Известно, что контроль является одной из основных функций менеджмента. Без реализации этой функции вообще невозможно управлять. Она отражает необходимость и реальность обратной связи в процессах менеджмента. Но формы и параметры контроля могут быть различными. Это различие определяется комбинацией проявления и величины таких характеристик контроля, как назначение, вид контроля, его интенсивность, глубина, детальность, сфера применения, различное использование результатов (характер реакции, мера ответственности), нормы отклонений, организационная форма (схема 13.1).
Схема 13.1. Характеристики контроля
В любой организации существует система контроля, т.е. совокупность взаимосвязанных актов оценки и проверки состояния объекта управления, установления отклонений параметров от нормативных или планируемых величин. Эти системы тоже могут быть различными. В процессах развития производства и изменения экономических условий возникает потребность изменения систем контроля. Эта потребность особенно остро ощущается в антикризисном управлении. Здесь контроль должен быть ориентирован на своевременное установление и обнаружение слабых сигналов кризисных ситуаций. Сегодня повышается роль времени в осуществлении контроля. Приходится устанавливать не только временные моменты проведения контроля, но и повышать его интенсивность, обеспечивая непрерывность. Важную роль играет контроль и в проведении анализа тенденций развития и реализации системы ответственности.
Ответственность — это порицание недостатков или поощрение позитивов деятельности человека. Ответственность основана не только на принуждении и опоре на страх, она определяет эффективность контроля, прозрачность деятельности и четкость организации, распределение обязанностей.
Ответственность может быть формальной и неформальной, индивидуальной и коллективной, моральной и административной, экономической и социально-психологической (схема 13.2). Ответственность определяется типом организации (дисциплинарными требованиями), а также
Схема 13.2. Виды ответственности
профессионализмом (навыками и умениями) и личными качествами человека (чувством долга). Большое значение и реализации ответственности имеют информационное обеспечение менеджмента и организации контроля.
Ответственность выступает в виде оценки результатов и последствий действий в соответствии с формальными или неформальными нормативами процессов функционирования и развития организации.
Систему ответственности характеризуют ее различные виды в своей реальной совокупности и взаимодействии. Эффективная реализация ответственности нуждается в эффективном контроле, и наоборот.
Явно выраженные приоритеты контроля характеризуют своеобразный тип менеджмента, который получил название контролинга.
Система непрерывного отслеживания тенденций развития организации по методике обнаружения отклонений от планов и нормативов, а также улавливание слабых сигналов возможного кризиса и анализ возможных его последствий получила название контролинга. Постепенно в процессах экономического развития контролинг формируется в тип управления.
В зависимости от условий, состава проблем, целей и действующих ценностей управление меняет приоритеты и в итоге формируется в виде управления определенного типа. Так было, например, с маркетингом. Сначала это была функция, важность которой возрастала и соответственно повышался приоритет этой функции. Дальнейшее развитие управления требовало изменения системы, механизма и процессов управления. Возникли специальные подразделения, а потом целые службы, проектировались новые механизмы управления, включающие исследование и мотивирование потребителей, формирование имиджа фирмы и благоприятного общественного мнения, обеспечение конкурентных преимуществ, возникли новые технологии управления, в том числе и новые алгоритмы разработки управленческих решений. Маркетинг из отдельной функции вырос в специфический тип управления.
Аналогичные процессы происходят и с функцией контроля. Потребность в своевременном распознавании проблемы и принятии решений повышает роль функции контроля. На определенном этапе этого процесса возникает необходимость организационных преобразований в использовании данной функции. Это создание и повышение статуса специализированных подразделений контроля, расширение диапазона контролируемых процессов, мониторинга отклонений и анализа их причин, определение точек и границ контроля, системы реагирования на результаты контроля, создание механизмов типологического воздействия контроля на процессы функционирования организации (мягкий или жесткий контроль, латентный контроль и пр.). Функция контроля при возрастании ее приоритета превращает менеджмент в тип управления, который и получил название контролинг.
Контролинг теснейшим образом связан с планированием. Он позволяет оценивать качество плана, своевременно его корректировать или создавать условия для его реализации. Контролинг требует упорядочения и системы нормативного регулирования процессов. Он является важнейшим фактором процессного управления. В этом его преимущества и роль в современном менеджменте.
В условиях диверсифицированного производства контролинг позволяет оперативно решать вопросы распределения ресурсов, переключения их на наиболее выигрышные направления производственного развития. Таким образом, можно сказать, что контролинг способствует формированию ресурсосберегающих технологий.
Иногда проблему контролинга рассматривают как проблему управленческого учета. Конечно, учет играет большую роль в эффективном менеджменте. Но это лишь функции управления, тогда как контролинг — целый комплекс характеристик управления, отражающих его типологическую принадлежность. При этом следует иметь в виду, что реальное управление не является однотипным. Контролинг не противостоит другим типам управления, например, стратегическому менеджменту. Он сочетается с ним, он вместе с ним образует живой организм реального менеджмента — это важная методологическая посылка понимания типа управления вообще и контролинга в частности.
? Проблемное суждение
Существуют ли пограничные критерии выделения того или иного типа менеджмента? Как в практическом анализе определять типы менеджмента?
