Пояснительная записка
к курсовой работе
по дисциплине
«БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ»
Выполнила студентка гр. ПТ 951 Н.И.Онищук Руководитель преподаватель высшей категории Г. И. Матусевич
Минск 2013
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение………………………………………………………………………….... | |
| 1 Виды услуг предоставляемые в отделении почтовой связи…………………. | |
| 2 Учет кассовых операций в отделении почтовой связи……………………….. | |
| 3 Порядок получения сумм подкреплений денежной наличности в отделении почтовой связи……………………………………………………… | |
| 4 Порядок высылки сверхлимитных остатков из отделения почтовой связи………………………………………………………………………………... | |
| 5 Контроль кассовых операций в отделении почтовой связи………………….. | |
| 6 Порядок регистрации кассовых операций отделения почтовой связи в учетных регистрах……………………………………………………………… | |
| 7 Учет денежных переводов в иностранной валюте в отделении почтовой связи……………………………………………………………………………... | |
| Заключение………………………………………………………………………... | |
| Литература………………………………………………………………………… | |
| Приложение А Книга- кассира организации ПС……………………………… | |
| Приложение Б Сводный денежный отчет ……………………………………... | |
| Приложение В Кассовая справка ф МС-42………...…………………………… | |
| Приложение Г Препроводительное письмо ф. МС-4 …………..................... | |
| Приложение Д Алгорифм получения подкреплений денежной наличности в кассу отделением почтовой связи... ………………………….. | |
| Приложение Е Алгорифм высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи…………………..………………………………… | |
| Приложение Ж Журнал – ордер № 2……………………………………………. | |
| Приложение И Журнал – ордер № 6……………………………………………. | |
ВВЕДЕНИЕ
Под кассовыми операциями согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями подчиненными Министерству связи и информатизации РБ. НБРБ 29.09.2011 №406 понимается:
- оприходование в кассу наличных денег;
- соблюдение лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи наличных денег;
- прием наличных денег в кассу предприятия, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;
- порядок использования выручки;
-порядок и целевое использование наличных денег полученных из касс банка;
-ведение кассовой книги, хранение наличных денег и других ценностей.
Кассовые операции – это один из основных видов производственно-хозяйственной деятельности объектов почтовой связи. Учет кассовых операций регламентируется Положениями и Инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями подчиненными Министерству связи и информатизации РБ.
Все кассовые операции начинаются с поступления денежной наличности в объекты почтовой связи из филиалов банка по чекам от специально закрепленных работников, от разных организаций и лиц, связанных с отчетами.
Для быстрого и четкого обслуживания потребителей на объектах почтовой связи организуются главная и операционные кассы.
Главная касса осуществляет операции, которые не связаны с обслуживанием потребителей. Осуществляет прием наличных денег в качестве подкреплений из банка, сдает сверхлимитные остатки в банк, осуществляет высылку подкреплений в отделения почтовой связи и прием от них сверхлимитных остатков, а также осуществляет операции по выдаче подотчетным операционным кассам наличных денег, условных и товарно-материальных ценностей.
Операционные кассы предназначены для обслуживания потребителей и выполнения функций по приему и выдаче денег из кассы.
Все поступления денежной наличности в объектах почтовой связи оформляются приходным кассовым ордером ф. КО-1, который подписывается ведущим бухгалтером и кассиром. Выдача денежной наличности из главной кассы оформляется расходным кассовым ордером ф. КО-2 и расчетно-платежными ведомостями. Все приходные кассовые ордера ф. КО-1 и расходные кассовые ордера ф. КО-2 регистрируются в журнале учета приходных и расходных кассовых ордеров ф. КО-3 и только после этого передаются в главную кассу. В главной кассе все кассовые операции отражаются в кассовой книге ф. КО-4С, в которой указывается содержание операции, номер корреспондирующего счета, остаток в кассе на начало рабочего дня суммы по приходу и расходу и остаток на конец дня общей суммой и в том числе наличными деньгами и денежными документами. Один экземпляр кассовой книги ф. КО-4С служит отчетом кассира и вместе с приложенными документами передается в бухгалтерию под расписку в книге ф. КО-4С.
