Кейс по направлению Корпоративный директор
Задание:
Вам необходимо спроектировать веб-приложение для удалённой работы с членами Наблюдательного совета.
Вопрос 1. Опишите концепцию приложения и ее основной функционал.
Система должна обеспечивать защищённое и удобное взаимодействие членов Наблюдательного совета в форматах конференций или двусторонней связи, а также их доступ к данным фирмы для их анализа.
а) Обеспечение доступа ко всем необходимым файлам и сервисам фирмы не только из офиса, но и путём защищённого удалённого доступа с «домашних» компьютеров.
б) Организация дистанционной коммуникации в любом составе членов Наблюдательного совета с возможностью подключения сторонних участников и, наоборот, создания возможности обсудить тот или иной вопрос между отдельными членами Совета вне общего пространства конференции (приватные чаты и видеозвонки).
в) Обеспечение безопасности устройств (офисных и удаленных) членов Наблюдательного совета и каналов связи при коллективной работе и обсуждениях.
г) Обеспечение возможности членам Наблюдательного совета иметь доступ к анализу бизнес-процессов фирмы и назначенных для них KPI и систем мотивации.
Вопрос 2. Какие готовые решения есть на рынке и почему они не подходят?
Discord. Разработчики этого приложения позиционируют свой продукт как бесплатный текстовый и голосовой чат для геймеров, но многим известно, что им пользуются не только геймеры. Многие компании используют Discord для организации коммуникации внутри отделов и между ними. Приложение доступно для пользователей MacOS, Windows, iOS, Android и Linux. Кроме того, Discord как раз можно установить на смартфон для этой цели.
Slack. Для поддержания рабочей коммуникации в коллективе многие компании, работающие дистанционно, пользуются Slack. В нем можно обсудить рабочие процессы, а также поделиться новостями. Для небольших команд Slack предлагает бесплатный мессенджер, который можно интегрировать с 10 сторонними приложениями (Google Drive, Office 365 и др.). Инструмент также позволит сотрудникам обмениваться файлами и создавать неограниченное количество чатов для обсуждения проектов. Также есть сходный Calendly ироссийский аналог Gandiva.
Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom, Videograce. Позволяют проводить видео встречи с сотрудникам один на один, а также видеоконференции, к которым может присоединиться вся команда. Основные возможности сервиса включают проведение онлайн встреч, запись и воспроизведение онлайн встречи, коллективный чат, обмен файлами и т.д. Видеоконференции позволяют оценить промежуточный результат работы сотрудника, поинтересоваться, нужна ли ему помощь со стороны команды, и узнать, с какими трудностями он столкнулся в решении задачи.
Частичное совмещение функций Slack и Zoom дают Google Hangouts и Skype.
Bonusly. Позволяет создать внутреннюю систему мотивации, чтобы у удалённых сотрудников был стимул работать продуктивнее.
Однако не все проблемы, с которыми столкнётся фирма, можно решить в мессенджерах. Из-за удалённой работы иногда сложно оценить вклад сотрудников в проект и факторы, влияющие на эффективность работы фирмы.
Также в этих системах не решаются задачи совместного доступа к файлам и их редактирования, обеспечения прозрачности рабочих процессов и удобного визуального представления рабочих процессов. Для чего приходится использовать отдельные приложения (Google Диск, Box, или Dropbox для совместного доступа; Trello, Asana, Wrike, Jira, Битрикс24, ПланФикс или Smartycrm для организации прозрачной групповой работы, Miro для имитации флип-чарта).
Использование всего этого «зоопарка» разнородных инструментов требует, чтобы все члены Наблюдательного совета были знакомы со всеми возможностями всех этих инструментов и имели их на своих компьютерах. При этом каждый член Наб. совета может использовать свой набор этих инструментов и не иметь особого желания устанавливать иные.
Также есть решения фирмы ЛАНИТ, однако и они не решают все указанные выше задачи комплексно.
Еще одна проблема - обеспечить работу всего этого набора приложений на разношёрстном парке используемого членами Наб. совета оборудования с разными ОС.
Кроме того, весь обмен трафиком происходит вне периметра компании и все публичные сервисы в текущей ситуации очень сильно перегружены. К тому же, пока только Telegram обеспечивает сквозное шифрование End-To-End Encryption, а даже Zoom на самом деле обеспечивает лишь протокол TLS.
В принципе, эти проблемы могут быть решены созданием инфраструктуры виртуальных рабочих столов (VDI) во внешнем облаке (т.н. 3 level VDI), однако такая система предполагает наличие достаточно производительных серверов и хранилищ данных, и не у каждой из компаний они есть в наличии, а закупка, помимо определенной стоимости, предполагает еще и временные затраты на согласования, доставку, установку и т.д. Кроме того, на фирме может просто не быть квалифицированных специалистов для создания такой системы.
Возможно также использование Accenture Elastic Digital Workplace, однако и оно требует выполнения примерно тех же условий, которые указаны выше для создания системы VDI.
Поэтому создание веб-приложения для удалённой работы с членами Наблюдательного совета выглядит оправданным.