! Ответное суждение
Конечно, жесткой границы не существует. Но практически ввести какие-нибудь нормативы оценки типов менеджмента возможно. Например, для контролинга можно разработать оценку трудоемкости, периодичности, организационного статуса контроля. При определенной величине этих показателей можно судить о превращении функции в тип менеджмента. Но при этом следует помнить, что в чистом виде типов не бывает. В реальности менеджмент всегда представляет собой определенное сочетание различных его типов.
Контролинг связан с изменением самой технологии разработки управленческих решений. Если раньше при росте фирмы и усложнении менеджмента увеличивался управленческий аппарат, главным образом, для того, чтобы собирать информацию и готовить формы ее представления, необходимые для решения, а разработка и принятие решений были прерогативой менеджера, то сейчас ситуация изменилась. В штабах фирм разрабатываются альтернативные управленческие решения и проводится с помощью компьютерной техники их анализ по критериям целей фирмы, миссии, эффективности функционирования, конкурентоспособности, темпов развития и пр. Этот процесс требует интеграции учета, анализа, нормирования, планирования, контроля и общую систему информационного и методологического обеспечения управления. Возникшая таким образом система и получила название контролинг. Это система упреждающего контроля на основе аналитического и постоянного наблюдения за функционированием организации и среды.
В США основной причиной появления контролинга называют высокие темпы промышленного роста, которые усложняют процессы планирования и требуют более точного и повременного контроля как производства, так и финансовых потоков. Одной из причин является и появление ноны х возможностей, связанных с обработкой информации. Объемы информации перестали быть ограничивающим фактором контроля.
Можно сказать, что контролинг — это концепция в практическом управлении, направленная на поиск слабых сигналов возможных кризисных ситуаций, своевременную ликвидацию узких мест и отклонений, обеспечение тенденций устойчивого стратегического развития в соответствии целью, планом и миссией.
Систематизируя эти рассуждения, можно все причины появления контролинга представить в их связи и взаимодействии (схема 13.3). Каждая из этих причин дополняет другие и видоизменяет их действие. Только система этих причин характеризует появление контролинга и его роль в современном менеджменте.
Схема 13.3. Истоки контролинга
Особенность контролинга как типа управления наиболее ярко проявляется в его принципах и функциях. Известно, что функции — это правила, в соответствии с которыми осуществляется управление. Контролинг подчиняется всем принципам управления как такого. В то же время его специфика находит отражение в его собственных принципах. К основным из них относятся следующие (схема 13.4).
Схема 13.4. Основные принципы контролинга
1. Регулирование динамики развития организации. Этот принцип проявляется в ускорении или торможении различных процессов в организации. Одни процессы требуют ускорения, другие, наоборот, торможения. Сочетание первого и второго является важнейшей задачей контролинга, который и предназначен распознавать и выявлять положительные и отрицательные тенденции, возможности влиять на них соответствующим образом.
2. Фиксация фактов, норм, заданий, показателей и т.д. Без фиксации или документального оформления невозможны сравнение и обоснование тенденций, анализ их истоков и причин. В современном управлении такая фиксация осуществляется посредством компьютерной техники. Однако некоторые факты необходимо оформлять в документальном порядке. Этого требует реализация системы ответственности.
3. Регулярность контроля или, точнее говоря, мониторинга процессов. Контролинг построен не на эпизодическом или выборочном контроле, а на регулярном. Регулярность отражает не только промежутки времени, но и этапы процессов, и точки контроля.
4. Гибкость контроля. Этот принцип заключается в необходимости варьировать методы и формы контроля в зависимости от обстоятельств развития организации. Сложилось устойчивое представление, что контроль является обязательным атрибутом и даже, более того, визитной карточкой административного управления. Усиление контролинга всегда связывали с усилением ответственности и нагнетанием страха за ошибки или негативные последствия деятельности. Однако контроль может быть и элементом мотивирования. Он позволяет вскрывать элементы позитивного результата, невидимые факторы зарождения инноваций. Контроль осуществляется не только для наказания, но и для анализа тенденций. Именно для этого контроль должен и быть гибким и динамичным, дифференцированным и одновременно интегративным. Такой контроль характеризует систему контролинга.
5. Фактология отражает правило логичного сбора и построения фактов. В основе такой логики должны лежать цель и миссия организации, концепция управления, систематизация фактов. Факты – это не просто информация. Это квантифицированное отражение действительности, отвечающее критериям объективности и выделенное в качестве содержательного элемента проблемы. Удачная фактология облегчает принятие решения и повышает его эффективность.
6. Накопление информации, которое позволяет вести статистику и производить статистический анализ, видеть тенденции и предвидеть будущее.
7. Анализ тенденций, который заключается в сравнительных оценках и сопоставлении. Контролинг не мыслим без аналитического подхода к управлению.
8. Стратегичность. Главным содержанием контролинга является потребность обеспечения развития по стратегической программе, настройка деятельности по разработанной стратегии.
9. Своевременность обнаружения отклонений для устранения их B ранней стадии кризиса, особенно если он оказался результатом ошибки.
10. Для эффективного осуществления контролинга необходим также принцип его организационного обеспечения, проявляющегося в выделении специальной службы и предоставляющего ей такой статус, какой необходим для реализации всех вышеперечисленных принципов и специализированных функций.
Принципы так же, как и все другие факторы контролинга, только тогда отражают его реальность и действенность, когда они используются в полном их комплексе и системе в ранжированной, но целостной связи.