Кассовая книга ф. КО-4С должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Подчистки и исправления в ней не допускаются. В исключительных случаях, если они есть, они должны быть подписаны лицами, которые производили запись в кассовую книгу. Ответственность за качество ведения кассовой книги и оформления кассовых документов возлагается на главного бухгалтера.
Учет кассовых операций в организации почтовой связи осуществляется на активном денежном счете 50.1- касса РУП Белпочта и счет 50.6 – касса РУПС.
По дебету этих счетов отражается оприходование денежных средств в кассу организации ПС, а по кредиту выдача их из кассы.
Объекты почтовой связи оказывают услуги физическим и юридическим лицам, в соответствии с законом о почтовой связи.
Взаиморасчеты с потребителями услуг осуществляются наличными деньгами, денежными документами, международными ответными купонами, банковскими пластиковыми карточками. Текущий учет кассовых операций в отделении почтовой связи отражается в сводном денежном отчете.
В данной курсовой работе будут рассмотрены особенности организации учета кассовых операций в отделении почтовой связи и разработаны мероприятия по изменению структуры доходов и совершенствованию учета кассовых операций.
1 ВИДЫУСЛУГ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Производственный процесс почтовой связи представляет собой совокупность операций, которые выполняются при приеме, обработке, транспортировке и вручении адресатам почтовых отправлений. Эти операции разнообразны и различны, однако, независимо от этого каждое почтовое отправление проходит некоторые обязательные операции производственного процесса:
1. прием почтовых отправлений и отражение этой операции в первичном документе;
2. обработка;
3. транспортировка по назначению;
4. вручение.
Кроме этого, отделение почтовой связи осуществляет основные, непрофильные и дополнительные услуги.
К основным услугам относятся:
- прием, обработка и вручение денежных переводов и посылок;
- прием подписки;
- реализация знаков почтовой оплаты, маркированной и немаркированной продукции;
- выплаты пенсий и пособий, сумм на погребение;
- услуги внутриреспубликанской ускоренной почты EMS-BELPOST и международной ускоренной почты EMS;
- экспедирование и реализация розничного тиража средств массовой информации;
- прием, обработка и доставка письменной корреспонденции 1 класса;
- прием, обработка и вручение коммерческой корреспонденции с оплаченным ответом.
К непрофильным услугам относятся:
- реализация товаров народного потребления;
- прием платы за коммунальные услуги;
- прием платежей по страхованию;
- оплата мобильной связи;
- фото-услуги;
- продажа электронных карт;
- ксерокопирование;
- прием платы за кабельное телевидение;
- услуги факсимильной связи;
- электронная почта и Интернет;
- прямая почтовая реклама;
- прием платы за таможенные услуги;
- доставка товара по каталогам;
- расчеты по пластиковым банковским карточкам;
- прием вкладов от физических лиц, предоставление кредитов, выполнение действий по депозитным операциям.
К дополнительным услугам относятся:
- упаковка и оформление почтовых отправлений;
- предоставление в пользование абонентским ящиком;
- гашение знаков почтовой оплаты календарным штемпелем;
- оказание услуг почтовой связи на дому;
- ремонт абонентских и почтовых ящиков;
- проверка вложений отправлений с описью вложения;
- хранение доверенностей на получение почтовых отправлений;
- заполнение сопроводительных документов.
Все эти операции и виды услуг обязательно должны быть отражены не только в отделении почтовой связи, но и в бухгалтерии объекта почтовой связи. Порядок учета кассовых операций в отделении почтовой связи будут рассмотрены в следующем разделе.
2 УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Текущий учет кассовых операций в отделении почтовой связи осуществляется в сводном денежном отчете. Ежедневный сводный денежный отчет включает в себя подготовку и контроль первичных документов и оформление бланков сводного денежного отчета.
