках в любой момент времени.
Как показывает опыт внедрения АСУ ТП складскими процессами за рубежом, автоматизация решения задач управления запасами позволяет уменьшить объем оборотных средств в запасах на 30% без снижения надежности процессов снабжения.
Объектом управления подсистемы является производственный процесс на складах предприятия: прием и отпуск хранимых материалов, размещение внутри склада и поиск необходимых материалов, внутрискладские перемещения и т.д.
Основными функциями подсистемы управления складским хозяйством являются: прогнозирование, планирование, учет, контроль, регулирование в реальном режиме времени детализированными управляемыми позициями, причем степень детализации должна быть не меньше степени детализации хранимой номенклатуры материальных ресурсов.