Основанием для заполнения сводного денежного отчета являются первичные документы по приходным и расходным кассовым операциям. Для приходных кассовых операций:
- квитанция ф.1 и ф.5;
- товарная накладная ф. ТН-2;
- кассовая справка ф. МС-42;
- препроводительное письмо ф.МС-4;
Для расходных кассовых операций используются следующие документы:
- препроводительная ведомость, накладная на высланные сверхлимитные остатки кассы;
- акты;
- справка на возврат платы;
- справка или копия платежных поручений по оплате услуг;
- бланки оплаченных переводов;
- авансовый отчет;
- реестр на оплату переводов;
- платежная ведомость на выплату заработной платы;
- книга ф. ПС-55.
Первичные документы за рабочий день брошюруются согласно справочнику кодов и операций. Бланки строгой отчетности и другие документы формируются в отдельные пачки, на которых указывается код операции, номер отделения почтовой связи, дата проведения операции, количество услуг оказанных за рабочий день, суммы и подписи работников отделения почтовой связи. Услуги по авансовым книжкам приходуются ежедневно для списания сумм в расход по платежным поручениям. К сводному денежному отчету прилагается копия платежного поручения или справка с указанием следующих данных:
- номер платежного поручения;
- дата перечисления денежных средств;
- дебиторский счет (счет объекта почтовой связи);
- кредиторский счет (счет организации);
- наименование организации;
- сумма;
- вид услуг;
- оттиск календарного штемпеля;
- подпись работника почтовой связи.
Для списания в расход сумм, возвращенных клиенту, составляется справка в которой указывается ФИО адресата, вид услуги за которую за которую возвращаются деньги, номер квитанции, дата оказания услуг, сумма цифрами и прописью, дата получения денег, подпись адресата, оттиск календарного штемпеля и подпись работника.
Сводный денежный отчет состоит из четырех разделов:
- первый раздел - кассовые операции;
- второй раздел - движение товарно-материальных ценностей;
- третий раздел - движение квитанционного материала;
- четвертый раздел - статистическая отчетность.
Основным является первый раздел и состоит из четырех частей:
- приход;
- расход;
- остаток;
- движение денежных средств по книге ф. ПС-55.
В первую часть включаются следующие графы:
- доходы;
- принято;
- поступило.
В этих частях указывается код операции, количество операций, наименование первичных документов. В строке «остаток» указывается общий остаток на начало дня и на конец дня, в том числе наличными деньгами и денежными документами.
Общий итог по графе «приход» должен соответствовать сумме кодов 001, 002, 003, а итог «расход» должен быть равен коду 005. Строка «контроль» по книге ф. ПС-55 данные отражаются в том случае, если почтальону выдаются деньги в доставку для оплаты переводов, пенсий и пособий. При этом указывается переходящий остаток, сумма, выданная в доставку, выплаченная сумма, возвращенная сумма наличными и остаток на конец дня.
Во втором разделе данные отражаются следующим образом:
- наименование ценностей;
- в графе 43 – коды ценностей и товаров;
- в графе 44 – остатки ценностей в денежном выражении по отделению почтовой связи на начало дня;
- в графе 45 – поступило товарно-материальных ценностей;
- в графе 46 – суммы, поступившие за реализацию ценностей наличными деньгами;
- в графе 4 – суммы, поступившие за реализацию денежными документами;
- в графе 48 – суммы списанных ценностей;
- в графе 49 – суммы возвращенных ценностей;
- в графе 50 – остатки товарно-материальных ценностей в денежном выражении на конец рабочего дня.
При переоценке товарно-материальных ценностей составляются акты и суммы со знаком «+» отражаются в графе 45, а со знаком «-» в графе 49. Данные отраженные в графах 46 и 47 должны соответствовать суммам указанным в первом разделе. По каждой графе подводятся итоги, которые переносятся в ведомость учета товарно-материальных ценностей.
Третий раздел заполняется аналогично второму и в нем указываются следующие данные:
- в графе 52 – остаток квитанционного материала на начало дня;
- в графе 53 – количество поступивших бланков строгой отчетности;
- в графе 54 – количество списанных бланков строгой отчетности;
- в графе 55 – количество аннулированных бланков строгой отчетности и товарных накладных ф. ТН-2;
- графе 56 – остаток на конец дня.
Четвертый раздел – статистическая отчетность. Ведется ежедневно по исходящим почтовым отправлениям и должен равняться данным первого раздела.
Коды, отражаемые в сводном денежном отчете имеют определенный смысл, который заложен в каждом символе:
- первая цифра 0- указывает остаток в кассе на начало дня;
- 1,2,3 – доходы;
- 5,6,7 – услуги, оказываемые на договорных началах, плата за которые включается в доходы;
- 8 – денежные средства, поступившие в кассу отделения почтовой связи;
- 9 – расходные операции;
- вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги;
- третья – разновидность услуги, а буква способ оплаты:
Н – наличными;
Д – денежными документами;
Ч – чеками;
А – авансовыми квитанциями;
Ц – банковскими пластиковыми карточками;
П – платежными поручениями;
Г – гарантийными письмами;
СУ – страховой полис.
3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ СУММ ПОДКРЕПЛЕНИЙ ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТИ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
При недостаточности денежных средств в отделении почтовой связи на оплату переводов, пенсий и пособий начальник отделения почтовой связи или его заместитель передают в вышестоящий объект почтовой связи заявку по каналам связи с использованием программно-технических средств информации на подкрепление денежной наличности.
В случае отсутствия электроэнергии либо по иным техническим причинам начальник ОПС передает по телефону работнику, специально назначенному приказом руководителя организации связи, кодированное извещение об получении подкреплений наличных денег.
В организации связи на основании полученной информации с использованием программно-технических средств формируются распоряжения формы МС-45, препроводительное письмо формы МС-4 для исполнения в главной кассе организации связи.
На утвержденные к высылке суммы составляется расходный кассовый ордер ф. КО-2, который регистрируется в журнале учета приходных и расходных кассовых ордеров и вместе с двумя экземплярами распоряжения ф. МС-45 передается в Главную кассу для исполнения.
По прибытию автотранспорта в отделение почтовой связи начальник встречает сопровождающего, принимает брезентовые сумки. Перед вскрытием производится визуальный осмотр, брезентовая сумка взвешивается и сверяется фактический вес с весом указанным на бирке. При вскрытии брезентовой сумки присутствует начальник или заместитель начальника отделения почтовой связи. Денежная наличность просчитывается и сверяется с суммой указанной в препроводительном письме ф. МС-4 (приложение В), в котором делается отметка о поступившей сумме и заверяется подписями начальника отделения почтовой связи и работника, который принимал участие во вскрытии брезентовой сумки и проставляется оттиск календарного штемпеля.
Первый экземпляр препроводительного письма ф. МС-4 является основанием для оприходования денежной наличности в сводном денежном отчете. Второй экземпляр вместе с первой отходящей почтой высылается в вышестоящий объект почтовой связи, как подтверждение о получении суммы подкрепления денежной наличности в отделении почтовой связи.
В тех случаях, когда сумма, указанная в препроводительном письме ф. МС-4 не соответствует фактически полученной сумме составляется акт в двух экземплярах, который подписывается лицами, принимавшими участие в скрытии брезентовой сумки. Первый экземпляр акта прилагается к препроводительному письму ф. МС-4, а копия акта остается при кассовых документах отделения почтовой связи.
Брезентовая сумка отправляется вместе с актом и препроводительным письмом в вышестоящий объект почтовой связи, в котором производится проверка.
Бухгалтерия объекта почтовой связи ежедневно на основании бланка-распоряжения ф. МС-4 ведет накопительную ведомость по каждому отделению почтовой связи. В ведомости отражаются отправленные суммы подкреплений и полученные суммы подкреплений отделений почтовой связи. Брезентовые сумки с подкреплениями денежной наличности, которые отправляются из вышестоящего объекта почтовой связи в отделения почтовой связи в текущем месяце, а полученные следующим месяцем – отражаются в справке ф. МС-46 и учитываются как денежные средства в пути – 57 счет, и справка ф. МС-46 передается в бухгалтерию для контроля. Алгорифм получения подкреплений денежной наличности в отделении почтовой связи представлена в приложении Д.
4 ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ ИЗ КАССЫОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Отправка сверхлимитных остатков денежной наличности из отделения почтовой связи производится в полных сотнях рублей. Сверхлимитные остатки, которые направляются в вышестоящий объект почтовой связи, должны быть отправлено по каналам связи с использованием программно-технических средств информации. Эти данные заносятся уполномоченным лицом в справку ф. МС-44, которая предназначена для контроля за движением брезентовых сумок со сверхлимитными остатками, высланных из отделений почтовой связи в Главную кассу.
В случае отсутствия электроэнергии либо по иным техническим причинам начальник ОПС передает по телефону работнику, специально назначенному приказом руководителя организации связи, кодированное извещение об отправке из ОПС наличных денег, подлежащих сдаче в главную кассу организации связи.
Денежные билеты, высылаемые как сверхлимитные остатки кассы, формируются по лицевой стороне, подсчитываются и обандероливаются по 100 штук с указанием на бандероли суммы вложения, даты, номера отделения почтовой связи и подписи работников.
Сверхлимитные остатки упаковываются двумя работниками отделения почтовой связи: начальником и оператором. Если штат отделения почтовой связи состоит из одного работника, то заделка осуществляется начальником.
При формировании сверхлимитных остатков на каждую брезентовую сумку составляется препроводительная ведомость, в которой указывается сумма и производится по купюрная опись пересылаемой денежной наличности в трех экземплярах.
Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в брезентовую сумку вместе с деньгами. После этого сумка закрывается так, чтоб совпали кольца накладки и рамки замки. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресной бирки, а затем пломбируются. На адресной бирке номер указывается дробью. В числителе – номер препроводительного письма, а в знаменателе – номер брезентовой сумки; дата заделки, вес, наименование вышестоящего объекта почтовой связи, в адрес которого направляется брезентовая сумка. В отделении почтовой связи брезентовая сумка заделывается в брезентовый мешок, в который вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый экземпляр карты отправки ф. ПС-16, который приписывается брезентовый мешок с указанием «сверхлимитные остатки» и сумма. Упаковка, приписка и отправка брезентовых сумок производится в соответствии с Инструкции о порядке ведения кассовых операций. На всех этапах обработки брезентовые мешки принимаются после наружного осмотра и проверки наличия печатей под роспись в карте отправки ф. ПС-16. При установлении каких-либо расхождений или повреждений составляется акт и проводится расследование. Третий экземпляр препроводительной ведомости остается при кассовых документах отделения почтовой связи. Сдача сверхлимитных остатков операционных касс, которые расположены непосредственно в объекте почтовой связи, производится по препроводительному письму ф. МС-4. Поступившие в вышестоящий объект почтовой связи брезентовые мешки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием производится наружный осмотр, и мешки вскрываются путем разрезания одного оборота шпагата. Полученные суммы сверяются с данными справки ф. МС-44, приписываются к карте отправки ф. ПС-16, и передаются в Главную кассу под расписку на копии карты отправки ф. ПС-16. В этот же день, после контроля за прохождением брезентовых сумок со сверхлимитными остатками препроводительная ведомость вместе со справкой ф. МС-44 передается в Главную кассу. Если участок обработки страховой почты находится в разных зданиях с Главной кассой карта отправки ф. ПС-16 составляется в трех экземплярах. Первый и второй передаются сопровождающему для доставки сверхлимитных остатков в Главную кассу. Сопровождающий расписывается на третьем экземпляре карты отправки о получении брезентовых сумок. После их сдачи второй экземпляр карты отправки вместе с распиской о приеме брезентовых сумок и оттиском календарного штемпеля возвращается в участок обработки страховой почты.
Режим работы Главной кассы устанавливается с учетом прибытия автотранспорта с последнего маршрута.
Почтовые маршруты и режим работы Главной кассы должны быть составлены таким образом, чтоб сверхлимитные остатки отделений почтовой связи сданы были в банк в этот же день. В Главной кассе проверяется количество брезентовых сумок, подлежащих вскрытию, которое производится двумя работниками и при выявлении расхождений составляется акт, в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется в место упаковки брезентовой сумки, второй экземпляр акта приобщается к справке ф. МС-44 на общую сумму поступивших сверхлимитных остатков. На основании справки ф. МС-44 составляется приходный кассовый ордер ф. КО-1, который регистрируется в книге ф. КО-4с, затем сверхлимитные остатки отдаются в банк для зачисления на счет по переводным операциям. Объекты почтовой связи организуют доставку денежной наличности в банк с учетом обеспечения их сохранности. Объекты почтовой связи предоставляют в банк оттиски пломб. При наличии в банке кассы пересчета, брезентовые сумки со сверхлимитными остатками сдаются по реестру под расписку на третьем экземпляре. Работник связи получивший расписку, заверенную банком сдает ее в Главную кассу. Если в числе приписанных к реестру окажется дефектная брезентовая сумка она банком не принимается и возвращается сопровождающему с отметкой на втором экземпляре реестра причины возврата. При наличии расхождения в сумме составляется акт. Если сдача брезентовых сумок производится после окончания работы руководителя или в праздничные дни, то реестр подписывается ответственным дежурным в банке. Если в банке нет кассы пересчета, то операция по приему брезентовых сумок производится в порядке установленном для дневных и вечерних касс банка. На взнос наличными реестры не составляются, а для записи в кассовом журнале используется карта отправки ф. ПС-16, в которой указывается наименование отделения почтовой связи, номер брезентовой сумки и сумма по каждой брезентовой сумке. После приема брезентовых сумок со сверхлимитными остатками сопровождаемому выдается второй экземпляр карты отправки ф. ПС-16, как подтверждение в приеме брезентовых сумок. Алгорифм высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи представлена в приложении Е.
5 КОНТРОЛЬ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
В отделении почтовой связи перед началом рабочего дня, а в случае необходимости, в течение дня оператор получает аванс денежной наличности под расписку в книге операциониста (приложение Б).
Сдача остатка денежной наличности производится под расписку в книге кассира-операциониста ф.КО-5 и кассовой справке ф.МС-42.
Отчетным документом оператора перед начальником является кассовая справка ф. МС-42, в которой фиксируются все кассовые операции, совершенные в течении рабочего дня наличными деньгами и денежными документами в том числе и выручка за реализацию оказанных услуг. В кассовой справке отражается наименование отделения почтовой связи, ФИО работника, дата составления, все приходные и расходные кассовые операции по взаиморасчетам с потребителями, а также количество прилагаемых приходных и расходных документов.
В первой графе кассовой справки ф. МС-42 указывается номер операции; во второй – перечень операций; в третьей – код и количество документов, затем сумма полученного аванса и сданных сверхлимитных остатков кассы, а также общая сумма по приходу и расходу. В последней графе лицо, принявшее излишки, подтверждает прописью полученную сумму и расписывается. Окончательный расчет оператора подтверждается распиской, в которой отражается сданная сумма цифрами и прописью. Эта расписка подписывается лицом, которое приняло отчет. Начальник отделения почтовой связи, принимая по кассовой справке ф. МС-42 денежные средства в окончательный расчет должен сверить данные расчета с записями в книге кассовых – операций ф. КО-5, в которой указывается номер кассового аппарата, наименование отделения почтовой связи, дата, показание счетчика фискальной памяти, номер счетчика и регистрирует перевод счетчика на нули. Затем отражаются показания счетчика по приходным операциям: номер счетчика, его показания на начало и на конец смены без учета суммы подкреплений. Затем отражаются подписи оператора и начальника, указывается сумма, полученная оператором цифрами и прописью. Расписка оператора в получении денег, сумма выручки, сданная оператором за оказанные услуги в разделе «сдано оператором». Затем расписка начальника в получении денег и документов.
Показание счетчика расходных операций, подписи начальника и оператора и отметка начальника о результатах контроля, т.е. об излишках или недостачах. Подчистки и исправления в документах не допускаются, случайно сделанные ошибки подлежат исправлению путем зачеркивания неправильных записей и написанием правильных.
Оператором связи, обслуживающим потребителей, выдаются авансы знаков почтовой оплаты и товарно-материальных ценностей под расписку- обязательство, которое остается у начальника, как денежный документ и обновляется 1 января каждого года.
Начальник отделения почтовой связи обязан контролировать наличие аванса у подотчетных лиц не реже одного раза в месяц, и следить за своевременным пополнением аванса.
Работник связи несет материальную ответственность за сохранность сумм и товарно-материальных ценностей, а также за ущерб, который нанесен в результате халатных, небрежных, и умышленных действий. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о полной материальной ответственности.
После контроля документации начальник в конце месяца составляет отчет администратора.
6 ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ
Остатки денежных средств, в кассе, условных и товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности за каждый день месяца переносится автоматически. Для осуществления ввода первичной информации за неавтоматизированные отделения почтовой связи и автоматического формирования сводного денежного отчета первоначально осуществляются следующие действия: формируется список отделений почтовой связи, т.е. все необходимые данные о неавтоматизированных отделениях почтовой связи: почтовый код, наименование пункта связи, номер кассы, номерное обозначение, уникальный идентификатор, производятся все необходимые настройки. Из сформированного списка, отделений почтовой связи, выбирается то, за которое будут осуществлять ввод информации по приходным и расходным кассовым операциям.
В режиме администратора оператор почтовой связи осуществляет ввод итогов сводного денежного отчета 1, а именно: остаток на начало дня, сумма по приходным операциям, сумма по расходным операциям и остаток на конец дня. Сумма выводится без разбивки по видам оплаты, затем формируется отчет по платежным документам, т.е. по оказанным услугам юридическим и физическим лицам с использованием платежных поручений, расчетных квитанций из авансовых книжек, а также по оказанным услугам физическим лицам с использованием банковских пластиковых карточек. Затем формируется движение условных и товарно-материальных ценностей, т.е. вводится информация о поступлении, реализации, возврате, списании товарно-материальных ценностей – таким образом, формируется отчет о движении товарно-материальных ценностей сводный денежный отчет 2. Отражается движение бланков строгой отчетности, т.е. вводится информация о, поступивших, израсходованных и аннулированных бланков строгой отчетности с указанием серии и номера. Вся информация из отделений почтовой связи по электронным сетям поступает в участок обработки и контроля информации, где осуществляется считывание в автоматизированном режиме «контроль СДО» и дальнейшая обработка информации.
Автоматически формируется журнал-ордер №2, в котором отражается движение денежной наличности в отделении почтовой связи по субсчету 50.2 -касса отделения почтовой связи. В журнале-ордере указывается номер корреспондирующего счета, наименование операции, код операции и сумма. Затем указывается остаток в кассе отделения почтовой связи на начало месяца. После остатка перечисляются статьи доходов, поступившие в отделение почтовой связи:
- за письменную корреспонденцию;
- за маркированную продукцию;
- за посылки и бандероли с объявленной ценностью;
- плата за перевод;
- плата за пользование машинного времени ЭВМ;
- за пользование интернет;
- за услуги гибридной почты;
- за междугородние разговоры;
- за прием отправлений международной ускоренной почты EMS и внутриреспубликанских отправлений EMS-BELPOST;
- за дополнительные услуги;
- за ксерокопирование и другие.
Затем подсчитывается общая сумма поступивших доходов, и отражаются принятые суммы платежей на договорных началах:
-за коммунальные услуги;
- за услуги мобильной связи;
- за услуги по страхованию автотранспорта;
- выручка, поступившая от реализации товаров;
- выручка, поступившая от реализации печатных средств массовой информации;
- плата за интернет;
- суммы принятой подписки и подводится итог принятых платежей за услуги на договорных началах.
Затем отражаются суммы, поступившие в отделение почтовой связи за принятые переводы и в качестве подкреплений денежной наличности отделения почтовой связи. Подводится итог «итого поступило», затем суммируется общая сумма доходов + принятые платежи + поступившие суммы и подводится «итого по приходу». Затем фиксируются все расходные операции по оплате переводов, пенсий, пособий, возврату аннулированной суммы за подписку, возврату излишних взысканных сборов за услуги, подводится итог «расход» и выводится остаток на конец отчетного периода наличными деньгами.
Журнал-ордер №6 заполняется аналогично, только в нем отражается движение денежных документов в отделении почтовой связи. Сначала указываются доходы, поступившие в отделение почтовой связи по денежным документам:
- за маркированную продукцию;
- за прием бандеролей с объявленной ценностью;
- за обслуживание маркировальных машин;
- за прием посылок;
- за переадресовку;
- за абонентские ящики;
- за телеграммы;
- за ксерокопирование;
- за отправления международной ускоренной почты EMS и отправлений внутриреспубликанской почты EMS-BELPOST.
Подсчитывается общая сумма доходов, поступившая по денежным документам. Затем отражаются суммы, поступившие за услуги на договорных началах:
- за реализацию товаров почты;
- за реализацию ящиков для упаковки посылок;
- суммы принятой ведомственной подписки.
Затем отражаются суммы, принятые по переводам, по пенсиям, подводится итог «итого поступило» и общий итог «принято».
В расходе отражаются операции по авансовым квитанциям, по гарантийным письмам и платежным документам и подводится общий итог по расходу.
Итоги журнала-ордера №2 и журнала-ордера №6 отражаются в главной книге. Заполненный журнал-ордер №2 отражен в приложении Ж, а журнал-ордер №6 в приложении И.
7 УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ ПЕРЕВОДОВ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Объекты почтовой связи при проведении операций в иностранной валюте пользуются Инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями подчиненными Министерству связи и информатизации РБ. В соответствии с законодательством Республики Беларусь прием иностранной валюты по исходящим международным переводам и их оплата в случае возврата отправителю производится в той валюте, которая используется при взаиморасчетах с Почтовой администрацией страны назначения.
Все операции по приему и оплате переводов оформляется с использованием специальной компьютерной сети.
При приеме и обработке банкнот работники отделения почтовой связи обязаны руководствоваться и следить за подлинностью в соответствии с их образцами, справочными и нормативными документами, а также Перечнем общих признаков платежеспособности банкнот и документов в иностранной валюте, которые определены Правилами организации кассовых операций коммерческих банков в Республике Беларусь.
Банкноты числятся в справочных материалах по иностранной валюте и изъятия из оборота к оплате за три месяца до их аннуляции не принимаются. Банкноты, имеющие признаки подделки и вызывающие сомнения в их подлинности, клиенту не возвращаются, а принимаются меры к задержанию клиента с помощью представителей органов внутренних дел, которые по прибытии составляют протокол об изъятии денежных билетов.
Контролирующие лица – начальник или заместитель – принимают валюту и отчет от операторов по кассовой справке ф. МС-42 вместе с валютным отчетом. При этом проверяют соответствие остатка банкнот в рублевом эквиваленте иностранной валюты.
В отчете указываются условные обозначения вида оплаты в иностранной валюте: «У» – доллары, «С» <